Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Передвиньте рабочий стол в центр комнаты или поставьте его перпендикулярно к стене. Это освободит место для дополнительного шкафа или компьютерного стола, позади стола или справа от него.

• Поставьте небольшую тумбочку для документов или книжную полку для материалов, которыми пользуетесь вместе с ассистентом, возле входной двери. Так он сможет входить и выходить из вашего кабинета, не беспокоя вас.

• Расположите монитор компьютера на подставке или в углу стола, чтобы освободить рабочую поверхность.

• Прибейте на входной двери крючки для сумок, верхней и сменной одежды.

• Прибейте на стену рядом с рабочим столом настенные «карманы» для срочных документов, рассортированной почты или литературы, которую вам нужно держать под рукой.

• Используйте разделительные рейки в приставных тумбочках таким образом, чтобы пересматривать документы спереди назад, а не слева направо. Это на 15 % увеличит возможности хранения, позволит хранить больше документов в том же месте.

Система разделителей в ящиках приставной тумбы, установленная фронтально, в противоположность системе продольной установки

Один длинный файл, разбитый по алфавиту от «А» до «Я», как ни странно, иногда может сбивать с толку. Вместо этого файлы можно рассортировать по зонам. В системах «А-Я» связанные между собой файлы часто оказываются далеко друг от друга: «Бухгалтерия» — в разделе «Б», а «Налоги» — в разделе «Н». Система хранения и подшивки документов с разбивкой по категориям позволяет группировать взаимосвязанные файлы и создавать зоны «деятельности» внутри ящиков с документами. Подумайте о том, чтобы рассортировать свои документы по категориям, которые отражают основные зоны вашей ответственности на работе. Вот несколько примеров того, каким образом мои клиенты сортировали свои документы по зонам, чтобы иметь мгновенный обзор своих дел и обязанностей.

Консультант:

• Клиенты: Корпоративные; Индивидуальные.

• Тестовые материалы.

• Вырезки и интересные статьи.

• Презентации.

Журналист:

Сначала он рассортировал документы следующим образом:

• Авторы (рукописи, гранки, график выхода из печати, рекламные материалы и фотографии).

Затем сгруппировал проекты:

• Сезон (Февраль — Май; Июнь — Сентябрь; Октябрь — Январь).

Имейте в виду, точно так же, как следует сначала распланировать свои категории на бумаге (Планирование), было бы желательно рассортировать и документы, прежде чем принимать окончательные решения о категориях. В конечном счете лучше всего установить от трех до пяти довольно широких категорий. Большее количество категорий будет трудно запомнить. Однако если ваши документы распадаются на большее количество категорий, посмотрите, как остроумно решил эту проблему один финансовый директор. Он разделил свои файлы на две основные категории, каждая из которых разбивалась на три взаимосвязанных подкатегории.

Финансовый директор сети розничных магазинов:

• Внешние вопросы:

Владельцы недвижимости/арендодатели.

Поставщики.

Профессиональные консультанты.

• Внутренние вопросы:

Персонал.

Финансы.

Стратегическое планирование.

Оценка времени

Ниже указано среднее время, необходимое для организации традиционного офиса

1. Сортировка

«Мне было очень страшно начинать сортировку, потому что я знала, что станет явной вся моя неорганизованность — проваленные сроки, утраченные возможности, потерянные контакты. Кроме того, это потребует большой концентрации и значительных умственных усилий. Принимать все эти решения так мучительно… Но, когда я начала сортировку, процесс избавления от этих напоминаний о прошлых неудачах оказался исключительно освобождающим. Когда мы разбирали эти горы бумаг, мне становилось все яснее, что для меня действительно важно сейчас и на чем я хочу сконцентрировать свою энергию в будущем. Я была готова приступить к работе, на этот раз вооруженная системой организации, которая отражает то, что действительно имеет для меня значение».

Ниже приведены некоторые рекомендации, как можно рассортировать по категориям содержимое офиса.

Способы сортировки оборудования офиса

• Канцелярские принадлежности (бумага для заметок, визитки, конверты, марки, почтовые весы).

• Компьютер (руководства, дискеты, CD-ROM, картриджи, бумага для принтера, дополнительное оборудование для ноутбука).

• Банковские документы (бланки, регистры платежных документов, документы по банковским вкладам).

• Телефон (настольная телефонная и записная книжка, адресная книга, телефонные справочники, наушники).

• Офисные принадлежности (карандаши, ручки, степлер, ножницы, скрепки, резинки).

• Офисное оборудование (фотоаппарат, проектор, диктофон).

Способы сортировки книг и журналов

По темам:

• Финансы.

• Лидерство.

• Маркетинг.

• Руководства по офисным процедурам.

• Навыки презентации.

Способы сортировки документов

Если только ваша система хранения документов не работает с 75-процентной эффективностью, я рекомендую начать с самого начала. Это намного более аккуратный и быстрый способ работы, и по ее завершении вы получите полный и окончательный порядок.

Для этого вам понадобится блок из ста простых папок, карандаш, пустой банковский ящик (ящики) и груды ваших документов. Разберите все кипы в офисе, спрашивая себя: «Что это?», «Почему я храню это?» и «При каких обстоятельствах я увижу это снова?» Запишите первое слово, которое приходит вам в голову на пустой папке, вложите этот лист бумаги внутрь и переходите к следующему листу.

Кладите законченные папки на пол или в пустые банковские ящики. Так вы положите начало совершенно новой системе хранения документов. Если в одной из кип вы находите бумагу, которая относится к разделу файлов, уже существующему в вашей старой системе хранения документов, выньте папку, где он хранится, положите бумагу внутрь и включите этот старый раздел в новую систему, которую создаете. Он только что оправдал свое существование. Таким образом вы обнаружите, какие файлы из вашей старой системы все еще полезны, а какие больше не имеют ценности — это те, которые останутся нетронутыми после окончания процесса сортировки.