Полли Берд - Тайм-менеджмент

В Великобритании, например, остановить поток макулатурной почты можно путем обращения в Службу учета пожеланий адресатов, а исключить нежелательные звонки — воспользовавшись соответствующей услугой телефонной компании.

Не заполняйте купоны запросов на брошюры и информационные бюллетени — ваше имя немедленно появится в списках почтовой рассылки. Не покупайте и не одалживайте книг, на чтение которых у вас все равно нет времени (впрочем, если вы последуете советам этой главы, у вас появится достаточно сэкономленного времени для чтения ради удовольствия). Если вам нужны какие-то книги, старайтесь брать их в библиотеке или в компании, но не покупать, чтобы не нести излишние финансовые затраты. Вы, вероятно, автоматически получаете на рабочем месте какие-то материалы от своей компании. Не запрашивайте без нужды протоколы собраний, отчеты, другие подобные документы. Избавьтесь от любого чтива, которое самым невероятным образом скапливается на любом рабочем месте, вычеркните себя из максимального количества списков автоматической внутрифирменной рассылки.

Объем бумажной массы порой обескураживает. Однако вы вполне можете его сократить, умело пользуясь приемами изымания нужных страниц и копирования. Получив один из своих теперь уже немногочисленных журналов, быстро его пролистайте на предмет наличия интересующих вас статей. Если таковые имеются, вырвите их или попросите секретаря снять копию для последующего прочтения. Так же поступайте и с газетными публикациями. Когда секретарь научится находить то, что вам нужно, она сама сможет предварительно отмечать соответствующие материалы и разделы.

Для многих людей быть в курсе всех новостей о своей компании или сфере деятельности — обязательное требование. Между тем постоянная информированность может означать необходимость ежедневного прочтения солидной подборки периодических изданий.

В Великобритании можно обратиться в специализированные бюро вырезок. За определенную месячную плату бюро будет снабжать вас вырезками журнальных и газетных статей, в которых содержится любое упоминание интересующего вас объекта, человека или компании. В каждом бюро имеется свой перечень изданий, с которыми оно работает.

Регулярно — как правило, раз в неделю — вам будут высылать стопку вырезок из статей, отобранных в соответствии с вашим заказом. Позаботьтесь, однако, о том, чтобы как можно более четко сформулировать то, что вас интересует. Алан, ветеринарный врач, писал книгу о персидских кошках. Он поручил секретарю связаться с бюро вырезок и разместить полугодовой заказ на материалы по теме будущей книги. В момент разговора секретаря отвлек телефонный звонок, и она впечатала в бланк заказа только слово «кошки». Месяц спустя Алан получил первую партию вырезок всех статей, в которых присутствовало слово «кошка» и его производные, то есть статей о морских котиках, якорях-«кошках», многочисленных представителях семейства кошачьих и т. д. Пытаться найти во всем этом ворохе бумаг упоминание о персидских кошках было делом безнадежным. К моменту, когда ошибка была исправлена, Алан успел потратить на бесполезную информацию и деньги, и время.

Бюллетени сами по себе представляют немалый соблазн. Там непременно заявляется, что без их специальной информации вам никак не обойтись. Воз-можно, отчасти так оно и есть, но одного бюллетеня, скорее всего, будет вполне достаточно, чтобы постоянно быть в курсе всех новинок вашей отрасли или сферы бизнеса. Исключите свое имя из списка получателей всех необязательных бюллетеней, а в отношении остальных используйте ту же тактику вырезок и копирования.

В компаниях производится огромное количество бумаги в виде печатных копий компьютерных файлов. Избавьтесь от привычки иметь дело с подавляющим большинством предлагаемых распечаток. Просите высылать вам только то, что имеет непосредственное отношение и действительно важно для вашей работы. Поручите персоналу тщательно сортировать поступающие в офис распечатки и немедленно избавляться от всего лишнего. Позаботьтесь об исключении своего офиса из списка получателей электронных сигналов, заставляющих ваш принтер распечатывать депешу за депешей.

Каталоги являются еще одним традиционным источником избыточной информации. Многие компании получают их десятками. Немало менеджеров считают каталоги полезным средством приобретения бизнес-информации, выяснения товарной политики и достижений конкурентов. Однако лавина каталогов может с легкостью захлестнуть вас с головой.

Попросите исключить вас из рассылочных списков производителей, чьи каталоги вы никогда даже не открываете. Ограничьтесь знакомством только с наиболее значительными и имеющими прямое от-ношение к вашей специальности. Быстро их пролистайте, сделайте для себя необходимые пометки и отправьте в корзину. Если каталог стоит того, чтобы его сохранить, держите у себя только самый последний выпуск. Так же нужно обходиться с каталогами офисного оборудования и материалов. Знакомьтесь с каталогами новых компаний, но если не видите ничего для себя интересного, откажитесь от их дальнейшего получения.

Эрик руководит работой небольшой строительной фирмы и постоянно получает массу каталогов. Но он даже представить себе не мог, насколько их много, пока не решил перед самым Рождеством избавиться от накопившейся за три месяца макулатуры. К приезду машины от компании-переработчика бумажных отходов он одними только каталогами заполнил две большие картонные коробки, и это вдобавок к бумагам, которыми был завален его рабочий стол. Эрик и физически не смог бы их просмотреть, и к тому же они занимали немало места. Сегодня он получает каталоги лишь нескольких фирм, с которыми обычно имеет дело. Что касается ценности каталогов вновь возникающих компаний, то тут он полностью полагается на мнение своего секретаря.

Как поступить со значительно похудевшей стопкой вырезок, копий и других бумаг, которые все же необходимо прочитать? Вот здесь-то и пригодится то самое переходное время, о котором мы уже говорили в главе 4. Поместите все материалы для чтения в одну папку. Как только выдастся несколько свободных минут, извлеките из папки одну из бумаг и прочтите ее. Далее вы можете либо ее сохранить (редкий случай), либо выбросить.

Берите папку с собой, когда предстоит достаточно продолжительная поездка или знаете, что в течение дня несколько минут вам придется провести в ожидании. Старайтесь ни одной бумаги не прихватывать домой.