Михаил Рогожин - Типичные ошибки кадрового делопроизводства

Отметим, что до последнего времени данное требование соблюдалось некоторыми работодателями с превышением установленного срока уведомления. При этом ранее форма уведомления определялась работодателями самостоятельно, однако с вступлением в силу вышеуказанного постановления такая практика должна быть прекращена.

2.6.5. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу

В продолжение рассматриваемой процедуры работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о приеме на работу 73. Для подготовки проекта такого приказа (распоряжения) мы рекомендуем применять формы, представленные на рис. 2.11 и 2.12 74.

Содержание приказа (распоряжения) о приеме на работу должно соответствовать условиям трудового договора. Приказ (распоряжение) должен быть объявлен работнику под роспись в течение 3 дней со дня фактического начала работы. Как свидетельствует практика, наиболее характерными ошибками, сопровождающими издание приказов (распоряжений) о приеме на работу, являются следующие: несоблюдение установленных сроков издания; несоблюдение установленной формы документа; несоответствие содержания приказа (распоряжения) условиям трудового договора; отсутствие на приказе (распоряжении) отметки об ознакомлении работника.

Грубейшим нарушением является отсутствие у работодателя письменных приказов (распоряжений) о приеме на работу работников, с которыми заключены трудовые договоры 75.

2.6.6. Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Общий порядок выдачи работникам документов, связанных с работой (копий, выписок, справок и др.), определен ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Рис.2.11

Ошибки, допускаемые при выдаче указанных документов, как правило, связаны с несоблюдением отведенных на это сроков либо с ненадлежащим оформлением документов. Нарушением является и взимание с работников платы за выдачу документов, связанных с работой.

2.6.7. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку. Оформление трудовой книжки и страхового свидетельства

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работодатель обязан внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника 76. Если трудовая книжка у работника отсутствует, работодатель обязан оформить данный документ – при условии, что выполняемая в соответствии с трудовым договором работа является для работника основной и он фактически проработал у данного работодателя не менее 5 дней 77.

Работнику, не имеющему страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, работодатель обязан оформить такое свидетельство (порядок выдачи определен Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования 78и Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования) 79. Характерными ошибками, допускаемыми при оформлении свидетельства, являются следующие:

• несоблюдение установленных сроков;

• ошибки технического характера (опечатки и др.) в содержании анкеты застрахованного лица.

2.6.8. Постановка работника на воинский учет

Работники из числа военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу должны быть поставлены работодателем на воинский учет по месту работы. Порядок ведения воинского учета определен Инструкцией Генерального штаба Вооруженных сил РФ и соответствующими методическими рекомендациями 80. Характерными ошибками, допускаемыми при ведении воинского учета, являются:

• отнесение работников, подлежащих воинскому учету, к категории не подлежащих постановке на воинский учет;

• неверное заполнение сведений воинского учета в личной карточке работника (форма № Т-2) 81;

• несвоевременное сообщение сведений о работнике, подлежащем воинскому учету, в военный комиссариат (орган местного самоуправления).

3.1. Необоснованное изменение условий трудового договора без согласия работника

Как свидетельствует практика, наиболее серьезная ошибка, допускаемая кадровыми работниками при изменении трудового договора, – это выполнение соответствующих действий без предварительного получения согласия работника. Напомним, что в общем случае изменение трудового договора (его условий) допускается только с согласия работника, выраженного в письменной форме 82.

Наиболее показательна в этом смысле ситуация, предусматривающая изменение условия трудового договора о месте работы (перевод на другую работу).

Уточним, что в соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса РФ под переводом на другую работу понимается:

а) при продолжении работы у того же работодателя:

• изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он эту функцию выполняет;

• изменение местности, в которой работник выполняет порученную ему работу (перевод в другую местность вместе с работодателем);

б) при продолжении работы у другого работодателя:

• заключение нового трудового договора (с одновременным прекращением трудового договора по прежнему месту работы (см. ниже)) по просьбе работника либо с его согласия.

Во всех перечисленных случаях перевод допускается с письменного согласия (в одном из случаев – по письменной просьбе (см. выше)) работника, если – подчеркнем это – при этом не выявлены обстоятельства, предусмотренные ч. 2 либо 3 ст. 72.2 Трудового кодекса РФ (см. в этой связи рис. 3.1). При наличии вышеуказанных обстоятельств типичной ошибкой является перевод без письменного согласия работника на другую работу, требующую более низкой квалификации 83.

Рис.3.1

О переводе работника на другую работу работодатель обязан издать приказ (распоряжение) (см. рис. 3.2 и 3.3) 84. Неиздание такого приказа (распоряжения) следует полагать ошибкой, поскольку на работодателе лежит, помимо прочего, обязанность по учету данных, необходимых для своевременного и правильного начисления работникам заработной платы, а приказы (распоряжения) по кадрам, в том числе и о переводе на другую работу относятся к основным учетным документам.