Уильям Детмер - Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию

● Отклонение от темы. Это беда любого командного дела – мозгового штурма, совместного обсуждения проблем или просто очередного собрания по проекту. Когда собирается несколько человек, они склонны вести не только узкопрофессиональные разговоры и перескакивать на другие, пусть даже и смежные темы. Часто кто-то в группе начинает забегать вперед, рассуждать о возможных решениях вопроса еще до того, как выявлены истинные причины проблем, или размышлять над осуществимостью плана, когда он еще логически не проверен на результативность. Поэтому для эффективной работы в коллективе должен быть координатор, который не позволит отклониться от главного.

Как и в других подобных случаях, групповая работа оправданна, если решается сложный вопрос, затрагивающий несколько уровней организации, или же когда требуется большой объем знаний, которым один человек располагать просто не может. Построение логического дерева само по себе как упражнение полезно для проектной команды или группы, специально созданной для решения определенной проблемы. Каждый раз, когда организация как система сталкивается с ограничением, каким-то препятствием, проблемой, в арсенале инициативных групп есть хорошо наработанный инструментарий ТОС, позволяющий работать в командах:

● ДТР позволяет выяснить, что именно в системе не в порядке;

● ДРК поможет определить, почему проблема возникла и что с ней можно сделать;

● ДБР подскажет, сработает ли предложенная нестандартная идея;

● ДП позволит обнаружить и обойти препятствия, стоящие на пути реализации идеи;

● ППР поможет спланировать последовательность шагов, необходимых для преобразования системы.

Вот некоторые простые рекомендации по коллективной работе с инструментами ТОС.

1. Сформируйте группу. Кто должен участвовать в обсуждениях? У кого есть необходимые знания? Кто способен работать в команде, а с кем лучше встретиться на финальном обсуждении результатов? Совершенно точно, что межличностные конфликты не способствуют соблюдению объективности и логики. Общее число участников должно быть от 2 до 5. Свыше 5 – уже слишком большая группа, и недостатки командной работы в ней проявляются, соответственно, сильнее.

2. Найдите подходящее для работы место. В помещении должен быть стол, вокруг которого рассядутся участники процесса, а также приспособления для наглядной демонстрации логических деревьев (проектор, доска, планшет с креплением для рисования), чтобы все могли следить за работой.

3. Назначьте координатора и секретаря. Кто-то один должен отображать результаты обсуждения на доске или планшете. При этом секретарь тоже может высказывать свои идеи. Еще один член команды будет координатором, следящим за соблюдением логики построения. Он тоже может выступать со своими соображениями, но все же его первоочередная задача – следить за порядком работы, используя КПЛП и правила работы в коллективе, которые он должен хорошо знать. Кроме того, координатор фиксирует определения понятий, вырабатываемые группой. Более подробно о роли координатора рассказывается в разделе «Анализ в малых группах». Остальные члены группы одновременно выступают и разработчиками, и аналитиками: один выдвигает идею, другие ее проверяют, критикуют, обсуждают.

4. Следуйте инструкциям по построению логических деревьев. Обратитесь к соответствующей главе, описывающей порядок создания интересующей вас диаграммы. Помните, что это лишь общие рекомендации и работа в группе отличается от самостоятельной работы над логическим построением.

Глава 3 – дерево текущей реальности.

Глава 4 – диаграмма разрешения конфликтов.

Глава 5 – дерево будущей реальности.

Глава 6 – дерево перехода.

Глава 7 – план преобразований.

5. Ведите коллективную работу по правилам. Чтобы работа в группе была эффективной, придерживайтесь следующего алгоритма действий.

А. Придите к общему пониманию цели. Пусть кто-то один сформулирует причину, собравшую вас всех вместе: «Какую проблему мы стремимся решить?»

Б. Выберите, какие диаграммы вы планируете строить. Когда есть общее понимание проблемы, участники команды должны определиться, какой инструмент из арсенала ТОС подойдет в данном случае лучше всего. Для решения проблемы может потребоваться создание нескольких логических построений. В таком случае группе придется решить, с чего начать в первую очередь.

● Если неизвестны истинные причины нежелательных явлений или неясна ключевая проблема системы, т. е. не понятно, что именно менять в данной ситуации, – начните с ДТР.

● Если вы уже знаете, в чем корень зла, разберитесь, существует ли скрытый конфликт, мешающий решить проблему непосредственно. Если конфликт существует, начинайте с ДРК. Если нет, сразу стройте ДБР.

● Если вы не уверены, способна ли имеющаяся идея обеспечить решение проблемы, стройте ДБР. Если же вам точно известно, что именно следует делать, приступайте к ДП, но будьте осторожны, не спешите начинать с этого построения. Работа с деревом перехода предполагает, что, во-первых, правильно определена проблема, а во-вторых, найдено верное решение. А для этого все же требуется некая предварительная работа.

В. Сформулируйте исходное утверждение. В зависимости от вида логического дерева, это будут разные типы высказываний:

Г. Проанализируйте первое утверждение. Все проверяют исходный логический блок, обсуждают варианты, пока не будет принята устраивающая всех формулировка.

Д. Стройте от исходного логического элемента. Важно вести строительство на прочном фундаменте, когда ясны цели, методы и средства работы. Любой член команды может предлагать вариант развития логического построения. Но в группе, впервые работающей в данном составе, координатор имеет право назначить выступающего. Как только группа пройдет стадию формирования и станет более сплоченной, участники сами станут высказывать свои идеи.

Е. Обсуждайте и анализируйте. Продолжайте логическое построение утверждение за утверждением, анализируя и обсуждая блоки по мере их появления. Активно используйте КПЛП для отработки логики связей по ходу строительства, не дожидаясь окончания работы.

Ж. Просмотрите все дерево. Когда группа решает, что построение завершено, секретарь зачитывает вслух всю диаграмму целиком, а группа производит окончательную проверку. Сделайте все необходимые корректировки на месте. Далее кому-то одному поручается оформление построения в том виде, в котором оно будет использоваться в организации в дальнейшем.