Эндрю Меллен - Избавь свою жизнь от хлама!

• Компьютер.

• Доступ в Интернет.

• Таймер или секундомер.

• Изрядный запас терпения!

Электронная почта, часто обозначаемая сокращенно как e-mail – метод обмена цифровыми сообщениями, предназначенный главным образом для использования людьми; система отправки и получения сообщений электронным способом по компьютерной сети.

Электронное письмо – это не сигнал сирены, не система оповещения о чрезвычайных ситуациях и не представитель пожарной инспекции, наведавшийся к вам домой. Это строка символов, переданных электронным способом с целью обмена информацией между людьми (не знаю, можно ли этому верить, но, поговаривают, в некоторых исследовательских лабораториях получателями электронной почты являются шимпанзе).

В одних лишь Соединенных Штатах потери производительности, вызванные совершенно необязательными помехами (как правило, глупыми), составляют более 650 миллиардов долларов. Такие данные приводит Basex, ведущая консалтинговая компания, специализирующаяся на исследованиях в сфере экономики знаний. По ее данным, большая часть этих потерь обусловлена нерациональными затратами времени, вызванными прерываниями работы и последующими попытками вновь сосредоточиться на ней. Считаю нелишним напомнить об этом всем любителям электронной переписки (по любому поводу и даже без такового).

Если вы не хирург и электронная почта не является для вас единственным способом общения с операционной (что, конечно же, маловероятно), а также если вы не ожидаете поступления крайне важной информации, то вы вовсе не обязаны постоянно проверять почту и срочно отвечать на письма. Иллюзия скорости соблазнительна и заразительна. Но должен подчеркнуть, что практически мгновенное поступление почты в ваш электронный почтовый ящик отнюдь не означает, что надо немедленно отвечать отправителю сообщения. (Возможно, единственным исключением в этом отношении является ведение бизнеса, строго ориентированного на потребности клиентов. В таких случаях клиенты имеют все основания рассчитывать на немедленное получение ответа на любой их запрос.) Вы же не бросаетесь стремглав к телефонному аппарату каждый раз, когда раздается звонок, – в конце концов, если кому-то очень нужно поговорить с вами, он может перезвонить. Так что не будет большой беды, если вы откажетесь от практики ежедневного просмотра входящей корреспонденции и немедленного ответа на каждое сообщение. Не следует также автоматически отождествлять возможность получать электронную почту с высоким социальным статусом человека, имеющего такую возможность: когда речь идет о вопросах национальной безопасности, президент США непосредственно общается с членами объединенного комитета начальников штабов, вместо того чтобы переписываться с ними.

Обычная почта по-прежнему приходит раз в день (шесть дней в неделю) – так повелось еще с 90-х годов XIX века. Несмотря на то что ваши кредиторы сейчас предпочитают общаться с вами с помощью электронных средств связи (под предлогом спасения нашей планеты путем экономии бумаги, хотя в действительности они пытаются сэкономить собственные расходы на печать и почтовую пересылку), даже они лишь в исключительных случаях требуют немедленного ответа. Поэтому и у вас нет никаких оснований суетиться и торопиться отвечать, ведь никто не хватает вас за горло, вы не рискуете погибнуть под лавиной входящих писем. Что бы там ни думали по этому поводу другие люди, более неторопливый и основательный подход к сочинению ответов отнюдь не указывает на наплевательское отношение к корреспондентам, безответственность или грубость.

Возможно, эти два правила применительно к электронным файлам и письмам даже важнее, чем для дома или офиса. «Всему свое место» и «подобное к подобному» – вот принципы, которые помогут нам организовать компьютерные файлы и отслеживать поступление и отправку сообщений по электронной почте. Вы должны знать, где находится каждый электронный документ, – в отличие от письменного стола, где буквально в течение десяти минут можно найти затерявшуюся квитанцию, просто подняв книгу или папку. Вероятность быстро найти затерявшийся файл путем последовательного просмотра всех папок очень мала. Вот почему так важно быть предельно внимательным при сохранении или перемещении файлов и папок на жестком диске. Это вовсе не тот случай, когда можно заниматься несколькими делами одновременно. Мне приходилось сталкиваться с ситуациями, когда мои клиенты сохраняли файлы в совершенно неподходящих местах – а все потому, что в то же время они разговаривали по телефону или отвлекались. После бездумно выполненной операции сохранения пользователю нередко приходится тратить не один час драгоценного времени, чтобы отыскать нужный файл.

Неукоснительное следование нашим главным принципам позволит вам сэкономить немало времени и нервных клеток. Если все документы в формате Microsoft Word будут храниться в одной папке, например «Мои документы» (соблюдение принципа «всему свое место»), вы всегда будете знать, куда обратиться. А соблюдение принципа «подобное к подобному» гарантирует, в частности, что все документы в формате Microsoft Word, относящиеся к определенной теме или проекту, будут храниться в одной вложенной папке, например «Мой проект – 2005», что существенно облегчит поиск нужного файла, относящегося к данному проекту.

Стремясь повысить производительность труда и концентрацию сотрудников на своих обязанностях, большинство компаний разрабатывает определенные правила работы с электронной почтой. Воспользуемся таким подходом и мы.

Создаваемые изначально для эффективного использования и определения контента правила обращения с электронной почтой постепенно распространили свое действие и на то, когда и как отвечать на письма и отправлять их. При разработке собственного алгоритма работы с почтой важно помнить, что вы сам себе хозяин. Конечно, далеко не всегда вы способны контролировать поступление писем в свой ящик, зато вы можете самостоятельно регулировать периодичность проверки новых писем, а также оперативность ответов на них.

Электронная почта, официальной датой появления которой принято считать 1971 год, превратилась в популярное средство связи не более пятнадцати лет тому назад. ИТ-специалисты и специалисты по управлению временем уже давно предлагают альтернативы данному каналу коммуникации, ставшему фактической монополией. Эти группы специалистов, каждая со своими представлениями об эффективности и целесообразности, пропагандируют использование других методов обмена информацией, предлагая более широко пользоваться блогами, системами мгновенного обмена сообщениями (чатами), вики (общедоступная доска объявлений на базе веб-техногии) и т. п. Но пока эти призывы и благие пожелания воплотятся в реальность, электронная почта будет оставаться доминирующим средством обмена информацией. Именно поэтому я поделюсь с читателями своими соображениями по поводу наиболее эффективного использования электронной почты. Разумеется, следует подходить к этим рекомендациям творчески, беря на вооружение то, что принесет вам наибольшую пользу. Правда, этот совет не относится к «правилу № 1», которое необходимо соблюдать в любом случае.