Джулия Моргенстерн - Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

• Сделайте привычкой всегда класть ключ от комнаты в одно и то же отделение сумки или портфеля. Так вы всегда сможете его найти. Например, я обычно кладу ключ от номера в тот же карман сумочки, что и ключи от дома — туда, где их логично и естественно искать.

4. Разложить по местам

• Портфель с расширяемыми отделениями — прекрасная вещь, если вы ожидаете, что, когда приедете домой, у вас в портфеле будет больше бумаг, чем вы брали с собой.

• Портативный чехол для компакт-дисков и дискет — кожаный или пластиковый конверт для хранения и защиты информации в пути.

• Расширяемая папка — идеальна для организации документов в хронологическом порядке или по встречам в дороге.

• Персональные цифровые ассистенты (PDA) — легкая и компактная альтернатива большим органайзерам, которые могут быть непрактичными в дороге. Позволяют электронным способом управлять встречами, делами, хранить телефонные номера. PDA, подобные Palm Pilot Professional позволяют получать электронную почту. Однако чтобы использовать PDA, вам должно быть удобно пользоваться цифровыми устройствами.

• Заранее подготовленные конверты для счетов — простой способ учитывать расходы в пути. Это также поможет составить отчет по расходам, как только вы вернетесь домой (прекрасные конверты для этих целей выпускает компания Day Runners ).

• Портативные ящики для папок — прекрасны для хранения файлов, образцов и книг в багажнике автомобиля. Чтобы ящики в багажнике не скользили, наклейте на их дно полосы с двухсторонним клейким покрытием.

• Автостол — превращает переднее сидение автомобиля в удобную рабочую поверхность для документов, ноутбука и расходных материалов (выпускаются компанией Newell ).

• Органайзеры для багажников — остроумный способ хранить различные материалы в багажнике автомобиля. Особенно хороши для продавцов.

• Пластиковые файлы для документов — идеальны для того, чтобы документы, которые хранятся в портфеле, не рвались, не мялись и не пачкались; они очень прочные.

• Крепления для мобильного телефона — прекрасны для повышения безопасности, освобождают руки, когда вы за рулем.

• Навесные лампочки для ноутбука и защитный компьютерный экран — выборочно освещают клавиатуру в самолетах, чтобы вы не мешали другим пассажирам, которые спят рядом с вами.

• Кожаный рукав и складная сумка — прекрасное дополнение к портфелю. Их можно брать на встречи, чтобы не приходилось таскать с собой набитый портфель.

• Протектор для бампера — пластиковый лист, который крепится к бамперу автомобиля. Прекрасная идея для того чтобы не испачкаться, загружая и выгружая вещи из багажника.

• Индивидуальный рюкзак для ноутбука — равномерно распределяет вес, предотвращая напряжение в спине.

• Сумка для туалетных принадлежностей с множеством карманов — просто повесьте ее на крючок на двери ванной в гостиничном номере, и вам больше не потребуется все время распаковывать и класть обратно эти предметы. (Обратите внимание: на изделиях для профессиональных путешественников специализируется компания The Mobile Office Catalog. )

Прикрепите помеченные ярлыки с указанием содержимого сумок к застежкам-молниям или поместите записку на каждый карман чемодана, чтобы не забыть, что внутри.

5. Поддерживать порядок

Теперь, когда ваш мобильный офис прекрасно организован, пришло время научиться поддерживать его в таком состоянии:

• Каждый день.Как и в офисах другого типа, для уборки и подготовки к следующему дню важно отводить пятнадцать минут в конце каждого дня. В дороге это в два раза важнее, потому что, скорее всего, вам придется иметь дело с огромным количеством документов, телефонных сообщений, информационных запросов и электронных писем, накопленных в течение поездки. Поэтому для сортировки и «чистки» отводите каждый день тридцать минут.

• Постоянно.Проверяйте голосовую почту и по возможности отвечайте на сообщения в пути. Используйте электронную почту, чтобы не терять связи и продолжать работать над проектами даже в отъезде. Позаботьтесь о том, чтобы ваш ассистент сортировал всю вашу почту. В этом случае, когда вы вернетесь, ее количество будет не таким пугающим. Будьте реалистичны относительно своей потребности «во времени на адаптацию после поездки» и отведите как минимум один-два часа на то, чтобы собраться с мыслями. Но если вы много путешествуете, пусть ваш ассистент отправляет вам почту и документы. Так вы будете оставаться в курсе дел. Если в дороге вы обнаружили, что в списке вещей, которые собирались взять с собой, упустили что-либо нужное или включили в него что-либо лишнее, исправьте список сразу же. Не ждите, пока начнете собираться в следующую поездку. Тогда будет почти невозможно вспомнить, какие изменения вы хотели сделать. По возвращении домой немедленно разберите чемоданы, портфели и сумки. Пополните все расходные материалы, которые исчерпались за время путешествия. Это позволит вам продолжать работать не прерываясь, и уменьшит время на подготовку к следующей поездке.

• С регулярными интервалами.Возьмите беспорядок под жесткий контроль, каждый месяц делая уборку в портфеле и автомобиле (и в багажнике, и в салоне), выбрасывая всю устаревшую литературу, использованные расходные материалы, туалетные принадлежности и ненужные бумаги.

Вы всегда возвращаетесь с собраний с тоннами заметок и идей, которые никогда не читаете и не используете? Собрания — магниты для накопления ненужных бумаг, если только вы с самого начала не определяете, с какой целью их посещаете. Помните о своих приоритетах и посещайте только те семинары и собрания, которые помогут достичь ваших целей, собираетесь ли вы там установить новые контакты, встретить людей с общими интересами или получить знания по определенным вопросам. Когда люди дают вам свои визитки, записывайте на их обороте заметки, которые потом помогут вам вспомнить этих людей (например, «высокий рыжий парень с заразительным смехом»).

Также записывайте действие, которое хотите предпринять в отношении этого человека (например, позвонить, отправить письмо с благодарностью, отослать литературу), и положите эти визитки в портфель, в специальное отделение. Используйте время в полете, чтобы на листе бумаги подытожить «горячие» идеи, которые вынесли с собрания или из семинара и которые предполагаете использовать, когда вернетесь. Сразу же по возвращении поместите их в файл «Золотые мысли» (см. Главу 7-ю).