Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Любитель доминирования, всезнайка и адвокат дьявола обычно ввязываются в открытые дискуссии, но их можно «усмирить», задавая прямые вопросы другим участникам или вежливо их останавливая при необходимости. Вы можете остановить такого человека словами: «Не могли бы вы подождать с этим до того момента, когда мы перейдем к ответам на вопросы?» или «Я думаю, миссис Родригес расскажет нам об этом. Позвольте ей закончить». Сомневающемуся в перспективности любой новой идеи можно просто напомнить: «Том, давай сначала выслушаем и взвесим все „за“ и „против“, а потом уже будем оценивать идею, какой бы она ни была. Спасибо». Опаздывающие обычно незаметно проскальзывают в зал и извиняются. Но если человек начинает пространно пояснять причины опоздания, жестом покажите, что это необязательно. Надеемся, вас правильно поймут.

Помните, что управлять дурными привычками сотрудников невозможно. Вам придется вежливо, но твердо призывать проблемных участников совещания к порядку и разрешать возникающие сложные ситуации. Даже если вы не добьетесь успеха, остальные участники увидят, что вы понимаете проблему и пытаетесь ее решить в рамках разумной вежливости.

Ведение совещания

Самая большая ошибка, какую только может допустить организатор, это решить, что хорошо подготовленное совещание может идти само по себе. Это все равно, что нарезать овощи и мясо, а потом предоставить жаркому готовиться самостоятельно. Ведение совещания подобно работе шеф-повара, готовящего великолепное блюдо: изучите рецепт, подготовьте все компоненты, установите температуру, смешайте компоненты, поместите в кастрюли и сковородки, доведите все до совершенства и в завершение красиво выложите все на тарелку. Чтобы совещание прошло нормально, вы должны помнить о следующем:

1. Начинайте вовремя.Задержки всегда производят плохое впечатление. Участники чувствуют, что вы не контролируете ситуацию и не уважаете их рабочий график.

2. Следите за выполнением повестки дня.Во время каждого совещания существует опасность свернуть на интересные, но не связанные с основной темой вопросы. Ваша задача – следить за выполнением повестки. Будьте вежливы, но тверды. «Это очень интересно, Сара, и мы можем обсудить это после совещания. Но сейчас давайте вернемся к проблеме…»

3. Стимулируйте активное участие.Следите за тем, кто выступает, а кто нет. Некоторые просто воздерживаются от замечаний, пока полностью во всем не разберутся. Давить на таких людей не следует. Но некоторых – особенно молодых сотрудников и новичков в вашей группе – следует втягивать в дискуссию.

4. Заканчивайте вовремя.Если вы будете всегда выполнять это простое, но очень важное требование, коллеги будут вам благодарны. Они почувствуют, что вы – серьезный, организованный человек, уважающий чужое время.

Подведение итогов

В конце совещания оставьте достаточно времени для подведения итогов. Этот этап дает вам возможность уточнить результаты совещания, прояснить назначения и ответственность участников. Используйте заключительный этап для того, чтобы сгладить все разногласия, если по ходу действия страсти накалились. Даже самое рядовое совещание должно завершаться подведением итогов, чтобы все участники точно представляли себе будущие ожидания.

После совещания

Через день-два после совещания разошлите всем участникам служебную записку или письмо.

План действий.В этом документе должно содержаться описание распределения ответственности и графики. Кроме того, документ должен подтверждать все принятые решения и результаты голосования.

СОВЕТ:Измените отношение к сложным участникам совещаний. Попробуйте видеть в них не проблему, а возможность. Умение справляться с ситуацией показывает вашу способность работать в стрессовых условиях, а это качество всегда ценят руководители.

Благодарность.В большинстве случаев самого факта получения письма уже достаточно. Но, возможно, вы захотите послать официальные благодарности выступавшим, приглашенным гостям и всем, кто способствовал успеху совещания.

Оценка.Не пожалейте времени на оценку эффективности совещания (и будьте абсолютно честны с собой!):

• Добились ли вы поставленной цели? Если нет, то почему?

• Была ли выполнена повестка дня?

• Не теряли ли вы контроль над ходом совещания?

• Правильно ли вы выбрали участников?

• Не была ли организация совещания слишком жесткой или слишком слабой?

• Возникали ли в ходе совещания проблемы, которые вы должны были бы предвидеть, но не сделали этого?

Многие руководители привыкают к определенному стилю ведения совещаний и не учатся на собственных ошибках. Но, анализируя каждое проведенное совещание – хорошее, плохое или обычное – и делая это, пока впечатления еще свежи в памяти, вы сможете очень многому научиться.

ПРИСУТСТВИЕ НА СОВЕЩАНИЯХ

Те, кто участвует в деловых встречах, несут определенную ответственность за успех мероприятия.

Приглашение

Любое совещание начинается с приглашений. Приглашение может быть простым – телефонный звонок или текстовое сообщение, а может быть и формальным – письменное или отпечатанное типографским способом приглашение, отправленное по почте. Вне зависимости от способа доставки и степени формальности любое приглашение требует ответа. И первое, что вам нужно сделать, это разобраться, является ли ваше присутствие обязательным или нет.

RSVP (просьба ответить)

Получив приглашение на совещание или деловую встречу, проверьте свой график, чтобы понять, сможете ли вы присутствовать, а затем подготовьте ответ. Даже если в приглашении нет просьбы об ответе, сделайте это. Обычно бывает достаточно краткого телефонного звонка. Если вы не можете присутствовать, то стоит объяснить причину – особенно если она связана с бизнесом. Тем самым вы покажете организатору совещания, что ваше отсутствие оправдано. Не исключено, что он постарается перенести мероприятие на более удобное время.

Постарайтесь не воспринимать это слишком болезненно. Возможно, организатор считает, что совещание не стоит того, чтобы вы тратили на него время. Может быть, на совещании должны приниматься решения, не входящие в вашу компетенцию. Если у вас сложились хорошие отношения с руководителем, можете спросить, почему вас не пригласили. Если произошла ошибка, начальник сможет ее исправить. Но какова бы ни была причина, отнеситесь к произошедшему диалектически и ни в коем случае не пытайтесь настаивать на приглашении. Это временное разочарование, но если начать настаивать, то у вас может сложиться репутация манипулятора, а это будет иметь весьма неприятные последствия.