Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Способность успевать больше (что бы ни значило для вас это «больше») зависит от умения управлять своим вниманием, направлять его в нужное русло и максимально эффективно использовать. Позвольте мне показать вам, как это сделать.

Для начала ответьте на вопрос: «Как проходит ваш типичный рабочий день?»

Ожидаете ли вы, что встречи начнутся с опозданием или будут отменены в последнюю минуту? Обращаются ли к вам клиенты или коллеги за помощью (а значит, отрывают вас от работы) на протяжении дня? Ведут ли себя некоторые члены вашей команды так, будто они сами по себе, во время работы над коллективными проектами? Понимание того, что может отвлекать ваше внимание на протяжении дня, весьма убедительно доказывает, насколько недолговечным оно может быть. А как только вы осознаете ценность внимания, вы начнете искать способы сохранить побольше этого ресурса для себя.

• Что вы делаете на протяжении рабочего дня? Вспомните об упражнениях на отслеживание, которые выполняли в главе 6. Они помогли вам понять, что ваши привычки сформировались во время, когда вы выполняли другую работу. На самом деле при всех имеющихся в вашем распоряжении инструментах и системах среди ваших задач могут быть и не требующие особого внимания, чтобы получить необходимый результат. Попытайтесь прямо сейчас найти такие задачи и поразмышлять над ними. Ваша цель – отмечать на протяжении дня, сколько у вас остается времени для качественной сосредоточенности на работе – иными словами, для того чтобы подумать, сделать важные дела, выработать новые идеи и усовершенствовать существующие.

Если вы работаете в крайне отвлекающей (например, конкурентной) среде, к тому же в многозадачном режиме, выделите в своем расписании несколько более длинных промежутков времени, на протяжении которых сможете сфокусироваться на важной работе, исключив отвлекающие факторы. Попытайтесь посвятить 20–30 минут, когда будете «возвращаться» со следующих пяти отмененных встреч, работе над важными проектами. Поставьте на столе таймер и подготовьте какую-нибудь работу, чтобы в случае отмены очередной встречи заняться чем-то полезным.

• Сколько времени на самом деле уходит на выполнение тех или иных задач, если в вашем распоряжении целый день? Вспомните закон Паркинсона, который я процитировал в главе 7: «Работа заполняет все отпущенное на нее время». Опираясь на сказанное в предыдущем пункте, попробуйте провести такой эксперимент. Запланируйте в своем графике на завтра более длинный отрезок времени для работы над одним из важных проектов. Найдите кабинет (или конференц-зал), где сможете поработать, и выделите для этого 30 минут, на протяжении которых вас никто не должен отвлекать. Позаботьтесь о том, чтобы под рукой был таймер обратного отсчета. Когда наступит назначенное время, совершенно четко запишите, что именно планируете сделать к определенному моменту, указав время с точностью до минуты. А затем включите таймер обратного отсчета – и приступайте к делу! Сфокусируйтесь на завершении работы – или, как я говорю на своих семинарах, «сфокусируйтесь на финише».

• Какие ощущения от рабочего дня остаются у вас после его окончания? Вы обратили внимание, что чувствуете себя лучше, когда добиваетесь требуемых результатов? Вспомните о том дне из недавнего прошлого, когда ушли из офиса в приподнятом настроении, поскольку закончили свой рабочий день с ощущением, что хотя бы немного «вырвались вперед». Я знаю, что происходит, когда у меня возникает чувство завершенности: я испытываю прилив энергии, уверенности и интереса. Мне нравится подобное ощущение; это один из пунктов моего списка «Я в лучшей форме, когда…».

Одна моя клиентка (управляющий директор одной нью-йоркской компании) создала замечательную систему отслеживания проделанной работы. Примерно через год после посещения моего семинара по теме повышения эффективности на рабочем месте мы с ней встретились за обедом, чтобы обсудить, какие методы она применила на практике. Она рассказала о том, что установила в своей календарной системе еженедельное напоминание, призванное помочь ей сфокусироваться на завершении тех или иных задач. В частности, в четверг после обеда она уделяла одну-две минуты тому, чтобы внести свои значимые достижения за прошедшую неделю в список, который постоянно вела в своей системе управления временем. Это была электронная система, синхронизированная со смартфоном и программой электронной почты. Таким образом, моя клиентка могла дополнять его, где бы она ни находилась. Кроме того, в конце каждого месяца и квартала она подводила итоги за предыдущий период, и у нее поднималось настроение. Однако настоящая победа приходила тогда, когда она приступала к составлению ежегодного отчета о выполненной работе. «Джейсон, – с гордостью сказала она мне, – я просто просмотрела список своих достижений и поняла, что у меня есть вся необходимая информация, сконцентрированная в одном месте!»

Можно смело предположить, что, чем бы вы ни занимались в этот момент, несколько (может, даже десятки) других идей, проектов или задач настойчиво требуют вашего внимания и отвлекают вас. Если вы работаете в офисе, всегда найдется тот, кто помешает вам сосредоточиться. Если на дому, ваша задача – не отвлекать самих себя! Мы становится постоянно занятыми, но сосредоточены ли мы при этом на правильных вещах?

Я часто консультирую клиентов на протяжении нескольких месяцев, регулярно встречаясь с ними раз или два в месяц, для того чтобы создать, внедрить и сделать привычными для них системы и способы повышения их личной эффективности и продуктивности рабочего процесса. Я ставлю перед собой такую суперцель – усилить их сфокусированность и нацеленность на действенное управление рабочим процессом. Мы вместе занимаемся формированием навыков продуктивной и результативной работы. Каждый из них требует определенной сосредоточенности и значительных усилий.

Ниже приведены примеры типичных действий, требующих внимания в течение дня. Ознакомившись с ними, попытайтесь составить список того, на чем вам необходимо фокусироваться в офисе (а также что заслуживает вашего внимания дома).

• Открыть PDF-файл на компьютере или электронной книге.

• Просмотреть электронную почту на мобильном телефоне.

• Подождать, когда другие придут на встречу.

• Просмотреть документ, распечатанный для предстоящей встречи.

• Поговорить с тем, кто только что вошел и спросил: «Есть ли у вас минутка?»

Как правило, даже если вы работаете над одной задачей, что-то другое так и норовит отвлечь ваше внимание!