Тимоти Феррис - Как работать по четыре часа в неделю

Шаг второй – поставьте заслон от входящих телефонных звонков и максимально ограничьте исходящие.

1. По возможности пользуйтесь двумя телефонными номерами, например офисной линией (для несрочных дел) и мобильником (для срочных дел). Можно также завести два мобильных телефона или пользоваться для несрочных дел виртуальным телефонным номером, который переводит звонки в онлайн-службу голосовых сообщений (например, www.skype.com).

Укажите номер телефона в автоответе на электронные письма и отвечайте на звонки, кроме тех случаев, когда позвонивший неизвестен или вы не хотите отвечать. Если сомневаетесь, препоручите голосовой службе ответить на звонок, а потом прослушайте сообщение целиком, чтобы оценить его важность. Если с ответом можно не спешить, не спешите. Люди, которые отнимают у вас время, должны научиться ждать.

У офисного телефона отключите звук и держите автоответчик постоянно включенным. Ваше сообщение должно напоминать автоответ по электронной почте:

«Вы позвонили Тиму Феррису.

В настоящее время ввиду большой загрузки я прослушиваю голосовые сообщения и отвечаю на них дважды в день – в 12:00 и в 16:00.

Если требуется экстренное вмешательство, прошу связаться со мной по телефону 555-555-5555. Или же оставьте сообщение, и я перезвоню вам в 12:00 или 16:00. Не забудьте указать свой электронный адрес, чтобы я мог ответить вам быстрее.

Благодарю за понимание и заверяю, что эта мера направлена исключительно на рационализацию рабочего процесса и повышение его эффективности. Она поможет мне делать больше и обслуживать вас лучше.

Всего хорошего».

2. Если вам звонят по мобильному телефону, значит, дело срочное, к которому надо отнестись соответственно. Тем не менее не позволяйте позвонившим отнимать у вас время. Начинать надо с приветствия. Сравните:

Джейн (поднимает трубку) : Алло!

Джон (позвонивший) : Алло, это Джейн?

Джейн: Я слушаю.

Джон: Привет, Джейн, это Джон.

Джейн: О, привет, Джон. Как вы?

или: О, привет, Джон. Как дела?

Забыв, зачем позвонил, Джон втягивает вас в разговор ни о чем, из которого потом придется выруливать, да еще выяснять цель звонка. Можно найти более эффективный подход:

Джейн: Я слушаю.

Джон: Привет, это Джон.

Джейн: Привет, Джон, у меня тут кипит работа. Чем могу помочь?

Возможное продолжение:

Джон: Ну тогда я потом перезвоню.

Джейн: Нет, минута у меня найдется. Я вас слушаю.

Не поощряйте пустую болтовню, не давайте людям повода разговориться. Сразу переходите к делу. Если собеседник увиливает от прямых ответов или пытается перенести разговор на неопределенное время, не давайте ему увернуться, добейтесь четкого ответа. Если он долго и путано объясняет суть проблемы, перебейте его словами: «(Имя), извините, что перебиваю, но мне сейчас должны позвонить. Чем конкретно я могу помочь?» Можно сформулировать мысль по-другому: «(Имя), извините, что перебиваю, но я жду важного звонка. Вы не могли бы объяснить все в письме?»

Шаг третий – овладение искусством отказа и увиливания от собраний.

В 2001 году новый вице-президент по продажам компании TrueSAN в первый же день работы назначил общее собрание и сделал краткое объявление: «Я здесь не для того, чтобы завести друзей. Меня наняли, чтобы создать крепкую команду, специализирующуюся на продажах, и продавать товар. Именно этим я и займусь. Благодарю за внимание». Это к вопросу о краткости.

Он сдержал обещание. Любители офисного трепа возненавидели его за деловой подход к общению, но быстро научились ценить его время. Грубым без причины он не был, но всегда говорил, что думал, и не давал окружающим отвлекаться. Не все считали его харизматичным лидером, но все соглашались, что работает он на редкость продуктивно.

Помню, однажды он вызвал меня к себе в кабинет. В то время я только что закончил напряженную учебу и сразу кинулся рассказывать о предполагаемых графиках, тщательно разработанных мной планах с указанием сроков и т. п. К этой встрече я готовился два часа, чтобы сразу произвести благоприятное впечатление. Он с улыбкой слушал меня минуты две, а потом поднял руку. Я умолк. Он добродушно рассмеялся и сказал: «Тим, хватит кормить меня баснями. Просто объясни, что от нас требуется».

Несколько недель он учил меня отличать важное от несущественного, сосредоточиваться на первом и игнорировать второе; несущественными считались дела, которые ни на шаг не подводили к заказу от двух-трех основных клиентов. Наши совещания продолжались не больше пяти минут.

Примите решение отныне и впредь следить за тем, чтобы окружающие не распылялись на мелочи, а также избегайте любых совещаний, в том числе и селекторных, которые не приближают вас к четко поставленной цели. Можно найти способ тактично уклониться от собраний, и тем не менее в любом коллективе найдутся расхитители времени, которых этот поступок оскорбит. Но как только недовольные поймут, что вы твердо намерены заниматься своими прямыми обязанностями и ничего менять не собираетесь, они будут вынуждены смириться и приспосабливаться к вам. Обида пройдет. Не обращайте внимания на глупых людей, иначе уподобитесь им.

Ваша работа – приучать окружающих к рациональному и эффективному труду. Никто не сделает этого за вас. Вот несколько рекомендаций.

1. Исходя из предпосылки, что большинство вопросов незачем решать срочно, примите решение пользоваться следующими средствами коммуникации в порядке предпочтения: электронной почтой, телефоном, личными встречами. Если вам предлагают «встретиться и все обсудить», сначала попробуйте настоять на обмене информацией в письмах, а в качестве резервного средства, если понадобится, – поговорить по телефону. Можно сослаться на другие незавершенные дела, из-за которых встреча неудобна.

2. По возможности отвечайте на голосовые сообщения по электронной почте. Переписка приучает к лаконичности. Помогите окружающим приобрести привычку изъясняться кратко.

Подобно началу телефонного разговора, общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: «Мы можем встретиться в 16:00?», можно составить иначе: «Мы можем встретиться в 16:00? Если да… Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени».

Эта конструкция «если… то…» приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: «Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555-5555 или по электронной почте john@doe.com (ему направлена копия письма) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555-4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо». Таким образом, удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалога и вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию «если… то…» и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос.