Артем Сазыкин - Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Заголовок в приказе должен быть кратким и в точной степени отражать содержание текста.

В конце заголовка точка никогда не ставится.

Например: о командировании работников в ...

На бланках с продольным расположением реквизитов заголовок к документу должен быть выровнен по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст приказа может состоять из 2 частей:констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая частьобычно начинается со слов «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Она содержит факты и события, которые являются основанием для издания приказа. Однако приказ может быть издан и на основании иного документа. В таком случае в констатирующей части должно указываться наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Проекты приказов заканчиваются преамбулой, в которой содержится завершающее слово «приказываю». Оно печатается вразрядку.

В распорядительной частиперечисляются предписываемые действия. Указывается определенный исполнитель каждого действия, а также устанавливаются сроки исполнения. Если характер перечисляемых действий является однородным, то такие действия будут содержаться в одном пункте. Исполнителями действий могут выступать как структурные подразделения, так и конкретные должностные лица.

Распорядительная часть содержит пункты и подпункты, нумерация которых осуществляется арабскими цифрами. В последнем пункте могут быть указаны сведения об исполнителе, осуществляющем контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять или же дополнять изданный ранее документ или какие-то его положения. В таком случае в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ или соответствующий пункт документа. Также в ссылке должна указываться дата принятия отменяемого документа (пункта документа), его номер и заголовок. Соответственно пункт начинается со слов: «Признать утратившим силу…»

Визы должны содержать следующее:

1) должности визирующих;

2) личные подписи;

3) расшифровку подписей;

4) дату.

Приказы (распоряжения) подписываются руководителем организации. В случаях, когда руководитель отсутствует, приказ подписывает его заместитель.

Руководитель структурного подразделения, подготовившего проект, подписывает приложения к приказу. При этом подпись ставится на последнем листе приложения с обратной стороны.

Правила– это устанавливаемые нормы и требования, которые обязательны для выполнения.

В свою очередь инструкция представляет собой порядок осуществления какой-либо деятельности с применением положений законодательных и нормативных актов.

Правила и инструкции должны применяться самостоятельно. Данные документы в обязательном порядке подписываются руководителем, их утверждение осуществляется в форме грифа утверждения либо изданием распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций принимает непосредственно руководитель предприятия учреждения, организации.

Подготовка проекта правил и инструкции происходит в общем порядке подготовки документации. Текст проекта (правил, инструкции) должен быть изложен в третьем лице единственного или множественного числа и напечатан на общем бланке. В тексте используются слова следующего содержания: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения

работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту).

Раздел «Общие положения» является констатирующей частью правил и инструкций, где указываются: назначение нормативного акта, его сфера действия, а также ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст документов (правил, инструкции) обязательно должен иметь название, а также делиться на главы, пункты, подпункты. По общему правилу главы нумеруются римскими цифрами, а пункты и подпункты – арабскими.

Составление протоколов относится также к работе кадровой службы. Во время совещания, каких-либо выступлений, докладов, проектов на основании воспроизведенного, ведется запись, а затем составляется протокол. Сбором материалов и подготовкой текста для протокола занимаются секретари и иные сотрудники подразделений, которые готовят вопросы к обсуждению. По истечении 3 – 5 дней со дня обсуждения должен быть подготовлен текст протокола.

Проекты определенных пунктов протокола визируются подразделением, которое несет ответственность за подготовку, а подлинники вместе с выпиской из протокола о принятых решениях направляются в дело для подшивки в подразделение по исполнению.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

1) председатель или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

4) повестка дня;

5) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили).

В тексте протокола указывается основное содержание доклада либо выступления, а в случае если к протоколу текст доклада прилагается, то в протоколе делается сноска «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью.

При необходимости могут быть подведены итоги голосования.

Во время обсуждения высказывается особое мнение, которое может быть записано в текст протокола после соответствующего постановления (решения).

Также существует форма протокола, в которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

По окончании заседания протокол подписывается председательствующим и секретарем.

По каждой отдельной группе протоколов происходит их нумерация. Порядковые номера присваиваются протоколам на протяжении всего календарного года.

Однако могут присваиваться и составные номера. К таким протоколам относятся протоколы совместных заседаний, которые включают в себя порядковые номера протоколов организаций, участвующих в заседании.

Постановления, принятые на заседаниях, имеют следующую нумерацию: номера состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.