Эрин Доланд - Всё по полочкам: Как избавиться от беспорядка, даже если у вас нет времени

• Отрегулируйте высоту стула, чтобы вы могли работать с правильной осанкой. Улучшите свои условия труда в целом, измените высоту стола и положение клавиатуры и других предметов.

• Расставьте предметы на своем столе так, чтобы самые нужные вещи были у вас под рукой, а в более дальних местах, например, в выдвижных ящиках и на полках, лежало то, чем вы редко пользуетесь.

• Если вы делите это пространство с детьми или супругом/партнером/соседом по комнате, определите четко, что общее, а чем пользуетесь только вы.

• Уберите из этого пространства все предметы, которые не способствуют повышению эффективности в выполнении ваших рабочих и домашних обязанностей. Верните эти вещи на свое место.

• Расположите ваши книги и справочные материалы, которыми вы часто пользуетесь, в наиболее удобном для вас порядке – так, чтобы, когда вы вытащите одну нужную вам книгу, все остальные не упали.

• Вычеркните выполненные пункты из списка дел (см. «Четыре шага к эффективному списку дел») или внесите туда все, что вам нужно совершить. Установите таймер, чтобы потратить на это не больше пяти минут.

• Засеките пятнадцать минут и разберите максимально возможное количество корреспонденции из своего почтового ящика (реального, не виртуального).

• Пометьте оба конца всех проводов, чтобы было легко идентифицировать, от какого устройства каждый из них (см. «Распутываем провода» – там можно найти советы по этой теме).

• Вытрите пыль. Вычистите пол под мебелью, под колесиками стула, протрите сетевой фильтр и вокруг него.

• Возьмитесь за дело, которое уже давно томится в вашем списке, но при этом займет не так уж много времени. Просто соберитесь и решите этот вопрос.

• Осмотрите содержимое своих шкафов или ящиков с письменными и другими принадлежностями. Рассортируйте предметы, положив аналогичные вещи рядом, не нагромождайте их друг на друга, чтобы ничего не повредить. Если определенных вещей у вас накопилось столько, что вы сомневаетесь, что будете когда-нибудь всем этим пользоваться (чаще всего это то, что уже устарело, например, картриджи для старого принтера и другие штуки, относящиеся к технике прошлого), попробуйте продать это на eBay или отдать в благотворительный фонд, где они могут пригодиться. Проверьте, пишут ли ручки и маркеры и, если какие-то из них уже засохли, сразу же выбросьте их.

Следующий совет потребует от вас денежных затрат, но, возможно, он покажется вам чрезвычайно полезным: купите зарядки и провода-дубликаты для всей электронной техники, что у вас есть. Если у вас будет несколько зарядок, вам не придется постоянно таскать с собой провода между домом, машиной и офисом (иногда при этом теряя их). В этом случае вы никогда не окажетесь в ситуации, когда у вас нет нужной вам зарядки или прóвода, и вы сэкономите массу времени, избавившись от необходимости каждый раз вставлять и выдергивать шнур.

1. ЗАПИШИТЕ ИЛИ НАПЕЧАТАЙТЕ СВОЙ СПИСОК.Причина, по которой я даю этот совет, настолько очевидна, что я даже не объясняю ее. Просто перенесите все, что накопилось, на бумагу или цифровой носитель, и эта информация больше не будет вас беспокоить.

2. РАЗБИВАЙТЕ КРУПНЫЕ ЗАДАЧИ НА БОЛЕЕ МЕЛКИЕ.Такие неопределенные цели как «сбросить вес» никогда не будут достигнуты. Подобные задачи перегружают голову. Запишите, что конкретно вам следует делать для того, чтобы начать сбрасывать вес, написать книгу или чаще звонить маме, и занесите именно эти действия в свой список.

3. СОСТАВЬТЕ РАСПИСАНИЕ.Когда вы заносите что-то в список дел, это также должно быть отмечено в календаре. Нужно кому-то позвонить? Выберите для этого время. Делаете ребенку костюм для участия в школьном представлении? Выберите в своем расписании один час в день в течение недели, чтобы поработать над костюмом. Если вы не сделаете этого, задание может так и повиснуть в воздухе.

4. БУДЬТЕ РЕАЛИСТОМ.Вы не обладаете сверхспособностями, поэтому не нужно создавать такой список дел, будто они у вас есть. Будьте честны перед собой, отвечая на вопросы: сколько времени понадобится на то или иное задание, сколько энергии на это уйдет и сможете ли вы закончить задание в то время дня, в какое планируете. Не заносите в список то, что на самом деле вы не собираетесь делать. Если кто-то другой (скажем, руководитель) требует от вас слишком многого, лучше всего сесть и обсудить с ним все детально, проработать план вашей работы и составить такое расписание, которому действительно можно следовать. Сейчас я официально разрешаю вам обратиться к кому-то за помощью.

Место, где вы работаете над проектами и решениями, касающимися вашего дома и личной жизни, должно быть уютным и мотивирующим и повышать эффективность вашего труда. Не важно, сидите ли вы за письменным столом в спальне или у вас есть целый офис в отдельной комнате – предполагается, что это место хорошо организовано, убрано, свободно от хлама и в нем приятно находиться.

ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ:пачка бумаги и ручка, чтобы пополнять список дел и фиксировать напоминания; коробка, чтобы временно складывать разные документы и записи; мусорная корзина; корзина для предметов, которые можно использовать повторно; шредер; корзина для пожертвований.

Организуя пространство домашнего офиса, постоянно держите в голове следующие три вопроса:

1. Нужен ли этот предмет для выполнения моих задач?

2. Отвечает ли этот предмет моим требованиям, поддерживает ли рабочий процесс? Полностью ли я понимаю, как он работает?

3. Этот предмет нормально функционирует? (Пишет ли ручка? Работает ли сканер?)

Если вам попадется предмет, про который нельзя ответить «да» хотя бы на один из этих трех вопросов, то, скорее всего, либо это просто хлам, либо он не должен находиться в вашем домашнем офисе. Выбросьте его или найдите ему более подходящее место. Если вы ответили «нет» на третий вопрос (даже при положительных ответах на первые два вопроса), либо избавьтесь от этого предмета, либо почините его прямо сейчас.

Методично проработайте пространство вашего «офиса» по секциям. Мне нравится воображать себе эту область как циферблат, где компьютер – 12 часов, и затем двигаться по секциям от 12 к 2, от 2 к 4, от 4 к 6, от 6 к 8, от 8 до 10, и наконец от 10 до 12. Работая с пространством таким образом, вы сконцентрируетесь на деталях и не станете отвлекаться.

Организуя пространство домашнего офиса, лучше всего руководствоваться здравым смыслом. Если вам нужно каждый раз тянуться к звонящему телефону, расположите стол так, чтобы телефон оказался ближе, либо купите себе гарнитуру. Если вам постоянно попадаются засохшие ручки, вытащите из стаканчика все ручки, проверьте их все до одной и выбросите те, что не пишут. Храните вещи там, где это наиболее удобно, и не забывайте, что у всего должно быть свое место. Стопки бумаги лучше держать рядом с другими стопками бумаги возле принтера, а книги – с другими книгами на полке.