Полли Берд - Тайм-менеджмент

В ежедневнике, используемом как средство управления временем, каждый день должен быть разбит по крайней мере на получасовые интервалы. Если вы человек крайне занятой, найдите такой, в котором часы разбиты на 15- или 20-минутные интервалы (рис. 5). В ежедневнике также должны иметься страницы для записей и разделы по каждому дню для заметок и для дополнительного расписания. Выберите ли вы вариант с дневным или недельным разворотом — дело ваше, но если предпочтете первое, вам, возможно, придется чаще обращаться к предварительно составленному недельному плану.

В ежедневнике могут присутствовать дополнительные разделы:

► для персональных сведений;

► для записей;

► для информации общего характера;

► для учета расходов;

► а также схемы железных и шоссейных дорог.

Если какие-то страницы стандартного ежедневника вам не нужны, последуйте примеру Питера, специалиста по компьютерным системам. У него есть любимая форма ежедневника, но в нем присутствуют ненужные страницы. Питер их просто вырывает и в результате может без труда обращаться к интересующей его информации.

Для ведения записей и оперативного составления списка дел можно пользоваться и блокнотом, но если подобные пометки делаются не в ежедневнике или органайзере, вы можете их потерять или забыть с ними свериться. Когда забываете на работе или дома сам ежедневник, делайте записи на листке бумаги и немедленно переносите в ежедневник, как только он вновь окажется у вас в руках. Многие менеджеры предпочитают пользоваться ежедневниками с целым разворотом на один день, что позволяет им делать более подробные записи.

В вашем ежедневнике должны быть:

► страницы для ежедневного расписания;

► страницы для недельного планирования;

► страницы для месячного планирования;

► графы для годового планирования;

► страницы для заметок;

► страницы для ближайших дел.

Органайзером менеджера пользуются многие деловые люди. Он представляет собой сочетание всех элементов приведенного выше списка и при умелом использовании является эффективным инструментом организации времени. Подобно многим, вы, возможно, также обнаружите, что ваша жизнь существенно изменится с началом комплексного контроля за собственными временными затратами и потребностями с помощью этого универсального инструмента. К недостаткам органайзера можно отнести громоздкость, что делает его неудобным в использовании на ходу.

Не колеблясь, избавляйтесь от ненужных или потерявших актуальность страниц. В противном случае со временем органайзер будет становиться все толще, и найти среди многочисленных страниц то, что вам срочно необходимо иметь перед глазами, будет непросто. Непомерное разбухание органайзера легко может отвратить вас от работы по упорядочению своей жизни. Компактная книжица у вас в руках — признак вашей организованности, озабоченности делом, а не деловым видом.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Пользуйтесь органайзером со съемными страницами. Разборная конструкция позволит вам переставлять листы с записями в соответствующие места ежедневника без необходимости что-либо переписывать.

Электронный органайзер — воплощение универсального инструмента планирования. В компактном устройстве, которое всегда можно иметь при себе, содержится все необходимое для рационализации использования времени. Обычно устройство содержит список встреч (иногда с возможностью автоматической вставки особо отмеченных регулярных встреч), телефонный и адресный указатель, оно оснащено возможностью подключения к коммуникационным линиям, текстовым редактором, счетными таблицами и графопостроителем. В сочетании с модемом электронный органайзер можно использовать для отправки и получения факсов и сообщений электронной почты, а потому через связь с собственным офисом возможно периодическое обновление графика контактов. Кроме того, содержащаяся в органайзере информация может быть распечатана или перенесена в ваш персональный компьютер.

Электронный органайзер отличается следующими ключевыми качествами:

► обеспечивает связь с офисом и домом;

► является портативным устройством;

► оснащен совершенными компьютерными программами.

Между тем есть у него и свои недостатки. Хотя органайзер имеет достаточный объем памяти, ее хватает только для минимума информации по каждой из функций. Так, может быть достаточно памяти для телефонных номеров, но, скажем, не для адресов, или памяти может хватать лишь для краткого перечня предстоящих встреч. Кроме того, на дисплее электронного органайзера можно видеть не более одной страницы, что у некоторых пользователей вызывает раздражение. Впрочем, вполне возможно быстро переключаться с одной страницы на другую. Еще один минус: дисплей органайзера очень мал, а потому, если зрение у вас неважное, разобрать изображение будет нелегко. Вы можете пользоваться электронным органайзером для ведения записей, но в ходе собрания бумага и ручка удобнее и не столь претенциозны, к тому же вы будете держать выступающего в поле зрения, а не сидеть, уткнувшись носом в дисплей. Вам придется достаточно часто подзаряжать аккумулятор, и органайзер может выйти из строя именно в тот момент, когда он больше всего нужен. В целом электронный органайзер хорош для напоминания о предстоящих встречах, но менее удобен для долгосрочного планирования. Компьютеры большего размера также могут быть оснащены соответствующим программным обеспечением, однако они не являются портативными, а потому в функции органайзера их можно использовать только в офисе.

Джон, директор компании, считает, что его новый электронный органайзер — наиболее эффективный инструмент планирования времени. «Раньше я пользовался большим офисным ежедневником на работе и всегда имел при себе еще один, карманный. Теперь благодаря органайзеру мне не нужен ни тот, ни другой. Время встреч, адреса, записи — все поступает непосредственно в его память. Я могу переправить нужную информацию напрямую на компьютер моего секретаря, и в итоге мы оба знаем, чем я должен быть занят в каждый конкретный момент времени. Я даже могу с его помощью отправлять и получать факсы и сообщения электронной почты. На работе я всякий раз подключаю органайзер к сети для подзарядки, и аккумулятор еще ни разу меня не подвел. Размер устройства идеален, оно легко умещается в кармане, тем более в портфеле, а потому всегда со мной, куда бы я ни направлялся».