Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

При появлении «спокойного часа» люди начнут синхронизировать свое расписание с руководителем и коллегами; таким образом, всем станет удобнее встречаться друг с другом в одно и то же время.

Один из моих клиентов постановил в своей фирме сообщать о наступлении «спокойного часа» с помощью гонга, его удар сигнализировал о начале и конце каждого «спокойного часа». Менеджерам следует попросить каждого работника записать задачи, требующие более длительного периода концентрации, — работа с клиентами, предложения, отчеты, исследования. Сделайте это официальным. Никаких совещаний. Никакого автоответчика. Никаких ответных сообщений по электронной почте. Спокойный час для всех.

Методы, представленные в этой главе, направлены на повышение вашей эффективности, но не ценой разрушения организации рабочего дня. До некоторой степени ваши короткие встречи с друзьями около торговых автоматов и немного времени, проведенного за мечтами, так же важны, как время для задач в ритме тире. Не стоит отрицать, что многие из наших особенно удачных творческих находок являются результатом неожиданного телефонного звонка или экспромта, которых могло и не быть, если бы мы педантично следовали своему расписанию. Фактически товарищество и работа в команде дают любому офису дополнительную энергию. Если бы мы были одинокими автоматами, просто выполняющими одну работу за другой, на рабочем месте было бы пусто, потому что многие из нас вряд ли выдержали бы восемь, десять или двенадцать часов ежедневного пребывания на работе. (Для дополнительной информации о сотрудничестве с коллегами читайте рекомендации к навыку 8.)

Теперь, когда у вас есть профилактические навыки, чтобы каждый день делать больше, пришло время обратиться к мелочам, незаметно для нас крадущим время у рабочего дня, — незапланированные перерывы, совещания, высокие требования, отсрочки. Давайте с ними бороться.

«Да, но… в то единственное время, которое я могу себе позволить, у меня уже совершенно нет сил от усталости»

Очевидно, что у нас нет возможности всегда выбирать для «спокойного часа» время, когда мы находимся на пике энергии. Брокер, чье лучшее время приходится на день, должен быть в хорошей форме утром, когда заключаются сделки.

Решение. Поддержите свою энергию разработкой программы действий. Определите способы, которыми вы можете пополнить энергию, используя самые здоровые средства. Короткая прогулка, занятия физкультурой, питательный батончик или другая здоровая еда. Осведомленность — это все. Сознательное управление энергией в течение дня посредством четкого планирования лучше, чем бессмысленное поглощение конфет или пятая чашка кофе, поможет вам сделать больше за более короткое время и остаться здоровым.

Навык 4. Планируйте сроки завершения работы.

Как использовать навык?

Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы намереваетесь использовать?

• Никогда не проверять сообщения, поступившие по электронной почте, в первый час рабочего дня.

• Обратить внимание на свои естественные энергетические циклы.

• Остерегаться многозадачности.

• Увеличить полезное время путем планирования.

Когда вы намереваетесь их выполнять?

Что, по вашему мнению, станет самым большим препятствием в осуществлении этих стратегий?

Как вы намереваетесь с ним справиться?

Каков ваш личный результат после овладения этим навыком?

В предыдущей главе мы познакомились с Франсиной. Ее работа находилась под угрозой из-за того, что она не справлялась со своими самыми важными задачами. По этой причине Франсине был назначен испытательный срок, который отменили после того, как она стала использовать некоторые навыки, которым я ее обучила. Франсина поразилась возросшей эффективности своего труда при концентрации только на одной задаче в отведенное время, а свободное от электронной почты утро стало ее любимым временем дня. «Планируйте работу» — стало ее любимой поговоркой.

Через месяц после завершения нашей работы я проверила, как у Франсины идут дела.

Большинство дней, когда она следует своему плану, Франсина счастлива и успешна. Но иногда, когда она идет на поводу у своих старых привычек, используя случайный подход, все проблемы возвращаются. В эти дни она забывает о своих планах, уступает приступам высокой требовательности по отношению к себе или позволяет себе погрязнуть в часах дружеской болтовни. Каждый раз, когда она воздерживается от планирования рабочего дня, ее продуктивность сразу ползет вниз. Ей требуется способ борьбы с притяжением старых привычек.

Франсина стала жертвой мелких помех. Как предотвратить ее сползание?

Незапланированные перерывы в работе отвлекают внимание, что разъедает нашу способность к концентрации, угрожает продуктивности, саботирует наши планы и каждый день крадет часы у рабочего времени. Эти коварные саботажники, определенные здесь как чрезмерная требовательность к себе, отсрочки, перерывы в работе и собрания, стали неотъемлемой частью вашей повседневной жизни. Потеря пяти минут здесь, десяти там угрожает потерей одного рабочего дня за другим. Навык 4 вооружает вас средствами для создания каркаса вашего рабочего дня, что является очень важным в его начале. Но для увеличения производительности труда нужно оказывать сопротивление помехам, вызванным как внутренними, так и внешними факторами.

Вы помните время, когда учились водить машину? Если вы похожи в этом на меня, то ваше обучение происходило в два этапа. На первом этапе это была программа для начинающих, включающая основы навыков, позволяющих научиться держать транспортное средство под контролем, — рулевое управление, ускорение и торможение, повороты, дорожные знаки и правила подачи звуковых сигналов. Это было обучение активному вождению — технике маневрирования машины в дорожной ситуации, где все придерживаются правил.

А потом мой отец дал мне серию уроков оборонительного вождения. Он показал мне, как управлять машиной в реальном мире. Великолепный учитель, он научил меня продумывать ситуацию наперед и быть готовой к непредвиденным ситуациям, вроде безответственных водителей, заносам автомобиля на льду и скольжению во время дождя. Он также помог мне осознать мою склонность к слишком быстрой езде, езде на тормозах и заносу машины вправо. Готовность к подобным сценариям оказалась реальным ключом к безопасности и успешной езде по дорогам.