Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Используя любой привычный вам способ (маркерная доска, интеллект-карта, документ Word, обратная сторона конверта и т. п.), набросайте основные моменты, которые нужно учесть в предстоящей презентации:

• Кто будет присутствовать?

• Сколько времени у вас будет на работу с аудиторией?

• Как давно эта презентация включена в ваш график?

• Это свежий пункт повестки или презентация уже была запланирована какое-то время назад?

• Почему обратились к вам?

• Чего, как вам кажется, клиенты стремятся достичь с помощью этой презентации?

Не беспокойтесь: вы не должны здесь писать «Войну и мир». Просто нужно сформулировать свои мысли явным образом, чтобы подумать о тех возможностях, которые дает презентация.

Вы составляете еще один список. На этот раз в нем все о вас:

• Каковы главные причины, заставившие вас выступить с презентацией?

• Совершить продажу?

• Поделиться идеей и получить поддержку аудитории?

• Отчитаться о ходе выполнения работ?

• Почему презентацию проводите именно вы?

• Из-за ваших знаний и опыта?

• Из-за вашей должности или деловой репутации?

• Что связывает вас с вашей аудиторией?

• Знает ли аудитория вас и/или вашу компанию?

• Достигнут ли уже какой-то уровень взаимного доверия?

• Является ли эта презентация логическим продолжением какого-то предшествовавшего взаимодействия (презентации, коммерческого предложения, неформального общения)?

Возьмите еще один лист и разделите его на три колонки: «Непременно», «Надо»и «Хорошо бы». Просмотрите собранные на предыдущих шагах сведения и наблюдения и начните формулировать свои соображения по поводу предстоящей презентации.

Здесь следует указать те минимальные результаты, которых вы стремитесь достичь с помощью презентации.

Например, для торговой презентации минимальная планка может выглядеть так: «Произвести хорошее впечатление и позаботиться о том, чтобы наша репутация как достойного партнера осталась безупречной». Для внутренней презентации это может быть сформулировано в таком виде: «Добиться того, чтобы все стороны понимали, чего мы достигли за последний квартал и как это повлияет на наш бизнес в дальнейшем».

Все время возвращайтесь к своим предыдущим записям. Если вам кажется, что аудитория лишь делает вид, что хочет что-то купить, и не собирается в ближайшее время становиться вашим клиентом, отразите это в колонке «Непременно».

Очень важно не занижать эту планку. Цели, которые вы обозначаете здесь, формируют основу истории для вашей презентации, так что, если вы поставите слишком простую задачу, она просто-напросто ограничит вашу эффективность в целом.

Сюда вы вносите те результаты, которые ожидаете получить, если презентация пройдет хорошо, времени на все хватит и аудитория отреагирует правильно. В сценарии продаж это может быть: «Выстроить такую атмосферу доверия между нами и потенциальным клиентом, чтобы он попросил нас провести еще одну встречу с демонстрацией нашего решения». А в случае внутренней презентации это может звучать так: «Запросить дополнительные сведения, чтобы на следующем заседании правление могло предъявить результаты нашей работы инвесторам».

Смотрите на вещи реалистично. Если ваши исходные соображения свидетельствуют о том, что аудитория консервативна, или если у вас на работу с ней меньше времени, чем хотелось бы в идеале, это необходимо учесть при постановке целей.

Здесь можно побыть оптимистом и поставить чуть более амбициозные цели. Колонка «Хорошо бы» может быть несколько более личностной и не обязана опираться на коммерческие соображения, однако будет прекрасно мотивировать вас при работе с контентом презентации.

Например, для торговой презентации здесь можно записать: «По их просьбе тут же перейти к демонстрации». А вариант для внутреннего совещания может выглядеть так: «Чтобы генеральный директор предложил мне личную встречу, где выслушает мои соображения о проекте».

Постановка правильных и реалистичных целей имеет первостепенное значение для создания мощного сообщения. Процедура «непременно – надо – хорошо бы» поможет поставить такие цели, а также не забыть в процессе подготовки презентации, зачем вы над ней работаете.

А теперь перейдем к созданию сообщения.

Сообщение должно быть простым – я голосую за это обеими руками. Контент презентации оставляет много других возможностей показать аудитории, насколько вы умны, если вы так уж этого хотите. Но при создании сообщения вы должны руководствоваться идеей простоты.

Причина сама по себе тоже проста: простота дает результат!

Однако «простой» не значит «упрощенный до абсурда» – вовсе нет! В действительности сделать сообщение простым, сохранив при этом смысл, – непростая задача. А уж в наше время, когда для создания слайдов есть сто тысяч миллиардов разнообразных инструментов и технических возможностей, а время на подготовку часто ограничено, легко усложнить все сверх меры (причем как для себя, так и для аудитории).

Упрощение требует огромного количества времени и внимания. Это как попросить художника нарисовать картину всего тремя красками и четырьмя мазками. Вдумчивый художник в такой ситуации, прежде чем даже подойти к холсту, посвятит какое-то время планированию, анализу работы и проверке себя и своих теоретических знаний. То же самое касается создания новой презентации: четкость и простота вашего сообщения должны быть следствием интенсивных размышлений, полемики и анализа. Переходить к созданию презентации можно лишь после того, как будет проведена эта необходимая работа. Увы, ей редко уделяют должное внимание.

Сообщение должно быть настолько простым, чтобы люди могли не только быстро и полностью его понять, но и без запинки передать другим .

Я дополняю процедуру «непременно – надо – хорошо бы» одним очень полезным тестом: поймет ли сообщение презентации моя младшая дочь? Возьмем проект, посвященный запуску какого-то сложного технического новшества. Сам по себе он может изобиловать описаниями чудесных «примочек» и отсылать к самым свежим тенденциям в отрасли ИТ – но его сообщение при этом должно быть понятно восьмилетнему ребенку, иначе оно не даст эффекта. Если его можно свести к простой фразе: «Это устройство экономит деньги компании и делает клиентов довольными, потому что работает быстро и не ломается» – презентацию ждет успех. Если сообщение окажется сложнее (обычное для ИТ дело) – скажем, «устройство помогает решить проблему избыточного оснащения для центрального компьютера и при этом позволяет обрабатывать „большие данные“», – моя дочь потеряет интерес и вернется к своей коллекции пластиковых монстриков.