Александр Непогода - Делопроизводство компании

Каналы утраты конфиденциальной информации имеются на всех стадиях и этапах документооборота. К ним относятся:

1) кража (хищение) документа или отдельных его частей, носителя чернового варианта или рабочих записей;

2) несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, запоминание текстов документов;

3) тайное или разрешенное ознакомление сотрудника организации с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;

4) подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;

5) дистанционный просмотр документов и изображений дисплея ЭВМ с помощью технических средств визуальной разведки;

6) ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала организации при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);

7) случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;

8) считывание данных в чужих массивах информации за счет использования остаточной информации на средствах копирования и хранения информации;

9) утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и средствами офисной техники;

10) гибель документа в условиях экстремальной ситуации;

11) непреднамеренные ошибки пользователей и сотрудников, обслуживающих информационные системы;

12) угрозы заряжения вычислительной и офисной техники вирусами.

В соответствии с приведенными каналами утраты конфиденциальной информации в каждой организации разрабатывается комплекс мероприятий по защите информации в документопотоках, направленный на предотвращение или ослабление угроз утраты информации.

Главным мероприятием защиты конфиденциальной информации в организации от возможных опасностей является применение в делопроизводстве защищенного документооборота. Под защищенным документооборотомпонимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пункта приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации.

Дополнительными мероприятиями, проводимыми в организации, в рамках защищенного документооборота являются:

1) ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных рамками выполняемых ими служебных обязанностей;

2) персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;

3) персональная ответственность каждого сотрудника организации за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;

4) жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей организации.

Защищенность документопотоков в защищенном документообороте достигается за счет:

1) одновременного использования разрешительных, ограничительных и технологических приемов системы обработки и хранения документов;

2) нанесения на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, грифа ограничения доступа к документу, выделяющего его из общего потока документов;

3) формирование автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов;

4) создания специальных подразделений, ведущих делопроизводство конфиденциальных документов и перемещения данных документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через это подразделение.

Любому движению конфиденциального документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа не усложняющие работу персонала с документами и не увеличивающие сроки движения и исполнения документов.

Совокупность технологических стадий (алгоритмы работы с входящими и исходящими документами), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличаются от аналогичной совокупности технологических стадий потоков открытых документов, обусловленных мероприятиями защищенного документопотока.

Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе. Однако технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает при этом дополнительную задачу защиту носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов с целью защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности предъявляются дополнительные требования:

1) централизация всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2) операционный учет всех технологических действий, производимых с носителем информации (в том числе и чистым) и документом и учет каждого этапа движения документа;

3) учет всех без исключения конфиденциальных документов;

4) обязательный двойной контроль правильности выполнения операций по учету документа;

5) учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;

6) обязательная подпись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников организации за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

7) ознакомление или работа с документом только на основании письменного разрешения полномочного руководителя и письменное фиксирование всех обращений персонала к документу;

8) строгий контроль выполнения персоналом введенных в организации правил работы с конфиденциальными документами, обязательных для всех категорий персонала;

9) систематические проверки наличия документов у исполнителей;

10) ежедневный контроль сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;

12 коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;