Наталья Пономарева - Современные требования к кадровой службе (отделу)

Индивидуальные сведения (ИС) и другие документы, представляемые в ПФР для целей обязательного пенсионного страхования и назначения (перерасчета) пенсии оформляются в соответствии с нормативными документами:

1) Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. и доп. от 25 октября 2001 г., 31 декабря 2002 г., 9 мая 2005 г.) (далее – Закон о ПУ);

2) Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 29 мая, 31 декабря 2002 г., 23 декабря 2003 г., 29 июня, 20 июля, 2, 28 декабря 2004 г., 4 ноября 2005 г.) (далее – Закон о ПС);

3) Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (с изм. и доп. от 25 июля, 31 декабря 2002 г., 29 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г., 14 февраля 2005 г.);

4) Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) (с изм. и доп. от 30 марта, 9 июля 1999 г., 2 января, 5 августа, 29 декабря 2000 г., 24 марта, 30 мая, 6, 7, 8 августа, 27, 29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая, 24, 25 июля, 24, 27, 31 декабря 2002 г., 6, 22, 28 мая, 6, 23, 30 июня, 7 июля, 11 ноября, 8, 23 декабря 2003 г., 5 апреля, 29, 30 июня, 20, 28, 29 июля, 18, 20, 22 августа, 4 октября, 2, 29 ноября, 28, 29, 30 декабря 2004 г., 18 мая, 3, 6, 18, 29, 30 июня, 1, 18, 21, 22 июля, 20 октября, 4 ноября 2005 г.) – ч. II, гл. 24;

5) Правила учета страховых взносов, включаемых в расчетный пенсионный капитал, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2002 г. № 407;

6) Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовой пенсии, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 г. № 555 (с изм. и доп. от 8 августа 2003 г.);

7) Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318 (с изм. и доп. от 14 июля 2003 г., 12 февраля 2004 г.) (далее – Инструкция).

Законом о ПУ и Законом о ПС на страхователя (работодателя) возложена обязанность представлять в установленные сроки сведения на каждое застрахованное лицо в территориальный орган Пенсионного фонда, где работодатель зарегистрирован как страхователь.

Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318 установлен порядок его ведения.

За непредставление в установленные сроки либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета, предусматривается применение финансовых санкций в виде взыскания 10 % причитающихся в отчетном периоде к уплате сумм страховых взносов в ПФР (ст. 17 Закона о ПУ).

Сведения о застрахованных лицах представляются страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

При заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу впервые, кадровик должен передать для регистрации сведения о работнике в территориальный орган Пенсионного фонда РФ в течение двух недель с момента заключения договора.

Согласно ст. 7 Закона об ПУ страхователь (работодатель) при отсутствии страхового свидетельства заполняет анкету застрахованного лица (форма АДВ-1) (Приложение 19) (в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность застрахованного лица) и представляет ее в Пенсионный фонд РФ.

После заполнения анкеты застрахованных лиц из отдела кадров организации передаются в территориальный орган вместе с описью документов (форма АДВ-6-1) (Приложение 20).

Территориальный орган в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство либо принимает решение об отказе в регистрации, которое сообщается страхователю и застрахованному лицу.

При необходимости территориальный орган в этот же срок направляет страхователю запрос об уточнении сведений, форма которого утверждается Пенсионным фондом РФ.

Решение об отказе в регистрации застрахованного лица принимается территориальным органом при наличии в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными. Форма решения об отказе в регистрации застрахованного лица утверждается Пенсионным фондом РФ.

Территориальный орган в трехнедельный срок передает страхователю страховые свидетельства, запросы об уточнении сведений и решения об отказе в регистрации вместе с сопроводительной ведомостью, форма которой утверждается Пенсионным фондом РФ.

Страхователь в течение недели после получения страховых свидетельств выдает их застрахованным лицам. Застрахованное лицо расписывается в сопроводительной ведомости в получении страхового свидетельства.

Если страхователь не имеет возможности выдать страховое свидетельство или решение об отказе в регистрации в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке застрахованного лица, его длительной болезнью или по иной причине, страхователь проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу.

В случае неверного указания в страховом свидетельстве фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованное лицо заполняет листок исправлений (форма АДВ-9) (Приложение 21), в котором указывает правильные сведения.

При обнаружении ошибок в страховом свидетельстве в период отсутствия застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине листок исправлений заполняется страхователем.

Застрахованное лицо, получившее решение об отказе в регистрации по основаниям, указанным выше, но не имеющее страхового свидетельства, заполняет заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства (форма АДВ-3) (Приложение 22).

Страхователь в месячный срок после получения в территориальном органе страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации возвращает в территориальный орган сопроводительную ведомость, листки исправлений, заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования или наличия в них ошибок.