Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Презентация – это блестящая возможность наладить контакт с каждым человеком в аудитории. Соперничая за возможность выступить перед нужной аудиторией, докладчики тратят часы, дни, недели, иногда даже месяцы на планирование и колоссальную подготовительную работу (см. «Парадокс презентации»). Но стоит им получить свой шанс – и все труды оказываются с легкостью забыты.

Относитесь к своей аудитории с глубочайшим уважением. Эти люди открывают свои умы и сердца вашему сообщению. Они вовсе не обязаны находиться сейчас перед вами – вполне возможно, у них полно других интересных и срочных дел. И все же они решили потратить свои ресурсы – время, энергию и внимание – именно на вас.

Даже если перед вами «слушатели поневоле» (классический случай – внутрикорпоративные презентации, где сотни сотрудников сидят в полутемном зале, всей душой желая оказаться где угодно – но только не здесь ), не впадайте в иллюзию: они вовсе не обязаны быть сейчас с вами. Да, людей можно заставить присутствовать в зале физически. Но только их искреннее внимание, только готовность включиться в процесс мыслями и душой и в конечном итоге воспринять ваше сообщение – вот что такое настоящие инвестиции.

Вы не можете позволить себе пренебречь аудиторией, какой бы она ни была. Лучше по достоинству оцените ту возможность, которую предоставили вам слушатели, ибо она в любом случае грандиозна.

Если вы прониклись идеей ценности и важности аудитории, можно переходить к следующему непростому вопросу: как понять, что она собой представляет и чем живет? Да, это нелегко – но жизненно важно для настоящего успеха вашего выступления.

Любая презентация похожа на ухаживание, а значит, как любые отношения такого рода, требует движения навстречу друг другу и эмоционального участия с обеих сторон.

Если это удается, докладчик и его выступление имеют успех. Вдруг оказывается, что выступающему очень просто удержать внимание слушателей, а те, в свою очередь, легко и радостно включаются в процесс. Но если тон задан неправильно, то связь между оратором и аудиторией тает в воздухе – и презентация быстро идет под откос. Аудитория может ополчиться на вас или, что еще хуже, просто перестать обращать внимание – и тут уже не важно, насколько вы опытны.

Почему же взаимодействие с аудиторией чревато такими сложностями и опасностями? Главным образом потому, что аудитория – это прежде всего люди, как бы нам ни было сложно признать этот факт.

Любой, кто строил отношения, растил детей, был ребенком и вообще жил на свете, согласится с тем, что люди – существа сложные. Вспомните членов своей семьи, друзей или коллег. По сути, каждый из них – это коктейль из мнений, знаний, опыта прожитых лет, внутренних мотивов и убеждений. Все то же самое можно сказать о любом человеке в аудитории.

И все же, несмотря на все это многообразие личностных качеств, всякий раз, когда мы видим перед собой аудиторию, нам как докладчикам надлежит быстро и эффективно наладить с ней контакт – затея, которая не может не вызывать трепет.

Среднестатистический докладчик в этот момент оказывается перед интересной дилеммой. Стоит ли пытаться распутывать сложную паутину личностных особенностей для каждой презентации? Стоит ли анализировать и доводить до совершенства контент, визуальные материалы и стиль выступления, подгоняя их под тщательно выверенные требования конкретной аудитории? Или достаточно поработать над этим вопросом в общих чертах, уповая на то, что если никого не шокировать и не задевать за живое, то можно будет по крайней мере выйти сухим из воды?

Одна из самых типичных ошибок при работе с деловой аудиторией – считать, что личные качества слушателей соответствуют их должностным обязанностям. Нет! Не все менеджеры по маркетингу эксцентричны и носят дурацкие очки, не все генеральные директора вспыльчивы и деспотичны и не все финансисты – дотошные умники.

И хотя докладчик может сделать такое допущение из самых лучших побуждений, в результате он увидит перед собой не живых людей, а собственные стереотипы. Ради аудитории мы должны выходить за рамки стереотипов и видеть в каждом слушателе отдельную личность.

Считается, что докладчики, прежде чем выйти к аудитории, собирают полную информацию о ее составе. В идеальном мире четкого планирования все так и было бы, но в реальности получается крайне редко. Другая крайность – сдаться и сделать содержание презентации настолько общим, чтобы никто из слушателей не почувствовал себя задетым или обойденным вниманием. С тем же успехом можно снять фильм в стиле экшн, а потом вырезать из него все самое интересное в попытке обойти возрастные ограничения. Короче, это ужасная идея.

Лучшая стратегия находится посередине: презентация должна быть достаточно содержательной и гибкой, чтобы отвечать потребностям конкретной аудитории и всех тех типажей, которые в ней есть, и в то же время достаточно универсальной, чтобы ее можно было проводить снова и снова. Такая презентация будет более ценной и для вас как докладчика, и для вашей аудитории: вы не только сумеете донести свое сообщение до слушателей, но и проявите уважение к ним – а это довольно редкое событие в мире деловых презентаций.

Здесь силен соблазн обратиться к безднам психологии и призвать на помощь Юнга, Фрейда и им подобных, чтобы узнать, как люди взаимодействуют, думают и действуют. Я мог бы на протяжении страниц двадцати с восторгом вещать о полушариях мозга и преимуществах рационального подхода по сравнению с инстинктами, вгоняя читателей в скуку. Лаборатория презентаций создана для того, чтобы дать вам практические навыки. В мои цели не входит бомбардировка пусть даже интересными, но не очень полезными теориями.

В качестве альтернативы я предлагаю вам один простой, но действенный способ разбить аудиторию на группы по типам личности (вместо должностных обязанностей).

На самом элементарном уровне большинство слушателей деловых презентаций можно отнести к одной из трех групп.

Для этой группы имеют значение данные. Они предпочитают принимать решения на основании твердо установленных фактов. Они желают знать об окупаемости инвестиций, о росте производительности и о том, как из всего этого извлечь практическую пользу.