Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

• Участники: Наблюдайте, наблюдайте и наблюдайте.Если ведущий не справляется с порядком, возьмите инициативу в свои руки и спросите: «Что у нас дальше по плану?» Сами наблюдайте за ведением собрания. Если вы успеете после собрания сделать еще один звонок или послать короткое сообщение по электронной почте, у вас возникнет ощущение, что вам удалось сделать все, что нужно (хотя это и не вытекало из самого собрания}, и вы не были обмануты важностью задачи или проекта, рассматриваемого на собрании.

Чтобы преодолеть помехи, необходимо их сначала осознать, а затем применить уже отработанные методики. Но помните, как бы вы ни были настойчивы, вам никогда не удастся полностью избавиться от помех. В ваших силах их контролировать, опознавая и борясь с вашими внутренними демонами.

Не будьте к себе слишком строги, знайте, что вы не можете не делать ошибок, как и всякий другой человек, и они обязательно будут случаться. Время от времени перечитывайте эту главу, чтобы пройти повторный курс борьбы с помехами или овладеть новыми методами, если они вам потребуются. Цель состоит в том, чтобы их предотвратить, но если уж вы попали в западню, всегда найдется способ оттуда выбраться.

Навык 5. Контролируйте незапланированные перерывы в работе.

Как использовать навык?

Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы планируете использовать?

• Освободите хранилище.

• Выборочно использовать требовательность к себе.

• Разбавить свое черно-белое мышление оттенками серого, чтобы предотвратить отсрочки.

• Ожидать сюрпризов, но рассчитывать коэффициент незапланированных перерывов за день.

• Организовывать собрания, стоящие затраченного на них времени.

Когда вы намереваетесь ими воспользоваться?

Что, по вашему мнению, будет самым серьезным препятствием при использовании этих стратегий?

Как вы намереваетесь преодолеть это препятствие?

Какую пользу вам принесло овладение этим навыком?

ЗНАКОМЬТЕСЬ: МАРК, РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

Будучи старшим продавцом в компании по производству медикаментов, Марк благодаря впечатляющим достижениям был продвинут на более высокую должность. Раньше его хроническая неорганизованность не мешала умению торговать, но в новой роли, когда приходилось иметь дело с томами корпоративной переписки, отчетов торговых представителей и горами другой бумажной работы, неразбериха в бумагах загнала его в ловушку.

Рабочий стол Марка был постоянно завален морем бумаг. Ему редко удавалось вспомнить, где что лежит. Очень часто он испытывал страх, что позвонит один из торговых представителей, а ему не удастся найти нужной бумаги, чтобы ответить на его вопросы.

Перед собраниями он часами занимался поисками материала, необходимого для повестки дня. Из-за своей неорганизованности Марк терял темп работы, что отражалось на его профессионализме. Он стал неэффективным работником, и его руководители и коллеги смотрели на него с неодобрением. Если он хотел сделать следующий шаг по карьерной лестнице (и он его сделал), ему было необходимо в первую очередь стать более организованным.

Марк продолжал искать время для того, чтобы все исправить, но оно никак не находилось. Телефоны никогда не переставали звонить, собрания надо было проводить, и бесконечные поиски нужных документов тоже были тут как тут.

Каждый час, каждый рабочий день его заваливали информацией, поступавшей миллионами способов, — в виде служебных записок, обычной почты, электронной почты, записей, сделанных вручную, телефонных сообщений, визитных карточек. Для того чтобы воспользоваться шансом и быть конкурентоспособным, мы должны уметь со скоростью света отделять информацию, которая нам нужна, от лишней, ничего не пропустив. Ирония современной работы состоит в том, что объем информации, с которым нам необходимо иметь дело (и скорость, с которой нам придется его обрабатывать), требует от нас исключительной организованности, но этот же самый ритм не оставляет нам времени организоваться.

Цена заваленных бумагами столов, переполненных портфелей и компьютеров огромна. Когда мы позволяем работе накапливаться, нам приходится за это платить часами, потраченными на поиски информации, которую положили не на место, пропущенными идеями и даже плохой репутацией.

Я уверена, что вас не нужно убеждать в преимуществах организованности, возможно, вы сами каждый день сокрушаетесь по поводу ее отсутствия. Но вот чего вы не сознаете, так это того, что добиться организованности и сохранить ее — очень важный навык. Высококвалифицированные работники могут найти то, что им нужно и когда нужно, быстро, четко и спокойно.

Но, как и в случае с моими неорганизованными клиентами, ваше отчаянное стремление к порядку душит ограниченное время, которое вы можете посвятить этому навыку. В какие-то дни я просто счастлива, когда у меня есть возможность пообщаться с моими клиентами три-четыре часа, но потом они вдруг исчезают в одно мгновение из-за необходимости работать. Итак, мне пришлось изобретать способы, чтобы быстро и эффективно улучшить их ситуацию за короткое время.

В этой главе я поделюсь с вами своими методами, чтобы вы также могли найти все, что вам нужно, и когда нужно, оставаясь спокойным, производя благоприятное впечатление на коллег и клиентов и прекрасно чувствуя себя на рабочем месте.

Каждый способ потребует от вас менее четырех часов. Очень быстрое кардинальное изменение по сравнению с двадцатью четырьмя часами, которые требуются для того, чтобы перерыть весь офис. Посвятите так много или так мало времени (сколько вам потребуется), чтобы добиться своих целей.

Нет таких людей, которые неорганизованны во всем, всегда найдется пусть даже один ящик в столе или книжная полка, где у вас порядок. У Марка справочный материал находился в безукоризненном порядке. Он держал его рядом с собой около телефона. Доступность этой информации давала ему возможность быстро решать какие-то проблемы.

Проблемы были связаны с материалами, имеющими отношение к его должности менеджера, — отчетами о расходах, корпоративными формами и методическими записями, большинство из которых приходило на бумаге, и теперь ими был завален весь стол. Умение управляться с бумагами было для него непривычно, поэтому не стоит удивляться, что все они находились в ужасном беспорядке.

Вместо того чтобы ждать, когда появится достаточно времени, чтобы перевернуть ваш офис, давайте сначала обозначим зоны, которые нуждаются или не нуждаются в нашем внимании, и разберемся почему. Разрушая старые привычки, мы имеем возможность заняться одной из зон и относительно быстро ее изменить, а не выискивать время между проектами в вашем расписании.