Эрин Доланд - Упрости себе жизнь

Как и для полотенец, не помешает установить количественные нормы и для остальных вещей в ванной комнате. Например, вряд ли вам нужны семь щеток для волос. Допустим, вы регулярно пользуетесь расческой, круглой и плоской щетками. В таком случае избавьтесь от лишних, а новые покупайте только на смену существующим.

Еще один товар, которым можно запастись сверх всякой меры, — туалетная бумага. Ее часто продают со скидкой по рекламным акциям, поэтому возникает соблазн покупать и покупать. Но у меня дома принято правило: никогда не приобретать больше туалетной бумаги, чем может поместиться в отведенном для нее отсеке в ванной комнате. А это 24 рулона. Вот почему мы никогда не покупаем больше, какой бы скидкой нас ни искушали.

Вы тоже относитесь к числу людей, которые, выселяясь из гостиницы, не могут устоять перед соблазном прихватить с собой бутылочки с шампунем, кондиционером и лосьоном? Они же такие крохотные! Такие хорошенькие! И, главное, бесплатные!

Не рассовывайте их по темным углам комода для белья. Лучше сгруппируйте и предоставьте в пользование своим гостям. У себя в ванной на полке я поставила металлическую коробку с надписью «Для наших гостей». В нее я складываю бесплатные рекламные образцы продукции, которые приходят по почте, зубные щетки, выданные мне моим стоматологом, упаковки дорожного размера, когда-то взятые в отпуск, но не использованные до конца, несколько одноразовых бритв и, конечно же, все маленькие бутылочки шампуня, кондиционера и лосьона, прихваченные на память из гостиничных номеров. Я взяла металлическую коробку, соответствующую интерьеру моей ванной комнаты, но вам, возможно, больше подойдет корзинка, лоток или любой другой контейнер, гармонирующий с вашей ванной.

Гостевая коробка — это предмет многоцелевого назначения. Во-первых, в нее можно складывать все те случайные вещи, которые накапливаются в ванной. Во-вторых, благодаря ее наличию гости ценят мою заботу о них. В-третьих, когда у меня ночуют друзья, кто-то из них обязательно забудет взять с собой зубную щетку или еще что-нибудь, а запасы из гостевой коробки помогают моим забывчивым приятелям сэкономить время и не мчаться в ближайший магазин за необходимой вещью.

В-четвертых, поскольку на коробке написано «Для наших гостей», то ее содержимым в разное время пользовались сантехники, маляры, друзья и члены семьи. Значит, гостевые запасы служат людям, а не захламляют мою ванную. К тому же мне хочется верить, что гостевая коробка удерживает случайных людей, оказавшихся в моей ванной, от обследования шкафчика.

Если вам не приходится тратить дефицитное утреннее время на поиски всего необходимого, то сборы на работу становятся спокойным, простым и приятным ритуалом. Вы не мечетесь по квартире, не спешите, не нервничаете из-за того, что никак не можете найти куда-то запропастившуюся щетку для волос или (если речь идет о мужчине) бритву. Спокойное утро позволяет вам с хорошим настроением начать трудовой день.

Есть две причины — и только эти две! — по которым необходимо хранить документы.

1. ПСЗ («Прикрыть свою задницу»). Вы должны хранить документы, чтобы не попасть в переплет, не вылететь с работы, не стать ответчиком по судебному иску, не потерять деньги или не оказаться за решеткой.

2. Для расширения своих знаний и знаний других людей («Расширенное знание»). Документы обеспечивают вас информацией, которую вы бы хотели запомнить, но не в состоянии это сделать. К тому же рано или поздно она кому-нибудь потребуется именно тогда, когда вас не будет на месте.

Других оснований держать в кабинете бумаги нет. Возможно, вы и найдете такие причины (например, в ходе «Сентиментального путешествия» вы не уничтожили записку, вызывающую романтические воспоминания), но это не означает необходимость сохранять бумаги или документы. Те, которые не относятся к категориям ПСЗ или «Расширенное знание», не обеспечат вам повышения по службе или прибавку в зарплате и не поднимут вашу производительность. Любой другой клочок бумаги, кроме двух названных типов, является хламом, и ему не место в офисе, даже если какой-то уголок для него и отыщется. Мало того, устаревший телефонный справочник у вас на столе способен запутать вас, стоить вам времени и даже создать неудобную ситуацию, если вы отправите голосовое сообщение какому-нибудь постороннему лицу.

Примерами бумаг группы ПСЗ служат нотариально заверенные документы, ваша карточка социального страхования и бумаги, за которые вы, по словам босса, отвечаете головой. Руководства, инструкции, схема организационной структуры (органиграмма), исследовательские материалы, а также прочие важные для вашей работы и истории организации документы относятся к категории «Расширенное знание».

Названные два типа бумаг составляют основу вашего «Личного собрания данных» (ЛСД). Для его нормальной работы, как и в случае подобных собраний в библиотеке или научно-исследовательском институте, необходимы такие процессы, как оценка, категоризация и доступ к информации [9] Не все данные вашего ЛСД будут храниться в бумажной форме. Возможны также цифровые, мультимедийные и трехмерные объекты, примем их может быть большинство. Хотя по всему разделу я использую термин «бумажные документы», речь идет об их представлении в любом виде. .

Если поверхность вашего письменного стола напоминает топографическую карту, то вы, вероятно, защищаете этот беспорядок словами «я знаю, где что лежит». Не сомневаюсь, что это действительно так. У меня самой стол был вечно завален бумагами, но я всегда находила среди них нужную. Однако это вовсе не значит, что правильно продолжать в том же духе.

Если бумаги упорядочены, повышается производительность труда. К тому же у ваших коллег появляется возможность найти необходимую информацию в случае вашего отсутствия в офисе. А у окружающих, когда они видят ваш аккуратный рабочий стол, сложится о вас положительное мнение как о человеке, который успешно справляется с должностными обязанностями и способен качественно обслужить клиента. ЛСД позволит вам быть более продуктивным и творческим работником, а также чувствовать себя комфортно в своем офисе. И самое важное: стоит только навести порядок в бумагах, и его поддержание превратится в привычку.

Итак, вы намерены упорядочить документы. Но как определить, что созданная вами схема их хранения правильная? Из каких критериев исходить кроме очевидных, — на полу больше не валяются затоптанные документы, а не столе не возвышаются кипы бумаг. Как вы узнаете, что достигли успеха?