Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Что же делать, если человек за соседним столом болтает по телефону, тогда как вы пытаетесь обсудить деловые вопросы или просто получить удовольствие от трапезы в обществе коллеги? Если он настолько груб, что позволяет себе разговаривать по телефону в ресторане, сердитого взгляда будет явно недостаточно. Попросите официанта или управляющего поговорить с этим человеком. Никогда не обращайтесь прямо к человеку, чтобы урезонить его. Вы не знаете, как он отреагирует, и результат может оказаться весьма неприятным.

В машине

Разговаривать по телефону в движущемся автомобиле не только невежливо, но еще и опасно. Телефонный разговор отвлекает внимание водителя от дороги, а если по телефону говорит водитель, то опасность повышается на порядок. Во многих штатах запрещено разговаривать по телефону во время вождения – вы должны точно представлять законы той местности, где находитесь во время поездки. Хотя использование громкой связи или гарнитуры «хэндс-фри» снижает степень опасности, разговор все равно отвлекает внимание и может стать причиной настоящей катастрофы. Лучше всего съехать на обочину и только после этого звонить или отвечать на звонок.

СОВЕТ:Если в машине находятся другие люди, которые могут услышать ваш разговор, обязательно скажите об этом собеседнику. Подумайте и о себе: не стоит делать спутников свидетелями вашей личной или деловой беседы.

ЧТО ДЕНЬ ГРЯДУЩИЙ НАМ ГОТОВИТ

Этикет использования электронной почты, смартфонов и социальных сетей характерен для конкретных достижений техники, но идея, которая лежит в его основе (то есть принципы этикета), совершенно не нова. Мы не знаем, что готовит нам цифровое будущее и каким будет этикет использования чего-то нового, но мы отлично знаем основу для любых новых правил и руководств. Этикет использования любого нового устройства проистекает из ответа на вопрос: как его использование повлияет на других людей и как сделать этот процесс комфортным для всех?

Конечно, ответ на этот вопрос будет непосредственно связан с новым достижением технологии, но в любом случае при использовании нового устройства вы должны проявлять внимание, уважение и честность по отношению к окружающим. Образ наших действий меняется, но мы продолжаем жить в обществе, и наши ожидания не меняются – мы хотим, чтобы к нам относились, как к людям. (См. также раздел «Три принципа, на которых основывается этикет», стр. 21.)

Нет более важного навыка, чем умение организовывать и излагать информацию четко и доступно. И это означает, что вы должны уметь эффективно составлять практически любые деловые документы, которые могут быть представлены в письменном виде. Это относится к электронным и обычным письмам, служебным запискам, отчетам, запросам, рекомендациям, руководствам, релизам, презентациям PowerPoint и предложениям, собираемым в офисе.

МЕХАНИКА ЭФФЕКТИВНОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Некоторые виды делового письма строго формализованы – как, например, финансовый раздел ежегодного отчета компании. Другие – абсолютно неформальны. Это можно сказать о внутренних электронных письмах или текстовых сообщениях. Большая часть деловых письменных материалов относится к общей категории. В таких документах нужно больше внимания уделять грамматике и синтаксису, чем в устной речи, но при этом правила не так строги и однозначны, как в юридических или научных бумагах. Что бы вы ни писали, ваш документ должен отвечать четырем требованиям.

• Он должен быть точным, то есть точно описывать ситуацию.

• Он должен быть четким, то есть отражать именно то, что вы хотели сказать.

• Он должен быть понятным для читателя.

• Он должен быть грамматически правильным, то есть не содержать никаких грамматических, синтаксических и стилистических ошибок.

Роль грамматики

Интересно, что, говоря о письме, мы часто используем термины, связанные со строительством. Мы «конструируем» предложения. Мы «структурируем» абзацы. Слова – это строительные блоки предложений… а грамматика – это чертеж.

Если у вас проблемы с грамматикой, вы не сможете четко сформулировать свои мысли. Бывает, что человек пишет нечто обратное тому, что хотел сказать. У вашего собеседника – читателя может сформироваться негативное представление о вашей компетентности и серьезности. Не будет преувеличением сказать, что автор неграмотного документа (например, резюме для приема на работу) может горько пожалеть о том, что плохо учился в школе.

Организация и описание

Многие умеют составлять грамматически правильные предложения, но не могут составить понятный для читателя абзац. Их мысли крутятся туда и сюда, словно в барабане стиральной машины, где невозможно отделить рубашки от носков. Даже самый терпеливый читатель не выдержит подобного чтения долго.

Чтобы такого не случилось, прежде чем приступить к написанию документа, все тщательно продумайте. Для начала запишите основные мысли, которые хотите отразить в документе, а затем проанализируйте свои заметки и решите, как организовать их наилучшим образом. Это можно сделать двумя способами:

• Пошаговая схема. Она наилучшим образом подходит в тех случаях, когда нужно объяснить процесс. Если мысли расположились в неправильном порядке, вы сможете выявить ошибку и исправить ее.

• Причинно-следственная схема. Ею лучше всего пользоваться, когда нужно описать, как произошло то или иное событие. Составьте документ, в котором причина и следствие четко связаны между собой.

Подобная работа занимает время, но текстовые редакторы облегчают задачу и позволяют корректировать написанный документ без особого труда. Схема поможет вам придерживаться определенного плана в процессе написания. Всегда возникает соблазн уйти в сторону, добавить излишние детали или включить остроумное замечание или личную историю. Но время ваших читателей не безгранично. Они хотят сразу понять, в чем дело, и действовать соответственно. Любая лишняя информация отвлекает внимание и раздражает.

Будьте логичны

Логичность делает деловые документы четкими и ясными. Она делает ваш документ цельным в смысле точки зрения, времени и настроения. Составляя черновой вариант, а затем корректируя его, учитывайте следующее.

Точка зрения

Начиная работать над документом, вы должны решить, с какой точки зрения будете излагать свою историю – от первого лица (я, мне, мой, мы, нас, наше), от второго лица (вы, ваше) или от третьего лица (он, она, ему, ей, его, ее, они, их, им). Ваша задача выбрать точку зрения и в дальнейшем придерживаться ее. Читателям трудно следить за текстом, точка зрения в котором постоянно меняется.