Глеб Архангельский - Работа 2.0: прорыв к свободному времени

– Оперативка – краткое совещание, ежедневное или еженедельное, цель которого – выслушать отчеты об исполнении задач, поставить новые задачи, произвести управленческие воздействия, ускоряющие работу (похвалу или предупреждение, благодарность или выговор и т. п.), придать заряд бодрости на наступающий период.

– Планерка – более продолжительное совещание, еженедельное или ежемесячное, на котором контролируются и ставятся долгосрочные задачи, проверяются ключевые показатели эффективности, в том числе финансовые, доводится до сведения сотрудников новая информация, принимаются решения о выделении тех или иных ресурсов, о расстановке текущих приоритетов.

К планеркам можно отнести также рабочие встречи по проектам. Их задача точно такая же, как у планерки, но по отношению не к функциональному подразделению, а к рабочей группе проекта.

Из опыта наших клиентов. В поволжском офисе компании «МегаФон» проходит около 30–40 видеоконференций в месяц с количеством участников от десяти до ста человек. Для проведения, например, трехчасового межрегионального совещания сотрудники региональных отделений должны были бы покинуть свои рабочие места на срок от двух до пяти дней. По оценке руководства, организация подобного количества совещаний, даже с усеченным составом участников, потребовала бы тратить не менее двух миллионов рублей в месяц с учетом командировочных расходов. Видеоконференции позволяют участникам видеть и слышать друг друга не покидая офисов, оперативно обмениваться информацией и мнениями, принимать решения и при этом экономить не только средства, но и огромное количество рабочего времени.

Далеко не во всех компаниях планерки и оперативки проводятся в четком, предсказуемом ритме. Да будет позволена такая аналогия – представьте монаха (не важно, какого вероисповедания), иногда совершающего утреннюю молитву, иногда нет, иногда посещающего воскресное богослужение, а иногда не посещающего. Вряд ли его духовный отец одобрит такое поведение: несоблюдение ритма, «молитвенного правила», может плохо сказаться на духовной жизни подопечного.

То же относится и к компании или подразделению, не выдерживающим четкого ритма оперативных совещаний. Работа идет, дело делается, но делается далеко не в полную силу. Другой вопрос, что эти совещания должны быть краткими, отнимающими немного времени (ежедневная оперативка – не более 10–15 минут, еженедельная планерка – не более часа). Но проводиться они должны обязательно.

Часто ритм проведения планерок сбивается из-за отсутствия сотрудников: кто-то на выезде у клиента, кто-то приболел и работает из дома, а руководитель подразделения вообще находится в командировке. И вот здесь выручает возможность провести планерку онлайн – часть сотрудников присутствует в офисе (причем не обязательно в одном помещении, можно и со своих рабочих мест), часть – там, где они сейчас находятся вне офиса. Причем современные технические средства проведения онлайн-совещаний позволяют подключаться не только через интернет, но и по телефону, что может быть очень удобно для сотрудников, участвующих в планерке из командировки, автомобиля и т. п.

Оцените эффективность.Ритмичное проведение оперативок и планерок позволяет, инвестируя пятнадцать минут времени в день и один час в неделю, то есть в совокупности два часа пятнадцать минут еженедельно, сэкономить до четырех-пяти часов времени каждого сотрудника в неделю на устранении организационных нестыковок, более оперативном выполнении задач, более высокой мотивации на работу. То есть итоговая экономия в расчете на подразделение средних размеров (десять-пятнадцать человек) – до 40–75 часов в неделю. Нетрудно заметить, что эффективное применение онлайн-инструментов позволяет «добавить» подразделению дополнительного работника, а то и двоих!

Время от времени в компаниях проводятся собрания, которые можно назвать информационными. К ним относятся подведение итогов квартала или года, информирование о стратегии и целях на следующий год, вводное совещание при старте нового крупного проекта (например, внедрения корпоративной информационной системы, тайм-менеджмента, стандарта ISO 9001:2000 и т. п.), информирование об изменениях в процедурах, схемах работы, внешних событиях (новации в законодательстве и т. п.).

Задача такого рода собраний – максимально наглядно и понятно донести до сотрудников важную информацию, ответить на вопросы, добиться точного понимания сотрудниками этой информации.

Надо заметить, что именно недостаток информационных собраний часто препятствует внедрению полезных новаций. Думаю, всем хорошо знакома такая ситуация. Допустим, в компании появился новый продукт, процедура, полезный сервис со стороны ИТ-подразделения, важные новости по законодательству от юридического отдела и т. п. Как чаще всего сотрудников информируют об этом? Рассылкой информационного письма, презентации, регламента и т. п. Будем откровенны: многие ли сотрудники, перегруженные своими основными обязанностями, находят время и силы как следует ознакомиться с нововведениями?

В результате проект внедрения новой управленческой технологии саботируется, отдел продаж по-прежнему использует неправильные формулировки в договоре, а на вопрос «Какие у вашего подразделения ключевые цели в наступающем квартале?» сотрудник неуверенно отвечает что-то бесконечно далекое от «генеральной линии партии».

Трудно винить сотрудника, который не вник в новый регламент; но трудно винить и сотрудника, который не донес этот регламент как следует до своих коллег. Собрать всех в одно время в одном месте очень непросто.

Из опыта наших клиентов. Рассказывает Александр Мондрус, управляющий группой компаний MC-Bauchemie-Russia (строительные смеси «Плитонит»): «В области информационных собраний мы накопили кое-какой опыт. Прошло несколько выпусков моих видеообращений по итогам месяца. Также сейчас мы записываем видеодиск с комментариями по обновленной стратегии. Кроме того, мы активно используем запись изображения рабочего стола компьютера с комментариями. Это очень удобная форма тиражирования презентаций в регионы или для тех, кто просто не смог быть на совещании. В этом случае запись голоса, «привязанная» к изображению на экране, позволяет услышать комментарии, которые, по моему опыту, зачастую и дают смысловое содержание слайдам или графикам. Иногда эти записи становятся блоками обучающих программ».

Если информационное собрание параллельно с «живым» проведением еще и транслируется онлайн, в нем может принять участие большее число сотрудников. Причем не только те, кто находится в командировках, но и те, кто сидит в офисе: кликнув ссылку на своем компьютере, они могут послушать выступление докладчика, параллельно работая над более простыми делами вроде просмотра электронной почты и т. п.).