Полли Берд - Тайм-менеджмент

Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По существу, любые короткие упражнения обеспечат вам приток адреналина, релаксацию и прояснение мыслей. Со своей стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенные в кресле просто с закрытыми глазами, за чтением главы романа или разгадыванием кроссворда. Не всякую свободную минуту удастся провести подобным образом, но так или иначе с толком проведенное между делом время сделает более приятным остаток дня.

Мери, главный бухгалтер, старается каждый день выкроить в своем рабочем графике 20 минут на то, чтобы просто посидеть в тишине и одиночестве. Ее секретарь получает четкие инструкции самостоятельно разбираться в это время со всеми посетителями и телефонными звонками. Двадцать минут размышлений помогают Мери окинуть мысленным взором полный спектр выполняемой ею работы.

Современные технологии существенно повлияли на характер использования переходного времени. Сегодня значительную часть работы можно выполнять вне стен офиса.

Это, бесспорно, удобное для составления писем и служебных записок устройство (позже секретарь оформит их в надлежащем виде) также может использоваться вместо блокнота для фиксирования мыслей.

Портативные компьютеры очень удобны, в частности для использования в поездах и в периоды пребывания в отелях. По возможности подключайте компьютер к сети, поскольку его аккумуляторов хватает, увы, лишь на несколько часов работы, а потому они нуждаются в частой подзарядке.

Пожалуй, наилучшими инструментами являются карманные компьютеры и новые многофункциональные электронные органайзеры. Они не только позволят вам заниматься своим ежедневником (календарным планом), но и обладают достаточно развитыми возможностями по обработке текстов, а потому вы сможете набрать на них небольшую статью или служебную записку. Далее текст может быть либо распечатан, либо переправлен в офис на компьютер секретаря. Некоторые устройства допускают подключение к мобильному телефону и обладают емкими элементами автономного питания.

Как переносные, так и карманные компьютеры и электронные органайзеры, оснащенные высококачественными программами обмена электронными сообщениями, позволят вам пользоваться всеми преимуществами выхода в Интернет. Вы сможете без труда знакомиться с содержимым своего электронного почтового ящика, который в течение дня может постоянно заполняться, а также своевременно отвечать своим корреспондентам. При наличии большего количества времени можно поискать в Интернете информацию по проекту, над которым в данное время работаете.

Магнитофон (не диктофон, в котором используются мини-кассеты) удобен в поездках. При наличии персонального стереоплейера или автомагнитолы вы имеете возможность прослушивать в дороге аудиоверсии книг для менеджеров и по менеджменту, изучать иностранный язык, снижать уровень стресса с помощью соответствующих записей — например, с аутотренингом, — наконец, просто слушать музыку и расслабляться.

Многие бизнесмены пытаются повысить эффективность своей работы за счет использования неурочного времени: берут работу на дом, занимаются делами во время отпуска. После напряженного трудового дня в офисе они приходят домой и, поужинав, проводят за работой еще час-другой. Во время отпуска норовят вновь окунуться в дела, внезапно исчезают, чтобы сделать несколько звонков или поработать над бумагами.

Если и вы поступаете так же, то есть повод пересмотреть свои подходы. Такое поведение не только повышает вероятность стресса, но и несправедливо по отношению к семье. Даже если вы живете один, вам необходимо время для отдыха и развлечений. В противном случае вы не сможете работать в полную силу тогда, когда это необходимо, то есть в рабочие часы.

Было бы ошибкой категорично утверждать, что брать работу на дом нельзя. Но когда вновь окажетесь в подобной ситуации, подумайте, а нельзя ли переделать эти дела в рабочие часы или вообще от них отказаться. Отмечайте про себя, чем могли бы заняться вместо взятой на дом работы, а кроме того, задайтесь следующими вопросами:

► мог бы кто-то другой разобраться с этими вопросами?

► нужен ли вам этот документ (статья, книга) полностью?

► можно ли заниматься этим делом в переходное время?

► нужно ли вообще им заниматься?

В итоге вы, возможно, обнаружите, что по крайней мере половину того, что делаете дома, можно бы было сделать на работе.

Если вам все же приходится брать работу на дом, отводите ей строго определенное время. Дайте себе, скажем, один час, а потом решительно откладывайте дела. Или возьмите обязательство посвящать внеурочной работе не более трех часов в неделю. Каким бы ни было ваше решение, не позволяйте работе лишать вас личной жизни.

То же касается и отпуска. Близкие не оценят вашего рвения, если вместо того, чтобы проводить с ними время на пляже, вы, обложившись бумагами, будете сидеть в номере отеля. Опять же необходимы ограничения. Иногда действительно приходится прихватывать работу с собой на отдых. Дерек, старший менеджер, всегда имеет при себе в период отпуска материалы для чтения. Но он ограничивает работу с ними одним или двумя вечерами, непосредственно предшествующими выходу на работу. К тому времени он уже успевает в полной мере насладиться общением с семьей, чувствует себя отдохнувшим и набравшимся сил. Последние же два вечера он использует на то, чтобы облегчить себе переход к напряженному рабочему графику.

Если видите, что постоянно загружены работой дома, воспользуйтесь советами этой книги, чтобы переосмыслить характер использования рабочего времени. Серьезно задумайтесь над тем, в достаточной ли мере вы делегируете какие-то из своих функций. Сегодня очень популярен термин «наделение полномочиями». Успешно действующие руководители позволяют членам персонала принимать на себя столько ответственности, сколько они реально способны нести. Как следствие люди проявляют целеустремленность в работе, а сами руководители получают возможность обратиться к наиболее серьезным вопросам своей компетенции (об искусстве делегирований читайте в главе 10).

Если вы или ваша компания можете себе позволить, без колебаний оплачивайте услуги людей, способных справиться с вашими рутинными обязанностями, выполнять которые необходимо, но которые отнимают у вас или у вашего персонала непомерно много времени. К примеру, что касается домашних дел, то можно пригласить человека, который будет заниматься глаженьем белья или уборкой. На работе можно нанять кого-то, кто возьмет на себя комплектование почтовых отправлений или доставку документов. О какой бы работе речь ни шла, затраты окупятся за счет выигрыша во времени, которое можно будет употребить на более важные дела.