Скотт Беркун - Искусство управления IT-проектами

Поскольку постановка задач отражает текущее состояние дел, проект нуждается в чем-то другом, отражающем состояние, которое будет достигнуто по завершении работы. С этой целью нужно переработать постановку задач в нечто иное, называемое формулировкой характеристик или сценарием. Для этого существует масса различных способов. Одним из самых популярных считается метод сценариев использования (use-cases), [23]но существуют и другие методы.

Каждый сценарий представляет собой краткое описание возможностей клиента, открывающихся в результате реализации проекта, или тех задач, в выполнении которых отпала необходимость, поскольку в результате работы над проектом они были автоматизированы. Идея состоит в том, чтобы описать все это с потребительской точки зрения, избегая при этом любых описаний способов достижения результатов (отложив их на потом). А на этом этапе намного важнее предоставить команде возможность обсудить, какой их сценариев имеет наибольшую ценность. На расстановке сценариев по приоритетам должен отразиться анализ их бизнес-потенциала или возможностей технической реализации.

Сама по себе формулировка характеристик должна стать способом наиболее легкого представления обо всем, что удалось выяснить в отношении потребительских запросов, и о том, в чем будет заключаться потребительская направленность проекта. Основываясь на предыдущем перечне потребительских запросов, определим, на что могут быть похожи некоторые формулировки характеристик.

Итак, возможные характеристики проекта X:

• Часто востребуемые разделы можно будет легко обнаружить на домашней странице.

• Результаты поиска будут представлены в доступном для большинства пользователей виде, допускающем беглый просмотр.

• Веб-сайт обеспечит простой автоматизированный доступ к защищенным услугам.

• Регистрационная страница позволит упростить безошибочный ввод информации.

• Ведомственная информационная страница будет загружаться, по крайней мере, так же быстро, как и домашняя страница.

• Интерфейс запросов к базе данных будет по надежности сопоставим с остальными компонентами системы.

• Пользователи получат возможность видеть состояние сервера электронной почты в простом и удобном формате.

• У пользователей будет удобный способ сохранять свои предпочтения при настройке системы.

Формулировка характеристик ни в коем случае не должна включать описание конкретной конструкции, в ней вместо этого должно быть объяснение влияния решений на потребителя. Проще, конечно, сказать, чем сделать. Большинство творческих личностей любят решать проблемы и сделают это автоматически. Загвоздка в том, что скоропалительные решения зачастую бывают поверхностными. Перед принятием решений нужно дать проблемам возможность как следует уложиться в сознании. Нужно просто попросить людей во время совещаний по планированию записать возникающие у них идеи по решениям и обсудить их чуть позже. Исключение можно сделать для тех идей, которые полностью вычеркивают проблему из списка или переводят ее в разряд несущественных.

Формулировки характеристик можно примерно расположить в порядке важности, что позволить очертить границы проекта. Когда дело дойдет до конструирования, оно пойдет значительно быстрее, поскольку все будут работать над достижением единых результатов (вместо того чтобы отвлекаться на предпочитаемые ими собственные идеи решения проблем). Поскольку очень многое зависит от этих коротких описаний, они должны быть выполнены с особой тщательностью и с учетом того, насколько долго они пригодятся команде проектировщиков. Зачастую, чтобы привести все в порядок, их нужно по нескольку раз просматривать и перерабатывать, но как только они приобретут окончательную форму, потребность в их корректировке по ходу проекта будет возникать крайне редко.

К перечню потенциальных характеристик, выведенных из исследований потребительских запросов, могут быть добавлены дополнительные характеристики, удовлетворяющие деловым и технологическим соображениям. Но сначала нужно ответить на главный вопрос: для чего, собственно, предназначены эти дополнительные требования, если они ничего не дают потребителям? Перед добавлением новых характеристик нужно пересмотреть существующий перечень, чтобы посмотреть, какие из уже имеющихся характеристик представляют эти деловые и технические соображения. Таким образом, общая направленность всей дискуссии будет сосредоточена на выгодах потребителя без запрета на определенные технологические или деловые соображения. Любые характеристики, не основанные на запросах потребителей, должны подвергаться пересмотру, чтобы удостовериться, что они не создадут у потребителей отрицательного впечатления.

Иногда требуется добавить какую-нибудь характеристику, способствующую увеличению объема продаж, несмотря на ее сомнительную ценность для конечного пользователя, или для удовлетворения потребительских запросов. Но проведение планирования в первую очередь вокруг исследований потребительских запросов, выявления проблем и формулировки характеристик заставит всех оперировать аргументацией в данном контексте. Это дает руководителю проекта осознание равных условий для характеристик, представляющих насущные интересы как потребителя, так и организации.

• Разные проекты требуют различных подходов к планированию.

• Результаты планирования часто определяются тем, кто и какими полномочиями обладал. На планирование оказывают влияние три вида полномочий, связанные с определением перечня требований, конструированием и финансированием.

• Существует ряд общих разработок для планирования проекта: документы, отражающие анализ потребностей рынка (MRD), документы, определяющие концепцию и рамки проекта, технические условия и документы структурной декомпозиции работ (WBS).

• Наиболее действенный способ планирования проекта требует учета трех равнозначных взглядов: бизнесмена, разработчика и потребителя. Взгляд на проект с точки зрения потребителя зачастую оказывается наиболее недооцененным и неправильно использованным.

• Постановка вопросов наводит на правильные размышления и эффективно направляет энергию планировщиков в нужное русло.

• Процесс выработки требований не отличается простотой, но есть хорошие рекомендации для его успешной реализации.

• Формулировка проблем и выработка сценариев представляют собой простейший способ определения перечня требований и доведения его до участников проекта. Эти документы легко превращаются в конструкторские идеи, сохраняя видение главных и второстепенных составляющих проекта.