Глеб Архангельский - Работа 2.0: прорыв к свободному времени

Благодаря синхронизации MindManager с Outlook руководитель проекта может отслеживать статус выполнения задач по проекту в режиме онлайн, а ответственные исполнители могут отчитываться по поручениям и обмениваться информацией из любой точки мира, где есть доступ к интернету.

Совместное 20-минутное планирование организации выставки в режиме онлайн и использование удаленного подключения MindJet Connect и корпоративного Outlook позволило все задачи выполнить в срок, и выставка была проведена на высоком уровне без форс-мажоров».

– Для проведения небольших видеовстреч (два-три участника) удобно использовать программу Skype или ее аналоги; Skype удобен своей чрезвычайно широкой распространенностью.

– Видеоконференции, предполагающие большое число участников, а также работу со слайдами, файлами, голосованиями, удобно организовывать с помощью специализированных сервисных (например, Вебинар. ру) или серверных (например, Adobe Connect) решений.

– Для повседневной онлайн-работы достаточно ноутбука с веб-камерой, гарнитуры и мобильного интернета (GPRS-модуль или Yota). Проведение крупных онлайн-мероприятий требует более профессионального оборудования: камер, микрофонов и т. п.

– Microsoft Exchange Server (который можно использовать как сервер, развернутый в организации, либо как интернет-сервис, в формате Exchange-хостинга), позволяет коллективно работать с календарями, задачами, контактами и почтой Outlook, то есть с основными ИТ-составляющими корпоративного тайм-менеджмента.

– Существует несколько способов удаленного доступа к корпоративной информации, таких как терминальный доступ, VPN-соединение, доступ через веб-интерфейс и многие другие, каждый из которых имеет свои технические и управленческие достоинства и недостатки.

– В большинстве компаний уже есть, но во многих еще не используется Share Point – удобное решение для хранения корпоративной информации, документооборота, создания единого информационного пространства.

– Все более популярным становится Microsoft Communication Server, интегрирующий различные способы связи: телефонию, почту, обмен мгновенными сообщениями и файлами, видеоконференции, информацию о доступности человека.

– Программа MindManager (и инструмент для коллективной работы MindJet Connect) позволяет визуализировать информацию, делает наглядной коллективную работу над стратегией, проектами, сложными документами.

Техническая инфраструктура

Тонкости организации и проведения

Режиссура мероприятий и создание «эффекта присутствия»

За все в этой жизни нужно платить. Огромное удобство онлайн-мероприятий, экономия организационных расходов, устранение непроизводительных затрат времени – чтобы получить все эти выгоды, необходимо приложить определенные усилия. В некоторых аспектах подготовка онлайн-мероприятия сложнее, чем обычного.

Главная трудность в организации онлайн-мероприятий – создать максимальный эффект присутствия, живого общения участников между собой и с выступающими. Для этого нужна тщательная режиссура, продуманность и вы-строенность всего, что вносит в мероприятие интерактивность и динамичность.

Кроме того, ситуация с технической стороной онлайн-работы в нашей стране пока далеко не безоблачна. Недостаточная пропускная способность интернет-каналов и техническая грамотность людей, качество работы оборудования в компаниях – все это накладывает ограничения и обусловливает трудности. Ничего страшного в них нет, их нужно один раз как следует проработать – и в дальнейшем наслаждаться результатами.

Разделим онлайн-мероприятия на два основных типа:

– чисто онлайновые: все общение происходит только в онлайне, никто не собирается в переговорных, конференц-залах и т. п.;

– смешанные: значительная часть участников собрана вместе в оффлайне (например, в учебном классе проходит тренинг с трансляцией онлайн: менеджер по продажам из Москвы делает онлайн-презентацию для группы топ-менеджеров клиента в Томске).

Специфика организации онлайн-мероприятия, естественно, зависит также от числа участников. По этому признаку будем выделять мероприятия:

– малые – до трех-пяти участников;

– средние – примерно до 10–15 участников;

– большие – десятки, сотни, а иногда и тысячи участников.

Последовательно пройдем по главным принципам организации таких мероприятий на простых жизненных примерах.

Малый «онлайновый» формат, переговоры один на один в онлайне с клиентом, деловым партнером, поставщиком – самое простое из возможных онлайн-мероприятий. Но даже в нем есть определенные тонкости, которые мы разберем.

Техническая инфраструктура.Все, что нужно, – это интернет-канал от 256–512 килобит, веб-камеры и гарнитуры с обеих сторон, а также программа Скайп у обоих участников общения. Если потребуется демонстрация слайдов, рабочего стола – то созданное событие в более серьезном онлайн-решении (AdobeConnect, Вебинар. ру и т. п.).

Свет.Для онлайн-общения важно позаботиться о том, чтобы лицо участника было хорошо освещено. Категорически не рекомендуется садиться спиной к окну: на экране вместо лица будет темный силуэт. Вообще свет должен падать на участника сбоку или спереди, но не сзади.

Если расположение вашего рабочего места с точки зрения освещения неудачно (например, вы сидите спиной к окну, и с этим нельзя ничего сделать), можно подсветить лицо яркой настольной лампой. Ощущения будут не очень комфортные (вы почувствуете, за что получают свой хлеб с маслом звезды телеэкрана), но зато на экране компьютера клиента ваше лицо будет видно вполне отчетливо.

Звук.Крайне желательно применять гарнитуру. Если вы работаете с ноутбука, то можно воспользоваться его встроенными динамиками и микрофоном, то есть говорить напрямую, без всякой гарнитуры. Но при этом будет возникать крайне неприятное эхо. Поэтому, если вы почему-либо работаете без гарнитуры, отключайте громкость своего компьютера в то время, когда говорите вы, и включайте, когда говорит ваш собеседник.

Предварительное тестирование.Если предстоит встреча с VIP-клиентом, обязательно попросите его секретаря, помощника, ИТ-специалиста протестировать с вами заранее качество связи, убедиться, что на стороне клиента все работает нормально.