Глеб Архангельский - Работа 2.0: прорыв к свободному времени

Как правило, начать удобнее с сервисного решения, на нем обкатать все корпоративные онлайн-технологии и уже затем при необходимости покупать для своей компании сервер Adobe Connect, или Microsoft Communication Server (о котором будет сказано далее), или какое-либо другое ИТ-решение для организации онлайн-общения. В целом выбор и настройка технического решения для онлайн-работы – это самая простая часть всего проекта внедрения онлайн-инструментов в компании. Гораздо более сложны для решения управленческие задачи, о которых мы говорили в предыдущих главах.

Оцените эффективность.Пересчитав тарифы поставщиков онлайн-инфраструктуры в такой простой показатель, как стоимость участия в мероприятии одного человека, получим цифру порядка нескольких десятков рублей на участника. Сравните это со стоимостью конференц-пакета на одного участника в бизнесцентрах (это как минимум несколько сотен рублей, чаще – тысяч) или с величиной командировочных расходов и со стоимостью аренды переговорных комнат, если речь идет о внутрикорпоративных мероприятиях.

Здесь все довольно просто: значительная часть этого оборудования у вас уже скорее всего есть.

Первый шаг к работе 2.0 – переход на ноутбук как единственный и основной компьютер.Всем читателям, которые еще распределяют информацию между стационарным компьютером на работе, стационарным компьютером дома, походным ноутбуком и т. д., советую уйти от лишних компьютеров и пользоваться для всех целей одним и только одним ноутбуком. При необходимости дома и на работе можно подключать к нему большой монитор. Хотя я этим не пользуюсь: мне вполне хватает и размеров монитора на ноутбуке.

Параметры ноутбука, удобного для работы 2.0, примерно следующие: вес до полутора, максимум двух килограммов; емкость аккумулятора не меньше трех-четырех часов (плюс полезно купить сменный аккумулятор); наличие веб-камеры [20]. Теоретически можно пользоваться внешней веб-камерой, стоит она одну-две тысячи рублей, места занимает немного, но… очень высока вероятность в самый неподходящий момент, например, забыть ее в другом портфеле. У ноутбука обязательно должен быть wi-fi, чтобы пользоваться интернетом в кафе, гостиницах и других местах вне офиса, но сейчас он есть практически во всех моделях по умолчанию.

Второй шаг – обзавестись оборудованием для проведения видеоконференций.Простейший и в 90 % случаев достаточный вариант – это гарнитура, то есть наушники с прикрепленным к ним микрофоном. Продается в любом компьютерном магазине, стоит несколько сотен рублей. Если вам нужно провести онлайн-встречу, а гарнитуры под рукой нет, то в качестве микрофона можно использовать обычные наушники, включив их в гнездо микрофона.

При трансляции онлайн больших мероприятий потребуются более профессиональные микрофоны и видеокамеры. В задачи нашей книги их подробный обзор не входит.

Третий шаг – обеспечить себя мобильным интернетом.Не везде еще есть интернет wi-fi, поэтому полезно купить GPRS-модуль у любого из трех наших основных операторов мобильной связи (т. е. воспользоваться стандартом 2G) и/или модем Скайлинк (стандарт 3G, интернет более быстрый, но покрытие у Скайлинка в России пока хуже, чем у основных мобильных операторов). Видеоконференцию вы с их помощью не проведете, но электронную почту проверить сможете. Подключиться к корпоративному Outlook и посмотреть календари коллег или скачать не очень большой документ с корпоративного портала тоже будет возможно.

Большие надежды подает компания Yota (yota.ru, стандарт связи 4G). При сравнимой с GPRS-модулем и модемом Скайлинк стоимости скорость существенно выше и уже позволяет проводить видеоконференции. К сожалению, на момент написания книги в зоне покрытия находились только Москва, Петербург и Уфа, но хочется надеяться, что в ближайшие год-два она распространится на всю страну.

В целом, если говорить об интернет-каналах, необходимых для плодотворной онлайн-деятельности, 128–254 килобит в секунду хватает для нормальной работы со звуком, то есть при такой пропускной способности канала уже можно проводить веб-конференции со слайдами и обсуждением, но без видеоизображений. 512 килобит – 1 мегабит обеспечивает приемлемое качество видеоконференции, в которой один-два человека выступают в видеоформате (то есть канал поддерживает одно-два видеоизображения одновременно плюс звук). Более высокая пропускная способность каналов связи дает возможность большему числу участников «присутствовать» на уровне полноценного видеоизображения и звука.

Если ваша деятельность связана с большим количеством различных платежей, полезно организовать возможность оперативного удаленного управления деньгами. Автор на практике пользовался интернет-сервисами ВТБ24, Альфа-банка и Банка Москвы [21]. Наиболее удобен интернет-сервис ВТБ24 (система «Телебанк») – в частности, в нем самые большие лимиты на суммы переводов, а также есть возможность открывать и закрывать депозиты через интернет, без личной явки в банк. У Альфа-банка подкупает отсутствие необходимости устанавливать программу, обеспечивающую электронное подписание платежных поручений, – платежи подтверждаются паролями, которые приходят SMS-ками на ваш мобильный, что, естественно, крайне небезопасно в случае потери или кражи мобильного телефона. Если вы руководите небольшим бизнесом и сами ведете работу с банковским счетом, удобство программы «банк – клиент» (или соответствующего интернет-сервиса) должно быть для вас одним из значимых вопросов при выборе банка для вашей компании.

Удаленно можно управлять и записью дел в Outlook. Для этого существует полезный инструмент – сервис vselisdelal.ru. Суть в следующем: вы звоните на бесплатный телефон 8-800-… и надиктовываете какую-либо задачу, мысль. Текст расшифровывается и приходит вам по электронной почте, либо вносится к вам в Google Calendar, либо напоминает о себе с помощью SMS в заданное время и т. п. [22]Есть специальные метки, которые позволяют к мысли или задаче добавить дату, контекст («места», «люди») и другую подобную информацию. Этим сервисом очень удобно пользоваться в автомобиле, во время прогулки, на отдыхе, а потом, в ходе работы с электронной почтой, внести пришедшую задачу в Outlook для дальнейшей отработки.

Очень важная для онлайн-эффективности техническая платформа – Microsoft Exchange Server. Это серверный программный продукт, для которого всем известная программа Outlook является клиентом. Основное назначение сервера – принимать, отправлять и хранить корпоративную электронную почту. Но кроме того, именно на Exchange хранятся календари, задачи и контакты сотрудников, что открывает огромные возможности для коллективной, в том числе удаленной, работы.