Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

первая – изобретение письменности (то есть создание самой возможности документирования);

вторая – изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации;

третья – началась во второй половине XIX века и продолжилась в XX веке, когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов;

четвертая – началась в середине XX века с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [127, 154].

Характерными чертами современной, пятой , информационной революции являются развитие Интернета, создание глобальных телекоммуникационных сетей, разработка и применение новых технологий в сфере фиксации, обработки, хранения и передачи информации, развитие рынка услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий [108, с. 60]. Новые информационные технологии (ИТ) и электронный документооборот определяют современный технологический уклад.

По сути, каждая информационная и индустриальная революции порождают новый технологический уклад. Раньше (предыдущие столетия) на протяжении своей жизни человек существовал в рамках определенного технологического уклада. Начиная с третьей информационной революции, и особенно в современных условиях, среда существования стремительно меняется по мере распространения новых и постоянно развивающихся технико-технологических факторов.

На наш взгляд, в настоящее время мы являемся свидетелями нового этапа современной информационной революции или даже очередной революции. Принципиально новый качественный рывок связан с массовым применением мобильных средств связи, невиданными ранее функциональными возможностями мобильных устройств, «облачной» обработкой данных. Теперь, наряду со ставшими уже привычными возможностями общения по мобильному телефону, обмена SMS и медиафайлами, письмами по электронной почте, в наши дни в повседневный обиход вошли мобильный доступ в Интернет, мобильный банкинг, электронные государственные услуги и др. В управленческой сфере находят применение мобильные АРМ пользователей информационных систем и ресурсов. Дальнейшая глобализация, «облачные» технологии, управление «большими данными» (англ. Big Data) – приметы сегодняшней действительности. Спектр новых технологических решений постоянно расширяется, появляются новые технологии информационного взаимодействия, отношение к которым еще только формируется (например, блокчейн – англ. Blockchain , цепочка блоков транзакций), а регламентация возможности их применения в сфере управления еще предстоит [196]. Вместе с этим все более возрастает значение обеспечения информационной безопасности и защиты информации.

Социальные последствия современной информационной революции являются столь многогранными, что для их рассмотрения и решения возникающих проблем приходится оперировать категориями «информационное общество» и «информационная глобализация».

О бурном развитии информационных технологий свидетельствует и тот факт, что провозглашенная в начале XXI века (то есть совсем недавно не только по историческим меркам, но и даже по меркам человеческой жизни) третья за всю историю человечества индустриальная революция уже уступает место четвертой. Первую индустриальную революцию связывают с переходом от ручного труда к машинному, начиная с изобретения парового двигателя в XVII веке и практически до конца XIX века. Вторая индустриальная революция была связана с электрификацией и организацией конвейерного производства в XX веке. Третья революция базируется на переходе к возобновляемым источникам энергии в сочетании с внедрением компьютеров в производство, автоматизацией, замещением ставших за последние столетия традиционными централизованных моделей бизнеса распределенными структурами, горизонтальным взаимодействием.

Хотя третья индустриальная революция еще не исчерпала своего потенциала и ее реалии пока не распространились по разным странам мира, уже сформулирована и стала предметом международных дискуссий немецкая концепция «Индустрия 4.0» (четвертая индустриальная революция), также во многом связанная с развитием компьютерных технологий, изменением структуры производства и концепции занятости. Уже сейчас очевидно, что развитие технологий межмашинного взаимодействия (Machine to Machine ) и Интернета вещей (Internet of Things) создает новые возможности для функционирования предприятий и организаций. Кроме того, скоро многие окружающие нас в быту предметы научатся взаимодействовать друг с другом (к примеру, кофемашина сама будет готовить кофе после звонка будильника, в печке будет готовиться завтрак и т. п.).

Естественно также предположить, что сочетание современной информационной и индустриальной революций несет невиданные вызовы для экономик разных стран, в том числе и России. Как отмечает специалист в области инноваций и развития предпринимательства А. Комиссаров, «несомненно, технологическая революция ставит отечественную стратегию – 2030 в беспрецедентную зависимость от понимания мирового технологического ландшафта» [153].

Обратимся к любопытным примерам, приведенным в фундаментальной работе А.И. Смирнова [207, с. 8–9]. Так, по некоторым оценкам, за 50 тысяч лет существования человечества сменилось порядка 1600 поколений. Из них последние 800 – применяют огонь, 150 – осуществляют связь поколений с использованием письменности (в том числе 12 – через печатное слово), 2 – владеют атомной энергией, телевидением, лазерами, антибиотиками. И только одно, нынешнее поколение, применяет персональные компьютеры, космические технологии, телекоммуникацию.

Добавим к этому, что именно нынешнему поколению довелось на практике решать задачу внедрения и применения электронного документооборота.

Значение автоматизации документооборота в комплексе перспективных задач совершенствования управленческой деятельности отмечалось еще академиком В.М. Глушковым, идеи которого об автоматизации процессов управления предвосхитили будущее [118]. С начала 1980-х гг. предполагаемые компоненты «электронного офиса» («электронного учреждения») обсуждались зарубежными и отечественными специалистами [111]. Так, с современных позиций интересно обратиться к опубликованному в этот период прогнозу (приведен в [121] со ссылкой на немецкий журнал Wirtshaftswoche , 1982, № 3). Согласно этому прогнозу уже к 1990 году должны были произойти серьезные изменения в организации управления. Предполагалось, что вследствие развития компьютерных технологий 1/3 работников системы управления будет занята на вновь созданных рабочих местах, 1/5 – перейдет на другие рабочие места внутри организации, а 1/10 – будет вынуждена уволиться, так как им на смену должны будут прийти работники новых профессий. В их числе помимо специалистов по телекоммуникации, программистов, системных аналитиков была выделена позиция «организатор документооборота», отвечающий за организацию работы с документами с применением компьютерных технологий. Позволим себе заметить, что эти прогнозные оценки автору настоящей книги (во время выхода в свет указанной публикации – молодому специалисту) запомнились сразу и в некоторой мере повлияли на дальнейшие профессиональные ориентиры. Хотя в начале 1980-х годов указанный прогноз воспринимался практиками-управленцами как весьма радикальный и оправдался не во всем, последующее развитие информационных технологий в сфере управления (без привязки к конкретным прогнозным датам) действительно сопровождалось и сопровождается изменениями в организации управления, характере управленческих коммуникаций, структуре персонала и квалификационных требованиях к работникам. Вместе с тем сегодня уровень развития современных информационных технологий создает гораздо большие, чем это виделось прежде, возможности для совершенствования управленческих коммуникаций и системы управления в целом.