Тимоти Феррис - Как работать по четыре часа в неделю

2. Начните с малого, стремитесь к большему.

Тина Форсайт, виртуальный бизнес-менеджер (ВП высшего ранга), которая помогает клиентам, зарабатывающим шестизначные суммы, получать семизначные с помощью перестройки бизнес-процессов, дает следующие рекомендации:

• загляните в свой список дел – какие из них подолгу задерживаются в списке;

• каждый раз, когда отвлекаетесь от дела или меняете вид деятельности, задайтесь вопросом: «Может, с этим справился бы ВП?»;

• изучите болевые точки: что вызывает у вас наибольшую досаду или скуку?

Вот список типичных потребителей времени, досаждающих мелким сетевым компаниям:

• составление статей для привлечения посетителей на сайт, а также формирование списков рассылки;

• участие в дискуссиях и модерация форумов и виртуальных досок объявлений;

• управление партнерскими программами;

• наполнение сайтов, публикация новостей, ведение блогов;

• поиск фактов, разработка новых маркетинговых инициатив, анализ результатов маркетинговых кампаний.

Не ждите от единственного ВП чудес, но и не будьте слишком снисходительны к нему. Слегка отпустите поводок. Откажитесь от бесполезных заданий, которые только отнимают, а не экономят время. Незачем тратить 15 минут на отправку письма в Индию только для того, чтобы узнать цену авиабилета: вы сами сможете сделать то же самое за 10 минут и избежать лишней переписки.

Смысл упражнения в том, чтобы раздвинуть границы своей зоны комфорта. Поскольку любую задачу, с которой не справился ВП, можно выполнить самостоятельно, проверьте пределы его способностей. Помните совет Brickwork: не ограничивайте себя ни в чем.

3. Выявите пять основных потребителей времени – задач, не относящихся к работе, а также пять личных задач, которые можно поручить помощнику просто ради развлечения.

4. Действуйте согласованно: графики и расписания.

Если вы решили поручить помощнику составлять графики работы и вносить дела в ваше расписание, важно, чтобы обновления имелись у вас обоих. Вот несколько полезных инструментов:

BusySync( www.busysync.com). У меня два аккаунта на Gmail: один частный, лично для меня, второй для моего помощника, куда попадает общая почта. С помощью BusySync я синхронизирую Google Calendar с iCal (календарем Mac) на моем лаптопе. Для той же цели я успешно пользуюсь SpanningSync ( www.spanningsync.com).

WebEx Office( www.weboffice.com). Ведите в Сети общее расписание, но скрывайте свои личные дела. Его можно синхронизировать с Outlook, а также предложить общее пользование документами и другие функции для работы с помощником или в команде. Предлагаю сравнить это приложение и синхронизацию вашего Outlook с Google Calendar помощника.

«Бутерброд с критикой» (2 дня, еженедельно)

Скорее всего, кто-нибудь из окружающих – коллега, босс, клиент и т. д. – выводит вас из себя своими поступками. Вместо того чтобы опасаться конфликта и обходить эту проблему стороной, попробуйте устранить ее, предварительно сдобрив толстым слоем шоколада. Раз в день в течение двух дней, а затем каждый четверг (период с понедельника по среду слишком напряженный, пятница – расслабленный) в течение трех недель примените к кому-нибудь тактику, которую я называю «бутерброд с критикой». Внесите эту задачу в свой список дел. Почему бутерброд? Потому что сначала надо похвалить собеседника за что-нибудь, потом подпустить критики и закончить разговор опять-таки похвалой, чтобы отойти от болезненной проблемы. Вот пример подобного диалога с вышестоящим сотрудником или боссом, ключевые слова и фразы выделены.

Вы: Привет, Мара. Минутка найдется?

Мара: Само собой. А что такое?

Вы: ДЛЯ НАЧАЛА СПАСИБО ВАМ за помощь с отчетом для Мили Уорм (или любой другой пример). Вы показали мне, как надо составлять отчеты. Я ВЫСОКО ОЦЕНИЛ ЭТО. ВЫ ПРЕКРАСНО решаете технические вопросы.

Мара: Без проблем.

Вы: И ЕЩЕ ОДНО [23]… Сейчас у нас уйма работы, и, ПОХОЖЕ [24], я зашиваюсь. ОБЫЧНО С ОЧЕРЕДНОСТЬЮ ЗАДАЧ МНЕ ВСЕ ЯСНО [25], но сейчас что-то не пойму, какие дела у нас первоочередные. ВЫ НЕ МОГЛИ БЫ ПОМОЧЬ МНЕ – указать, за что хвататься в первую очередь? ЧТО-ТО Я НИКАК НЕ РАЗБЕРУСЬ [26], МНЕ БЫ ОЧЕНЬ ПРИГОДИЛАСЬ СЕЙЧАС ПОМОЩЬ.

Мара: М-м-м… хорошо, попробую.

Вы: ДЛЯ МЕНЯ ЭТО ОЧЕНЬ МНОГО ЗНАЧИТ. СПАСИБО. ДА, ПОКА НЕ ЗАБЫЛ [27], презентация на прошлой неделе была превосходна.

Мара: Вы думаете? И т. д.

«Вы советуете проверять почту всего несколько раз в день. Вот еще одна уловка: я не только отвечаю на письма, когда мне удобно, но и получаю их в удобное для меня время. В Outlook можно отложить отправку писем, перенести ее на любое время суток. Например, отвечая на письма в 15:00, я вовсе не хочу, чтобы меня тут же засыпали ответами или уточняющими вопросами. (Таким же способом можно обойтись без чата в письмах.) И я отправляю письма, но они доходят до адресатов поздно вечером или к восьми утра, когда те приходят на работу на следующий день. Такой и должна быть электронная почта – почтой, а не приложением для чата!»

Дуглас Прайс проснулся чудесным летним утром в своем каменном бруклинском доме. Теперь первым делом – кофе. Десинхроноз не беспокоил, хотя Дуглас только что вернулся из Хорватии, где две недели путешествовал по островам. За последние 12 месяцев он посетил уже шестую страну. Следующая по плану – Япония.

Улыбаясь и держа кружку с кофе, он подсел к «макинтошу» – проверить личную почту – 32 письма, и в каждом хорошие новости.

Друг и деловой партнер Дугласа и по совместительству соучредитель компании Limewire прислал сообщение: обкатка Last Bamboo, начинающей компании, специализирующейся на одноранговых сетевых технологиях, подходила к концу. Это детище Дуга обещало принести миллиарды, но только после напряженной работы инженеров.

Бостонская Samson Projects, одна из самых популярных современных галерей, была в восторге от последней работы Дуга и предлагала в ближайшее время заняться новыми выставками в должности старшего хранителя.