Елена Выскребенцева - Полная современная энциклопедия этикета

Она делается, как правило, на бланке фирмы. Бланк должен выглядеть так: в верхней его части размещается эмблема фирмы (Trade mark), а в самом низу по всей длине строки — адреса, телефоны и другие координаты офисов и отделений фирмы. Под изображением эмблемы пишется телефаксное послание (facsimile message). Далее страница оформляется примерно так:

Первый вариант:

DATE:

TIME:

ТО:

Fax по:

Company:

Number of pages including cover

If you do not receive all the pages Pleas call or fax.

… что означает: дата (день, месяц, год отправки сообщения); время отправления сообщения, кому (имя и фамилия адресата); номер факса адресата; компания, которую он представляет, и традиционная формула «количество страниц сообщения, включая первую страницу» — здесь ставится прочерк, который заполняется от руки только после того, как послание составлено полностью и подписано, и «если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону… (далее вы вписываете свой номер телефона) или передайте по факсу» (впишите номер используемого вами факса). После этого пишете слово Comments: (комментарии) и далее текст.

Второй вариант:

From Location our fax Number of pages (including cover sheet)

TO:

Company/Department

Message:

… что означает: от кого (имя и фамилия); дата передачи сообщения; месторасположение (адрес); ваш факс (номер вашего телефакса); количество страниц сообщения, включая первую страницу (здесь все так же, как в первом варианте); кому (имя и фамилия адресата), компания (учреждение), затем само послание. Текст печатается на машинке или компьютере, подписывается от руки. Каждую страницу, начиная со второй, лучше нумеровать — будет легче сориентироваться, если сообщение не прошло с первого раза и его приходится повторять.

Печать на послании, если это не документ, ставить не надо. Если вы направляете ответное послание, вначале поблагодарите адресата — достаточно одной фразы. Если вам не ответили на предыдущий факс, подождите, но ни в коем случае не надо настойчиво повторять в следующем: «жду ответа с нетерпением». Вы обменялись факсами с партнерами и заинтересовали их. Они (или вы) предложили заключить наш первый совместный документ — протокол о намерении.

Это всего лишь письменное отражение желаний обеих сторон, ни к чему не обязывающее, поэтому не надо строить никаких иллюзий. Текст протокола должен быть максимально кратким, в конце его обязательно должна присутствовать фраза: «Настоящий протокол сам по себе не может служить юридической основой для коммерческих обязательств подписавших его сторон».

Протокол должен быть исполнен на фирменных бланках одной из сторон либо в четырех экземплярах — по два на каждом языке, либо в двух — билингвам, на каждой странице два параллельных столбца на двух языках, но в этом случае на последнем листе подписи придется ставить два раза — под обоими столбцами.

Под текстом (перед подписями) указывается срок действия настоящего протокола — как правило, не более года. Как уже говорилось, юридически вас никто не заставит следовать протоколу, но этого требует ваша честь бизнесмена, которая может очень сильно пострадать, если вы нарушили договоренность.

И в заключение: всегда отвечайте на письма или факс, даже в том случае, если вы затрудняетесь ответить на поставленные вопросы. В деловом мире тот, кто не отвечает на корреспонденцию, считается безответственным, и ему не доверяют.

В широком смысле этика — это кодекс, свод правил общения людей, выработанный многими поколениями. Существует и такое понятие, как этика производственных отношений — правила и нормы, а иногда традиции, которых следует придерживаться, встречаясь ежедневно с коллегами на работе и проводя вместе немало времени.

Когда бы ни начинался рабочий день, исходным началом его всегда остается домашняя обстановка: ваше настроение, самочувствие во многом определяются тем, как вы отдохнули, каковы отношения в семье и т. д.

Улыбка и утреннее приветствие являются сильным стимулятором хорошего настроения для обоих супругов. Но настроение может испортиться позже — в дороге, в городском транспорте. Теснота в автобусах, трамваях и троллейбусах, особенно в часы пик, — повод для раздражения, а значит, и ухудшения настроения.

Можно ли сохранить хорошее настроение и в таких условиях? Можно. Вспомните, чему вас учили еще ребенком: толкнул кого-то — извинись первым. Любая зарождающаяся ссора может быть погашена шуткой, улыбкой. Последуйте совету: научитесь управлять своим поведением в любых условиях. Будьте приветливыми, вежливыми. Улыбайтесь людям. Стремитесь поддерживать хорошее настроение и у себя, и у окружающих.

Женщина на работе не перестает быть женщиной. Воспитанный мужчина и на службе пропустит женщину вперед, придержит перед ней дверь, исключит в ее присутствии употребление острых выражений и грубых слов, встанет, если женщина стоит, для того, чтобы подать ей прикурить. Но проявления вежливости не должны мешать основному ходу работы. Мужчине можно не отрываться от дела для того, чтобы подать женщине пальто, когда она уходит. Но нельзя не помочь ей одеться, если вы вместе оказались в гардеробе.

В то же время женщина не должна обижаться, если вежливость мужчины — товарища по работе — будет носить несколько «сокращенный» характер. Если обычно мужчина встает, когда к нему обращается стоящая рядом женщина, то в рабочих условиях он может этого не делать.

Мужчинам не следует забывать, что женщина и на работе заслуживает такого же внимания, как и в другой обстановке. Женщинам — не злоупотреблять преимуществом прекрасного пола в условиях работы. Особенно хочется предостеречь от аргументирования слезами служебных разногласий.

Не мешает напомнить, что рабочий стол не украшают стоящие на виду дамские сумочки, сетки, шляпы, пудреницы. Лучше найти для них другое место.

Поднимая телефонную трубку, не допытывайтесь: «Кто говорит?» Это может сделать только секретарь и то в форме более вежливой, например: «Можно узнать, кто спрашивает?». Однако, относительно телефонных разговоров на работе нелишне заметить: как можно меньше и реже ведите частные беседы со служебного телефона, а уж если придется, то делайте это вполголоса и в наиболее сокращенной форме. Нет необходимости отвлекать сослуживцев своими заботами по поводу утерянного ключа или встречи с портнихой.

В отдельных рабочих коллективах укрепилась традиция отмечать дни рождения сотрудников. Традиция сама по себе хорошая, но чем меньший размах принимает торжество, тем лучше. В складчине для покупки подарка не обязаны участвовать все члены коллектива. Участвует только тот, кто этого хочет. В данном случае недопустимо какое-либо принуждение. Поздравляя, можно сказать: «Подарок от Александра Макеева и меня».