Джулия Моргенстерн - Технологии эффективной работы

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — компьютерные файлы

• Сотрите или запишите на СД-диск все, что не использовалось более двух лет.

• Идентичные документы под разными названиями.

• Прежние наброски и версии документов, которые уже давно закончены. Оставьте только финальные версии.

• Игры и программы, которыми вы никогда не пользуетесь. Однако не стоит браться за уничтожение программ, если вы не абсолютный компьютерный гений.

• Графику и рисунки, которые сейчас загромождают жесткий диск, сбросьте на CD, если уж не можете с ними расстаться.

Мы получаем и собираем информацию, но не имеем организованной информационно-поисковой системы. Заканчивается все тем, что материалы скапливаются на каждой доступной поверхности, вываливаются из переполненных портфелей и свисают с книжных полок. Чтобы работать с умом, вам надо очень тщательно отфильтровать информацию, потом сжать до такой формы, чтобы ее было легко искать и пользоваться ею. Ни один человек, с которым мне приходилось встречаться, не добирался до конца стопки литературы, предназначенной для чтения. Поэтому не надо считать себя неспособным, если и вы входите в их число. Вместо этого поздравьте себя с тем, что у вас живой, любознательный ум.

А теперь следуйте трем советам, чтобы не утонуть в бумагах.

• Будьте избирательны.Выбирайте главные сферы своих интересов и/или специализации как основу для исследований и обучения. Что вы предпочитаете: книги, журналы и газеты, посещать мастер-классы и курсы, искать информацию в Интернете?

• Сокращайте информацию.Не стоит хранить то, что вы уже знаете, или то, что вам совершенно не нужно. Сжимайте, вырезайте и очищайте все, что можете, перед тем как положить на хранение.

• Храните информацию там, откуда вам легко ее взять.Храните материалы там, где вам удобно ими пользоваться. Разумный поиск информации — это первое решение, которое приходит в голову, когда вы складываете ваши исследовательские материалы в стопки.

Совет менеджера

Придерживайтесь выбранной линии. Поощряйте своих сотрудников, чтобы они разрабатывали и распространяли основные правила по поводу того, что сохранять, а от чего избавляться. Вы можете установить эту практику и для юридического отдела, и для бухгалтерии, и для всего штата сотрудников. Американская ассоциация оперативного учета поместила инструкции по этому вопросу на своем сайте. Вы облегчите сотрудникам возможность сохранить полезное пространство для содержания документов. Можно использовать списки «Избавляюсь в процессе работы» как рекомендацию, от чего вы хотите, чтобы они избавлялись. Поскольку эти тенденции развиваются, вы можете пойти дальше и один день в году целиком посвятить разборке залежей, дав людям время освободить рабочее пространство. Закажите пиццу, пусть сотрудники оденутся попроще и займутся расчисткой. Если вы считаете, что все это не стоит затраченного времени, рассчитайте стоимость каждого квадратного метра, занятого свалкой материалов, или стоимость важного клиента, ушедшего разочарованным. Самые успешные компании устраивают такой день раз в шесть месяцев, позволяя своим сотрудникам рассортировать, упростить и избавиться от лишнего, чтобы кабинеты были светлыми, чистыми и в них эффективно работалось.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — электронная почта

• Вся старая почта.

• Все, полученное в виде машинописных копий (пусть за это отвечает инициатор отправления).

• Просто приятные, ничего не значащие сообщения.

• Сообщения по поводу дат собраний и бизнес-ланчей.

• Объявления по поводу каких-то мероприятий, с которыми вы уже ознакомились.

• Ранние текстовые строки (оставьте только финальную строку, которая включает всю корреспонденцию).

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — контакты

• Адреса людей, переехавших много лет назад, в контактах с которыми вы не заинтересованы.

• Старые визитные карточки, валяющиеся на дне ящика больше трех лет.

• Любая информация о человеке, которого вы не можете вспомнить.

• Когда-то кем-то врученные вам визитные карточки, и вы даже приблизительно не можете вспомнить, кем и при каких обстоятельствах.

• Все бумажные визитные карточки, когда-то перенесенные в компьютер, в адресную книгу, в банк данных (зачем их хранить?).

• Телефонные номера без имени.

Совет специалиста

«Моя главная цель — опустошить свой электронный почтовый ящик так тщательно и беспощадно, как только я смогу. Ничего не оставлю. Пришла заявка — тут же ее выполняю и уничтожаю. Единственное, что оставлю, это важные сообщения от моего руководителя и руководителя моего руководителя. Но как только прочту их сообщения, сразу отправлю в их папку. Вы больше никогда не найдете в моем ящике больше дюжины новых сообщений. Отказываюсь накапливать информации больше, чем уместится на одном экране. Если мне понадобится прокрутить изображение, чтобы прочитать новые сообщения, я нарушу свое правило. А если передо мной проплывают сообщения, которые я не прочла за три месяца, просто убираю их — значит, они совершенно не важны».

Совет менеджера

Создайте постоянно действующее правило, чтобы помочь вашим сотрудникам освобождать пространство в электронной почте. Многие компании начали с рекомендаций своим сотрудникам о том, что сохранять, а от чего избавляться. Например, журнал The Wall Street Journal сообщает, что франчайзинговая компания издала директиву, запрещающую использование «слепых» копий во всей компании, и проинструктировала всех сотрудников, что только отправители и получатели архивируют свои сообщения, а остальные работники, получающие копии сообщений, должны их регулярно уничтожать. Эта политика была направлена на сохранение свободного пространства в сети компании и сокращение неразберихи в почтовых ящиках каждого сотрудника. Используйте списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы», чтобы начать свою собственную политику инструктирования сотрудников о том, что сохранять и что уничтожать.

«Да, но… я боюсь что-то уничтожить. Вдруг мне понадобится эта информация?»

Страх избавиться от информации может быть парализующим. Но если вы будете за все подряд цепляться, ваши усилия окажутся бесполезными, потому что объем становится слишком большим. Огромные кипы документов или перегруженные файлы наводят ужас, когда надо найти что-то необходимое. Поэтому многие люди их сохраняют, но никогда туда не заглядывают.