Алексей Гладкий - Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно

Если выслушивать весь этот бред полностью, то на каждого такого «благодетеля» придется потратить от 15 до 30 минут рабочего времени. Не этого ли времени нам постоянно не хватает, например, на телефонные переговоры, либо – на решение деловых вопросов с коллегами, либо для завершения работы над отчетом, который необходимо было сделать два дня назад?

Можно ли каким-то образом бороться с нашествием этих доморощенных «бизнесменов»? Можно, и несколько наиболее действенных способов борьбы с ними приведено ниже.

Один из таких способов – строгая вывеска на дверях вашего отдела. Причем стандартные объявления вроде «Торговым агентам и распространителям вход строго запрещен» уже не всегда помогают – их зачастую просто нагло игнорируют. Лучше составить объявление нейтрально – например, «Посторонним вход строго запрещен» или «Вход только по предъявлению паспорта», и т.п.

Еще более действенным будет объявление, при составлении которого проявлена здоровая фантазия. Вот несколько примеров подобных объявлений: «Не входить, идет операция!», «Майор ФСБ Иванов П.И.», «Федеральная служба безопасности. Отдел по борьбе с незаконной торговлей», «Налоговая полиция. Отдел по работе с физическими лицами», и т.п.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если к вам во время работы ходят нужные посетители, то предупредите их о том, что объявление на дверях следует проигнорировать.

Если торговый агент все же прорвался в ваш кабинет, можно просто выставить его, что называется, дурачком, используя при этом то, что он сам вам говорит. Например, часто торговые агенты используют такой рекламный слоган: «Я сегодня с утра продал уже 95 экземпляров, осталось всего 2, спешите купить!» В таком случае, не обращая внимания на его дальнейшие бредни, берем калькулятор и считаем: 95 экземпляров умножаем на 15 минут (обычно это минимальное время, необходимое для того, чтобы рассказать о товаре, ответить на вопросы покупателя, принять от него деньги и вручить покупку) – получается 1425 минут, или – 23,75 часа, т.е. почти сутки. Значит, чтобы продать 95 экземпляров, ему нужны почти сутки. Но ведь он говорит, что продал их с утра, а сейчас – 2 часа дня, т.е. работает он максимум 6 часов! И даже если предположить, что в некоторых местах он за один раз продавал не один, а сразу несколько экземпляров, все равно налицо – откровенное вранье, о чем и следует сообщить ему прямо и незамедлительно.

Еще один способ борьбы с агентами – это полное их игнорирование. В данном случае не следует отвечать на приветствие вошедшего в кабинет агента и вообще никак не реагировать на его появление. Увидев, что разговаривать с вами бесполезно, он удалится сам.

В борьбе с торговыми агентами можно использовать то, что практически все они бесцеремонно нарушают действующее законодательство, особенно в части приема наличных денежных средств. Как правило, при приеме денег агенты не дают никакого документа (а обязаны выдавать приходный кассовый ордер либо чек), а если что-то и дают – то этот документ не соответствует формам, которые утверждены законодательством. Поэтому, сделав ради интереса «контрольную покупку», можно громко возмутиться: «Так вы еще и закон нарушаете!», и т.д.

Если агент слишком навязчив, можно припугнуть его, заявив: «Я сейчас закрою дверь на ключ и позвоню в налоговую инспекцию, а заодно – вызову милицию, пусть проверят вашу работу – документы на товар, где вы его взяли, и т.д.!». Поскольку у агентов никогда не бывает товарно-сопроводительных документов (а если и есть – то они не соответствуют законодательно утвержденным формам, а значит, не имеют юридической силы), то эта угроза наверняка возымеет действие.

Один из наиболее радикальных способов борьбы с агентами – это грубое и бесцеремонное выпроваживание. О какой-то вежливости здесь речь не идет, поскольку ваша задача – заставить агента как можно скорее покинуть помещение.

В настоящее время большинство людей мечтают о том, чтобы избавиться от работы с бумагами. Это неудивительно – кому из нас не знакома такая картина: стоит рабочий стол, заваленный грудой бумаг (причем одно неловкое движение – и эта груда рассыплется по кабинету), из-за которой видна макушка хозяина стола и верхняя часть монитора. Сколько же потребуется времени, чтобы в этом бумажном завале отыскать требуемый документ (или хотя бы папку с документами)!

К сожалению, в настоящее время полностью избавиться от бумаг невозможно. В первую очередь это касается бумаг, имеющих юридическую силу: договоры, товарно-сопроводительные документы, платежные и кассовые документы, акты выполненных работ, сметы, и т.д. Ведь такой документ на бумажном носителе скреплен печатью или подписью (в большинстве случаев – и печатью, и подписью), а в электронном документе такое невозможно. Конечно, можно возразить: ведь существует, например, электронная подпись, которая может удостоверить составителя документа. Однако такая практика распространена очень мало, и этому есть две основные причины: во-первых – отсутствие должной законодательной базы, во-вторых – несовершенство компьютерного и программного обеспечения, используемого во многих организациях.

Кроме этого, существует целый ряд документов, которые удобно использовать не в электронном, а в бумажном виде. К таким документам можно отнести, например, прайс-листы, электронные письма большого объема, некоторые виды отчетности, различного рода графики и диаграммы, и др. Причем многие из этих документов распечатываются не в одном, а в нескольких экземплярах. В конечном итоге всегда вспоминается распространенное мнение офисных работников: бумаг всегда будет больше, чем предназначенного для них места. Однако это мнение можно и нужно опровергнуть, избавившись от большого количества лишних бумаг.

ПРИМЕЧАНИЕ

По оценкам независимых исследователей, среднестатистический офисный работник только на поиски нужных бумаг тратит не менее одного часа в день.

Откуда же берется такое обилие бумаг на рабочем месте? Основные причины, по которым мы храним бумаги, приведены ниже.

♦ Бумаги постоянно необходимы для работы.

♦ Бумаги хранятся для справки.

♦ Корпоративная культура требует, чтобы все бумаги хранились не менее чем в двух (трех, пяти, и т.д.) экземплярах.

♦ Обязательно должны храниться все бумаги, поступившие от такого-то источника (источников).

♦ Бумаги, предназначенные для дальнейшей передачи другим сотрудникам корпорации (в т.ч. подчиненным).

♦ Бумаги хранятся без определенной цели, возможно, пригодятся в дальнейшем.

♦ Бумаги хранятся, чтобы ознакомиться с ними при наличии свободного времени.