Полли Берд - Тайм-менеджмент

Убедитесь, что на вашем столе достаточно места для карточек регистрации переговоров и блокнота для записей. Места хватит, если вы расчистили стол, как предлагается в главе 7. Указанные принадлежности постоянно должны находиться рядом с телефоном.

Часто люди просто ставят телефонный аппарат на стол, не задумываясь о том, удобно ли он расположен. К какому уху вы прижимаете трубку? Какой рукой ее снимаете? Приходится ли вам при этом:

► поворачиваться на стуле; поправлять цепляющийся шнур;

► зависать торсом над чем-либо, чтобы дотянуться до аппарата;

► менять руку;

► подниматься со стула?

Если действительно испытываете какие-то из названных неудобств, значит, аппарат установлен неудачно. Переставьте его на другую часть стола, чтобы можно было не совершать лишних движений и спокойно делать пометки. Возможно, вы пред-почтете установить телефон у дальнего края стола прямо перед собой, так чтобы можно было быстро поднять трубку любой рукой.

Доска над рабочим столом с приколотыми к ней сообщениями — удобный способ держать их перед глазами, пока вопрос не будет решен, однако не делайте доску дополнительным средством систематизации бумаг, только чтобы убрать их со стола.

Секретарь и сотрудники также должны организовать свои рабочие места для большего удобства ведения телефонных переговоров. Собственная экономия времени на разговорах по телефону мало что даст, если о том же не позаботятся и ваши сотрудники.

Экономьте время за счет использования всех имеющихся в наши дни технологий телефонной связи.

Для вас — предмет первой необходимости. Автоответчик сохранит телефонные сообщения до момента, когда вы решите ими заняться. Увеличив громкость звука, вы сможете слышать абонента, предварительно излагающего вопрос, и принимать решение о разговоре с ним немедленно или позже, когда будете располагать достаточным временем и всеми необходимыми материалами.

Телефон обладает и другими полезными функциями, которые помогут вам контролировать звонки.

Когда кто-то звонит вам в то время, когда вы уже разговариваете, он слышит просьбу подождать, а вы слышите сигнал. Вы можете перевести в идентичный режим ожидания своего нынешнего абонента и поговорить со звонящим, а можете постоянно переключаться для разговора то с одним абонентом, то с другим.

Звонки в ваш адрес во время вашего отсутствия или занятости могут автоматически переключаться на аппарат вашего секретаря или кого-то из сотрудников. Удобная функция для устранения помех в работе.

Позволяет абоненту выйти на вас, если вы находитесь на другом номере или когда можете воспользоваться только мобильным телефоном.

Дает возможность переговорить по очереди со всеми набравшими ваш номер абонентами.

Мобильные и радиотелефоны обеспечат вам свободу передвижений (мобильными можно пользоваться и в автомобиле). Они удобны, однако следует иметь в виду, что их использование может причинять неудобства окружающим. Ни в коем случае не разговаривайте по мобильному телефону за рулем, это крайне опасно.

Как видите, современные технологии способны значительно облегчить пользование телефоном, а также контролировать как входящие, так и исходящие звонки.

Если ваш компьютер оснащен системой приема и воспроизведения голосовой почты, то вы можете хранить в нем входящие сообщения до тех пор, пока не появятся время и возможность на них ответить. Не заставляйте себя ждать с ответом, ежедневно просматривайте список поступивших сообщений.

Если работа с голосовой почтой занимает у вас слишком много времени, пользуйтесь следующими приемами:

► увеличьте скорость воспроизведения (если компьютер оснащен этой функцией);

► ограничьте время, в течение которого люди могут делать свое сообщение;

► ограничьте количество сообщений, которое способен вместить ваш ящик голосовой почты;

► если сообщение к вам не относится, передайте его по адресу;

► после обработки сообщений уничтожайте их.

Рассмотрите возможность установки двух телефонных линий. Если предполагаете активный график факс-сообщений, вашему факсимильному аппарату потребуется отдельная линия. С другой стороны, если факс подключен к компьютеру и вы можете принимать на компьютер телефонные вызовы, вам, возможно, понадобятся раздельные телефонные линии — для компьютера и для обычного телефона.

Если возможности установить еще одну линию нет, можно установить коммутирующий механизм, который сможет распознать в поступающем сигнале факс или сообщение голосовой почты и автоматически переводить вызов на нужный аппарат.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Выясните, кто, когда и зачем вам звонит.

2. Принимайте звонки в специально отведенное для телефонных переговоров время.

3. При разговоре будьте кратки и строго придерживайтесь темы.

4. Не делайте необязательных звонков.

5. Ведите исчерпывающие и точные записи по каждому звонку.

6. Сделайте свое рабочее место удобным для телефонного общения.

7. Используйте возможности современных технологий.

8. Прежде чем звонить, имейте под рукой все необходимые материалы.

9. Улыбайтесь, улыбку люди чувствуют и на расстоянии.

10. Всегда будьте вежливы: возможно, общение с вами — это первый контакт человека с вашей компанией.

Проведите учет и хронометраж всех входящих и исходящих звонков, чтобы выяснить, сколько времени у вас на них уходит и кто больше других отнимает у вас время. Сократите число поступающих звонков, прибегнув к услугам секретаря, воспользовавшись автоответчиком и откликаясь на звонки только в установленные часы. Сократите также время, затрачиваемое на исходящие звонки, планируя их на определенное время, разговаривая с абонентами коротко и строго по делу. Воспользуйтесь возможностями телефонной связи, которые помогут вам повысить эффективность работы с телефоном. Продуктивно используйте время телефонного общения, заранее готовясь к разговору, внимательно выслушивая собеседника, делая исчерпывающие записи.

На собрания и совещания может уходить колоссальное время. В этой главе рассказывается, как сократить его потери и с толком использовать собрания, на которых вам приходится присутствовать.