Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Как-то я пережил очередную Ослепляющую Вспышку Осознания Очевидного: у многих людей появилась аллергия к «организованности», потому что они постоянно терпят неудачи, пытаясь использовать списки дел. Эти списки неэффективны, поскольку представляют собой попытку сжать очень разные дискретные действия в одно событие. А когда упрощаешь что-то слишком сильно, все начинает казаться еще более сложным. Да, никому из нас не нравится то состояние, когда на тебя наваливаются все проблемы мира, а потому мы, конечно же, ощущаем определенное облегчение, составив список дел. Но в качестве долговременной стратегии такие пожарные меры не работают.

Прочищайте мозг. Это полезнее, чем очищать желудок.

Обычно, пытаясь составить список дел, люди смешивают все пять фаз, определяющих понятие «потока работ»: сбор, обработку, организацию, ревизию и исполнение. Они одновременно пытаются извлечь данные из головы, осознать их значение, расположить в определенном логическом или ином обоснованном порядке, немедленно сопоставить, оценить и сравнить друг с другом, а затем выбрать для выполнения «наиболее важное». Поступая так, люди обычно вознаграждаются краткосрочным чувством ложного облегчения, но по-прежнему остаются уязвимыми перед тем, что не замечено, не обработано, не изучено и недооценено.

За многие годы исследований я пришел к выводу, что каждым этапом управления потоками работ лучше заниматься отдельно. Вначале вам нужно собрать все, что вы держите в голове, вне зависимости от того, крупные это дела или мелкие. Затем оценить каждую «единицу запасов», спросив себя, выполнимо ли это. Если да, то задаться вопросами: каков будет результат? какое действие должно стать следующим? Затем нужно рассортировать все, что у вас получилось, по соответствующим подходящим категориям. На этом этапе вы можете тщательно обдумать все варианты действий и сделать правильный выбор, опираясь на конкретные критерии (времени, энергии, контекста, приоритетов и так далее).

Управлять собой просто, главное – не упрощать.

Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того.

Найдите пять минут, возьмите ручку или карандаш и выплесните на бумагу все, что возникнет у вас в голове. Ничего не анализируйте и не структурируйте. Позднее вы поймете, что значит каждый пункт, если он вообще что-нибудь значит. Пока просто «выгружайте данные». Позвольте себе обрести определенную свободу и перестать заниматься несколькими делами одновременно. Подойдите к делу творчески, помечтайте, но главное – запишите все, не чувствуя при этом обязательств выполнить это в полном объеме на самом деле! А когда будете готовы перейти к реализации задуманного, вернитесь к пунктам списка, определите их значимость и решите, что можете сделать по каждому из них. Позднее это даст возможность исходя из имеющихся вариантов выбора принять тактические решения относительно наиболее адекватных шагов в каждой конкретной ситуации. Ведь любой подобный этап – это большой труд, требующий уникальных подходов и затрат энергии. Не путайте их.

– Когда вы в последний раз «выгружали данные» из собственной головы?

– Есть ли у вас списки дел, в которые вам не хочется заглядывать?

– Как бы вы себя чувствовали, если бы освободились от необходимости беспокоиться о несделанном?

Вы не знаете, сколько у вас текущих задач? Значит, вы не сможете понять, что именно не успеете сделать. А ваша порядочность будет провоцировать возникновение все новых и новых обязательств. Если же вы осознанно отслеживаете все свои задачи, то более адекватно сможете оценивать собственные возможности, и та же порядочность заставит вас в некоторых случаях ответить «нет» очередному обязательству. Сравните это с ситуацией, когда необходимо срочно ознакомиться с материалами, находящимися в разных местах. Обычно это сделать нелегко. Но разместите данные материалы в одном месте – и, возможно, вам понадобится всего пара минут на их изучение.

В моем мире обучения людей «боевому искусству» работы доминирует один вечный вопрос: как достичь идеального соотношения свободы и системы? На каком этапе организованность становится заорганизованностью, контроль слишком контролирует, а конструкция недостаточно конструктивна? С другой стороны, важно ощутить, в какой момент расслабленность превращается в слабость, несвязанность сроками изнуряет, а беззаботность перерастает в беспечность?

Воистину счастлив человек, который сознает себя и поддерживает правильный баланс между тем, что он может приобрести, и тем, что он может использовать.

Мы привыкли думать, что наличие границ сдерживает, – «не давите на меня». А еще нас учили: чтобы добиться желаемого, нужно приложить усилия и нажать посильнее. Тогда получишь вожделенный результат – «выжмем из него все соки». И какой же подход лучше?

Это вовсе не чисто теоретическая, философская дискуссия.

Представьте, что вы ежедневно получаете четыреста писем по электронной почте и еще сотню сообщений – на автоответчик. Параллельно с этим пятьдесят раз в течение дня вас неожиданно отрывают от работы. Согласитесь, в такой ситуации поневоле задумаешься о проблемах свободы и контроля. Помешанных на свободе эти «вводные» беспокоят и пугают – они с удовольствием просто игнорировали бы все подобные задачи (кроме забавной, легкой, интересной или «горячей» информации). Помешанные на контроле устанавливают собственные правила и процедуры, создают директории, вложенные в директории, вложенные в другие директории, для обработки и хранения каждой детали, ограничивая свою жизнь из боязни «сузить фокус» и упустить какую-то из них.

Нам нужно избежать двух взаимодополняющих ошибок. Одна из них заключается в том, что в мире есть уникальная, предопределенная, извечная система, которой мы должны овладеть. Вторая – в том, что мир есть абсолютный хаос. Первая ошибка свойственна школьникам – они искренне удивляются тому, как астрономы ухитряются узнавать настоящие названия далеких звезд. Вторую ошибку совершал Морж Льюиса Кэрролла [3], валивший в кучу башмаки с кораблями и капусту с королями.

И то и другое касается каждого из нас. Мы хотим контролировать, но не приемлем ограничений. Проблема связана с негативным подтекстом (и реальным опытом), часто сопутствующим идее контроля (ограничение и урезание для нас сродни содержанию в тюрьме). Но есть способ воспользоваться преимуществами обеих «крайностей». Это как игра с двумя основными ходами – концентрацией и кооперацией.