Эрин Доланд - Всё по полочкам: Как избавиться от беспорядка, даже если у вас нет времени

• Удалите из папок с фотографиями все снимки плохого качества или те, которые вам не нравятся.

• Создайте отдельную папку на рабочем столе, в которую вы сохраняете документы по текущему рабочему проекту. Или, если проект уже закончен, удалите эту папку с рабочего стола.

• Отсканируйте один-два документа и сохраните их в соответствующие папки. По возможности уничтожьте оригиналы.

• Откройте вкладку «Об этом компьютере» (или похожую), где можно найти информацию о том, какие типы файлов занимают на вашем компьютере больше всего места и сколько свободного места у вас остается. Запишите эту информацию и сохраните ее для выполнения третьего пункта из раздела «15 минут».

• Если у вас есть смартфон, подключите его к компьютеру, продублируйте и синхронизируйте данные или удалите с телефона все ненужные приложения и некачественные фотографии.

• Если у вас есть планшет, подключите его к компьютеру, продублируйте и синхронизируйте данные. Если планшет и есть ваш основной компьютер, залейте данные в любой онлайн-сервис (например, iCloud для продукции Mac, OneDrive для Windows, My Backup Pro для Android).

• Установите таймер и поработайте с цифровыми документами, чтобы найти, что можно удалить или переместить в другую папку. Отсортируйте файлы по дате последнего открытия, чтобы увидеть, какие файлы вы не использовали очень давно.

• Зарегистрируйтесь на www.unroll.me, чтобы отписаться от спама и сократить все рассылки с промопредложениями до одного письма в неделю или в день.

• Ответьте на максимальное количество писем за пять минут. Если какие-то письма требуют от вас конкретных действий, запишите себе, когда именно вам нужно сделать эти дела.

• Продублируйте информацию с жестких дисков компьютера на внешний жесткий диск и в онлайн-сервисы. Как минимум раз в неделю дублируйте информацию с компьютера на внешний жесткий диск и храните его в безопасном месте подальше от магнитного воздействия. Затем установите автоматическое копирование либо копируйте вручную в конце каждого рабочего дня. Когда вы начнете дублировать информацию, вам ничего больше не придется делать, кроме как выходить из программы по окончании работы.

• Найдите на своем компьютере документы с конфиденциальной информацией и запишите названия и расположение этих файлов, чтобы позднее обеспечить им более надежную защиту.

• Поработайте со старыми письмами из своей электронной почты, просмотрите, заархивируйте и/или удалите их. Установите автоматическую архивацию для электронной почты старше двух месяцев.

• Установите автоматические настройки для своей электронной почты, чтобы сэкономить время. Прочитайте о своей почтовой программе, чтобы узнать, как автоматизировать действия (например, установить фильтры), выполняемые с письмами, которые регулярно приходят на ваш адрес. Например, если вы часто покупаете вещи онлайн и получаете по почте счета о покупках, можно установить, чтобы эти письма автоматически помечались прочитанными, маркировались как «Счет» и отправлялись в архив или в папку с названием «Счета».

• Переместите все тяжелые файлы (обычно это прежде всего цифровые фотографии, музыка и фильмы) на внешний носитель, чтобы освободить место на компьютере. В зависимости от того, как часто вы выносите компьютер из дома, возможно, лучшим решением станет беспроводной сетевой диск, а может быть, обычный жесткий диск с USB-подключением.

• Перестаньте проверять почту каждый раз, как только приходит очередное письмо. Выберите для этого определенное время. Может быть, вы решите делать это каждые пятнадцать минут, а может быть, всего три раза в день. Конечной целью должна стать проверка почты только тогда, когда у вас есть время. Таким образом вы сможете разом ответить на все полученные письма, и это не помешает выполнению другой работы, требующей всего вашего внимания. Выключите уведомления и вместо них установите себе будильник, напоминающий вам о том, что пора проверять почту.

• Проанализируйте принцип, по которому вы называете файлы. Придумайте, как оптимизировать этот процесс, чтобы стало легче находить документы. Когда я пишу черновые статьи для сайта Unclutterer и сохраняю фотографии, которые планирую разместить на сайте, то предпочитаю использовать две последние цифры текущего года, месяц, число, дефис и короткую описательную фразу. Таким образом, статья для публикации 1 января 2017 года про преимущества избавления от хлама будет названа: «170101-преимущества». Называя документы и фото таким образом, вы будете хранить их в порядке создания и при этом сразу же понимать, что именно в них содержится, что значительно сэкономит ваше время.

Если вы постоянно печатаете на компьютере одни и те же отчеты, типовые письма, похожие фразы или программируете, установите программу автозамены текста или специальное расширение, чтобы ускорить процесс. Если у вас Мас, установить такое расширение можно так: Системные настройки > Клавиатура > Источники ввода > Текст > нажать «+» и добавить свой тип расширения/автозамены. Затем разрешите автозамену текста в каждой программе, где вы хотите использовать это расширение. Если вам нужна более совершенная программа, рассмотрите TextExpander, AutoText или aText. Как минимум добавьте туда свои наиболее распространенные опечатки (например, когда я спешу, я часто делаю ошибку в собственном имени, и мой компьютер автоматически меняет его на верное), чтобы не стирать и не перепечатывать слово каждый раз.

Защита персональной информации – сложный процесс, которому посвящаются отдельные книги и учебные программы в вузах. Безусловно, вкратце у меня не получится рассказать о том, как правильно защищать свои цифровые данные, но я смогу дать несколько советов о том, как обезопасить свое пребывание в Сети (что, возможно, сделает вас менее привлекательной мишенью для хакеров, ищущих легкой наживы).

Основной совет: не отвечайте на случайные электронные письма, не кликайте на непонятные ссылки, не отправляйте свои личные данные и регулярно обновляйте антивирусную базу. Если вы пользуетесь текущей версией операционной системы Windows, рассмотрите в качестве антивирусного программного обеспечения Microsoft Security Essentials. Однако, независимо от того, какой операционной системой вы пользуетесь, вашему компьютеру нужен межсетевой фильтр – фаервол.

Моя подруга Элис, о которой я уже писала в разделе «Стол Невозврата», является ведущим специалистом в области цифровой безопасности. Причем настолько известным, что попросила меня не подвергать огласке никакую информацию о ней, кроме имени. Мне нравится считать ее легальным хакером. Поэтому, когда мне нужно было узнать побольше о безопасности моего компьютера и о том, какие устройства сетевой защиты лучше всего установить, я обратилась именно к ней. Она предложила ZoneAlarm и TinyWall, как наиболее надежные и относительно простые в использовании программы.