Джозеф Маккормак - Короче: меньше слов – больше смысла

На протяжении нескольких лет Джим Меткалф, CEO компании USG Corporation, требует от подчиненных заранее указывать цель проведения каждого собрания. «Однажды я возвращался после трудового дня, заполненного бесконечными совещаниями, и сетовал: “Сегодня я ничего толком и не сделал. Я не совершил ничего полезного. Я присутствовал на множестве заседаний, но половину времени, проведенного там, сидел и спрашивал себя: “Зачем я здесь нужен?”»

Меткалф пришел к выводу, что подчиненные тратили его время впустую, желая не получить разрешение, а просто проинформировать его о ситуации. Хотя все вопросы можно было решить по телефону, они настаивали на личной беседе. «Ненавижу совещания. Я люблю деловые встречи, а не говорильню». Он предпочитает непродолжительную беседу. Краткий отчет и никаких собраний – лучший для него вариант. Он рассчитывает на четкое обозначение цели в самом начале встречи, чтобы понять, будет ли она информативной или потребуется принимать решение.

«Я приветствую информацию объемом в одну страницу. Я не всегда воспринимаю эту страницу, потому что людям сложно подготовить ее правильно, – говорит он. – Если же страниц больше, я быстро теряю интерес. Текст объемом в страницу помогает контролировать время и серьезнее изучить вопросы, на которые учредитель хочет обратить мое внимание». На каждом совещании Меткалф задает один и тот же вопрос: «Зачем я здесь нужен?»

«Я сторонник того, чтобы совещания начинались вовремя и не выходили за повестку дня. Мне кажется, любое собрание не должно длиться больше часа, – продолжает он. – Если кто-то опаздывает, я закрываю дверь, либо пришедшему позже не достается стул». При проведении кратких совещаний нужен сотрудник, координирующий очередность выступлений. Меткалф обычно вмешивается, если кто-то нарушает регламент. Как только он считает, что услышал достаточно информации, он говорит спасибо, встает и уходит. Никто не имеет права отнимать у него больше времени, чем нужно. Вам надо либо быть лаконичным, либо уйти.

Меткалф пристально следит за временем, если кто-то заходит к нему в кабинет во время работы. Он начинает разговор, не приглашая человека присесть. «Если кто-то удобно расположился на стуле напротив вас, будьте готовы к тому, что вам расскажут о своем летнем отпуске, – говорит он. – Но находясь на своей территории, я предлагаю вести разговор стоя. Я подталкиваю человека к двери так, что он даже не осознает этого». Такой сугубо деловой подход посылает сигнал, что краткость – это часть любого бизнеса.

Коротко говоря,сократите свое сообщение для гарантии того, что публика останется довольна и будет интересоваться вами в дальнейшем.

Этим все сказано.

Давайте не забывать о риске возврата к вредной привычке многословия. Поскольку вы нацелены на овладение техникой лаконичной коммуникации – того, чего так жаждут другие, – вам нужен план действий для достижения успеха. Вы уже поняли, зачем, как и когда нужна эффективная коммуникация, и я сформулировал некоторые советы (факты, подсказки и практический план действий), которые помогут вам ощутить всю силу принципа «меньше – значит лучше».

Ниже приведены некоторые принципы концепции BRIEF, которые нужно помнить, чтобы не сбиться с курса. Прочтите их и выберите те, что привлекут ваше внимание и окажут на вас непосредственное влияние.

1. Внимание! Управляйте своими «недосказанными 600 словами» (лишней в данный момент информацией, которой обладает каждый и которая может стать причиной нашей невнимательности). Это ваша обязанность.

А.- Факт. Все мы перегружены информацией и легко отвлекаемся.

Б.- Подсказка. Вы ответственны за управление вниманием других людей, то есть за то, как они слышат и понимают вас.

В.- План действий:

В течение пяти минут посмотрите телевизионное реалити-шоу и запишите на бумагу или при помощи диктофона все мысли, которые возникли у вас за это время за счет «недосказанных 600 слов».

В ходе ваших следующих бесед обратите внимание на то, когда и как «недосказанные 600 слов» собеседников прорываются (когда поток информации слишком велик).

2. Зачем, зачем, зачем? Быстро переходите к причине, а потом еще раз напомните о ней.

А.- Факт. «Зачем?» – самый важный вопрос, который часто упускается из виду при общении.

Б.- Подсказка. Люди никогда не поймут, о чем вы говорите, пока вы не назовете им важную причину для беседы.

В.- План действий:

• В следующий раз, когда вам будет необходимо отправить важное электронное сообщение, вначале сформулируйте в одном предложении причину его значимости и включите в текст письма.

• Настройте в уме звоночек, который будет напоминать, когда нужно сказать: «это важно, потому что…», «вот почему…» или «причина, по которой я говорю вам это, заключается в следующем…»

3. Составьте план. Перед публичным выступлением запишите речь на бумаге.

А.- Факт. План, которого вы будете придерживаться, должен быть предельно четким еще до начала выступления.

Б.- Подсказка. Составьте тезисы повествования, чтобы четко представлять, детали какого уровня включать в свою речь.

В.- План действий:

• Перед следующим важным телефонным разговором выделите три-четыре ключевые идеи, которыми хотите поделиться, и определите, как они связаны между собой. Во время звонка придерживайтесь плана разговора.

• В течение одного-трех месяцев носите с собой папку с бумажными копиями карт BRIEF и нарративных карт, которые сможете использовать.

• Изложите то, что вы узнали из этой книги, в виде схемы. По составленному плану расскажите кому-нибудь, чем и как она помогла вам.

4. Говорите заголовками. Выражайте мысли просто, прямо и кратко.

А.- Факт. Никому не хочется тратить лишнюю энергию, чтобы понять, что вы пытаетесь сказать.

Б.- Подсказка. Заранее сформулируйте заголовок, который наглядно проанонсирует то, что вы будете говорить. Этим же заголовком завершите свою речь.

В.- План действий:

• Во время чтения газеты или журнала обведите заголовки, которые привлекли ваше внимание, и опишите, почему они вам понравились.

• В следующий раз, когда вам зададут вопрос (например, «Как прошли выходные?»), выделите себе не больше 30 секунд на заголовок и еще столько же на его объяснение.