Филипп Семёнычев - Стоимость ≠ ценность. Современные методики картирования потоков создания ценности с применением правила 80/20

Наиболее эффективной, так же как и наиболее управляемой, считается команда, состоящая из 5-10(по некоторым источникам 6-11) человек. Оптимальное количество участников позволяет успешнее взаимодействовать, добиваться синергетического эффекта [6], уменьшать потери времени и внимания группы и руководителя. Соответственно, МФГ должна иметь руководителя, организующего и руководящего проведением работ, инициирующего процесс изменения и оценивающего промежуточные результаты. Дополнительная, но не менее важная задача руководителя МФГ – быть лидером, «прокачивать» команду, поддерживать высокий моральный дух и уровень мотивации, вести группу за собой. Из конкретных моментов, на которые стоит обращать внимание руководителю, стоит выделить контроль морального духа: не допускать скептического и пессимистического настрояв команде, пресекать такие выражения как «мы это уже делали», «всё равно ничего не получится», «зачем нам это» и т. п. (см. приложение 5). Руководитель должен помнить сам и постоянно напоминать другим о принятых целях, о том, что необходимо пробовать и не предполагать заранее неудовлетворительного результата. Единственное, о чём ещё не упомянули – о том, что для постоянной работы МФГ и визуализации (размещения) соответствующих материалов необходимо определённое выделенное место (обеа [7]).

После того, как участники определены и собраны, необходимо составить план работ, содержащий ответы на вопросы что, где, когда, как и в какой последовательности будет делать команда. За основу плана можно принять предлагаемый алгоритм картирования потока, начиная с постановки цели и заканчивая формирования целевого состояния КПСЦ, дополняя его специфическими для рассматриваемого процесса моментами и расширяя до границ его зон охвата. Далее для перехода в целевое состояние понадобится разработка другого подробного плана на основании сформированной КПСЦ «как будет». Логично, что на этапе подготовки без собранных данных и результатов анализа мы такой план вряд ли сможем даже представить. Разработка плана должна осуществляться МФГ путём проведения мозгового штурма.

Можно выделить основные правила проведения мозгового штурма:

– Не допускайте критики и обсуждения (только генерация идей, критическая оценка будет производиться на следующем этапе);

– Высказывайте как можно больше идей по очереди;

– Мотивируйте коллег и подхватывайте их идеи;

– Соблюдайте равенство, не должно быть приоритетных точек зрения;

– Назначьте время окончания мозгового штурма и остановитесь в это время, подведя черту.

По окончании мозгового штурма оцените список решений и ответьте на вопросы:

– Все ли решения, возникшие в процессе мозгового штурма, целесообразны?

– Какие решения стоит исключить по причине явной нецелесообразности?

– Какие решения в списке по сути одни и те же, только сформулированы по разному?

Для проверки идеи попробуйте провести эксперимент: моделирование результата или апробирование решения на пилотной площадке. На этапе проверки в решение вносятся коррективы, что минимизирует количество ошибок и доработок в процессе полномасштабной реализации.

При необходимости к разработке плана подключаются необходимые участники, не входящие в состав МФГ. Планирование необходимо для детальной проработки действий, удобства контроля и самоконтроля при реализации мероприятий и для формального закрепления сроков и ответственности. Оно помогает избежать излишних затрат как материальных ресурсов, так и ресурсов времени МФГ за счёт синхронизации работ по продолжительности и ответственностям. Качественно и детально проработанный план, подкреплённый необходимыми ресурсами и визуализированный, – стартовая точка применения инструмента КПСЦ.

Общий алгоритм этапа подготовки представлен на схеме (см. рисунок 7.1).

Рис. 7.1

Для обеспечения конкурентоспособности и удовлетворения постоянно меняющегося и растущего спроса деятельность организации не ограничивается изготовлением одного вида продукта (оказанием одного вида услуг), что важно понимать каждому. Как правило, доходы организации поступают от реализации нескольких видов продуктов. Рынок требует всё больше разнообразия с каждым днём, и организациям приходится перестраивать имеющиеся мощности и технологии для удовлетворения этой потребности. Так как выбрать основной продукт для картирования в таком случае? На каком продукте сосредоточить внимание? Что делать, если их сотни или тысячи?

Формирование КПСЦ осуществляется на примере какого-либо одного выбранного продукта или семейства продуктов. Разница между сформированными картами потока по различным продуктам будет заключаться как в качестве и продолжительности этапов процесса (различие наименований и параметров этапов), информационных и логистических потоках, так и в Поставщиках и Заказчике. Другими словами, КПСЦ каждого конкретного продукта будут отличаться, начиная с некоторых параметров этапов процесса и заканчивая совершенно иной технологической цепочкой. Выбранный для проведения картирования продукт должен быть показательным для обеспечения определённых целей, т. к. влияние на выбранный поток непременно отразится и на оставшейся номенклатуре изделий.

Приведённые ниже способы выбора продуктов основаны на принципе АВС анализа – методе, позволяющем классифицировать ресурсы организации по степени их важности. В его основе лежит принцип Парето, уже упомянутый в предыдущем разделе. Принцип можно также сформулировать как «80 % дохода приносят 20 % изделий», или «80 % бракованной продукции составляет 20 % номенклатуры» и т. п. Перефразировав любую из интерпретаций принципа Парето применительно к АВС-анализу, можно сказать, что надёжный контроль 20 % позиций номенклатуры позволяет на 80 % контролировать систему(независимо, рассматриваются ли запасы сырья и комплектующих, либо номенклатура изделий и т. п.).

Другими словами, АВС-анализ – это ранжирование [8]объектов воздействия по различным параметрам, результатом чего является их группировка по степени влияния на общий результат. Принципы АВС-анализа и Парето применимы в различных областях деятельности, поэтому, изучив их на примерах приведённых ниже способов выбора продуктов, вы сможете использовать их в своей повседневной работе и lean практике. Единственное правило при работе с ними – не стремитесь получить абсолютную, 100 % точность, помните, что принцип работает и при 80 % точности. Абсолютная, 100 % точность отнимает те самые ресурсы, которые мы как раз и стремимся сохранить, при этом не принося соответствующей пользы.