Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

– Проводите тщательную еженедельную ревизию системы, чтобы актуализировать и обновить ее данные; поддерживайте и по возможности улучшайте ее (подробнее – в разделе «Еженедельная ревизия»).

– Проводите ревизию списков долгосрочных целей, ценностей и ви́дения так часто, чтобы список проектов всегда оставался полным и актуальным.

5. Выполнение

– Выбирайте действия, отталкиваясь от собственных возможностей (контекст) и приоритетов. Учитывайте при этом, каким количеством времени и энергии вы располагаете.

– Оставайтесь гибкими, поддерживайте в актуальном состоянии систему напоминаний о действиях «для всей жизни» и доверяйте своей интуиции, принимая решения.

– Регулярно и последовательно фокусируйтесь на приоритетах, чтобы быть уверенными в правильности интуитивно принятых решений («Почему сделать Х лучше, чем Y?»). «Навещайте» свои обязательства и проводите их перенастройку через различные интервалы времени для разных уровней работы и личной жизни:

– на взлетной дорожке – текущие действия (ежедневно);

– 10 000 футов – текущие проекты (еженедельно);

– 20 000 футов – текущие обязанности (ежемесячно);

– 30 000 футов – цели на один-два года (ежеквартально);

– 40 000 футов – цели на три-пять лет (ежегодно);

– 50 000 футов и выше – карьера, предназначение, образ жизни (ежегодно или реже).

Эта модель основана на естественном методе планирования, который используется нашим разумом. Она обеспечивает «вертикальный» контроль, то есть наиболее эффективный способ обдумать какой-то один определенный проект или ситуацию. После того как вы идентифицировали все свои проекты, может потребоваться более детальная фокусировка на одном или нескольких уровнях, чтобы вы могли быть уверенными в результате.

1. Предназначение / Руководящие принципы

– Зачем это делается? Что является истинной целью этого дела?

– Каких ключевых стандартов нужно придерживаться, принимая решения по проекту и выполняя его? По каким правилам мы играем?

– Какие цели и принципы являются руководящими критериями для принятия решений по проекту.

2. Миссия / Видение / Цель / Успешный результат

– Как будет выглядеть результат проекта в случае его полного успеха? Откуда я это знаю?

– Что этот успех будет означать для каждой из заинтересованных сторон?

3. Мозговой штурм

– Какие мысли вызывает у меня данный проект? Какова реальная картина ситуации?

– Какой информацией я владею? Чего не знаю? Что следует иметь в виду? Что мной еще не обдумано? И так далее.

– Как я могу сохранить открытость, непредвзятость, избегая критического анализа?

– Как я могу сохранить возможность в любой момент видеть проект с разных сторон?

4. Организация

– Идентифицируйте компоненты (подпроекты), их последовательность и/или приоритеты.

– Создайте схемы, списки или организационные диаграммы, необходимые для ревизии и контроля.

5. Следующие действия

– Определите следующие действия для каждого независимого компонента. (Что необходимо делать дальше? Кто этим займется?)

– Определите следующее действие в случае, если требуется больше усилий по планированию.

При необходимости переместите фокус проекта на другой уровень:

– если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень собственного фокуса (например, вернитесь от действий к планам, от планов – к «мозговому штурму», от видения – к цели);

– если ваш проект нуждается в быстром выполнении, понизьте уровень собственного фокуса (например, перейдите от видения к «мозговому штурму», от планов – к действиям).

Сколько должно продолжаться планирование?

– Если ваш ум уже освободился от проекта, значит, можно завершить процесс планирования. Если разум все еще занят им, продолжайте применять модель планирования, пока не добьетесь полной ясности.

Первая трудность заключается в практическом внедрении наших моделей, а вторая – в поддержании их в активном и функциональном состоянии. В данном разделе вы найдете главный ключ к достижению более расслабленного и продуктивного образа жизни и стиля работы. Старт этого процесса поможет вам раскрыть потенциал собственного ориентированного на исполнение «командоцентричного» мышления и повысить уверенность в своих силах. Наиболее эффективным этот процесс становится, если его проводят каждые семь дней.

– Собирайте все клочки бумаги, визитки, чеки и прочие документы. Складывайте их в корзину для входящих документов с целью дальнейшей обработки.

– Просматривайте все свои записки, заметки, записи, примечания, сделанные на ходу, в поездке или во время совещаний. Принимайте своевременные решения о том, к каким пунктам списков действий, проектов, «В ожидании» и так далее их можно отнести.

– Зафиксируйте в письменном виде (в соответствующих категориях) все новые проекты, действия, дела из списков «В ожидании», «Когда-нибудь / может быть» и так далее, которые не зафиксировали раньше.

– Отметьте выполненные действия. Проверьте, какие напоминания о следующих действиях должны быть созданы.

– Запишите необходимые действия, требующие соответствующих напоминаний. Вычеркните действия, на которые уже получена реакция.

– Последовательно оцените статус проектов, целей и крупных задач. Убедитесь в том, что для каждого дела из этого списка определено хотя бы одно следующее действие. Просмотрите сопутствующие материалы – что-то в них с большой долей вероятности поможет вам спланировать новые действия, привести к завершению проектов или появлению элементов списка «В ожидании».

– Внимательно изучите прошедшие дни в календаре, чтобы выявить действия, которые не были выполнены, и найти актуальные дела, требующие немедленного внимания. Перенесите их в активную часть календаря.

– Изучите в своем календаре грядущие события – близкие и далекие. Зафиксируйте следующие действия, которые могут потребоваться в связи с ними.