PC Magazine/RE - Журнал PC Magazine/RE №2/2012

В службе Office 365 объединены облачные версии четырех основных бизнес-продуктов Microsoft.

Экономия очевидна, если сравнить ежемесячные расходы на доступ к Office 365 с затратами на найм специалистов для построения единой коммуникационной системы и управления и обслуживания локальных серверов Exchange и SharePoint. Существуют тарифные планы разного масштаба – от малого предприятия до крупной компании. Более крупные организации с сетями Windows могут перенести Active Directory и информацию домена в Office 365.

Для администрирования Office 365, особенно компонентов Exchange и SharePoint, по-прежнему требуется определенный уровень знаний о доменах Windows и системном администрировании; пока не каждый работник может немедленно начать работу с продуктом, по крайней мере что касается версии для крупных компаний.

У Office 365 два интерфейса: один для администраторов и другой для клиентов. Администраторам, регистрирующимся в службе, предоставляется удобный контрольный список первоочередных задач. После первой регистрации в службе администраторы могут указать пользователей и назначить им роли, например Billing Administrator (администратор выставления счетов), Global Admin (глобальный администратор) или Password admin (администратор паролей). Пользователей можно вводить группами через CSV-файл (чтобы быть уверенным в том, что CSV-файл правильно отформатирован, можно загрузить эталонный файл).

В процессе первой регистрации создается домен для учетной записи пользователя. Домен полностью функционален, может работать с электронной почтой и использоваться для построения сайтов SharePoint и общедоступных Web-узлов. Если у компании уже есть зарегистрированный домен, можно ределегировать его для использования в Office 365.

Пользователям назначаются лицензии. В моей демонстрационной версии настройка заключалась в назначении пользователям плана Microsoft Office 365 Plan E3 (лицензии для Office Professional Plus, Lync Online, Office Web Apps, SharePoint Online и Exchange Online) или плана Microsoft Office 365 Plan K2 (Office Web Apps, SharePoint Online Kiosk и Exchange Online Kiosk).

Администраторы Exchange по достоинству оценят имеющуюся в Office 365 функцию переноса локальных почтовых ящиков Exchange в Office 365 с учетом их размера и среды электронной почты.

Для полной реализации возможностей Office 365 компания Microsoft рекомендует установить локальный экземпляр Office 2010, поскольку Office 365 проектировался в расчете на тесное взаимодействие с Office 2010. И эта цель достигнута. Например, пользователи Office 2010 Professional Plus и Office 365 могут добавить на ленту прикладных программ Office ярлык для публикации документов в библиотеке SharePoint.

Пользователи с базовой подпиской без Office Professional Plus получают Microsoft Word Starter 2010, Excel Starter 2010, Upload Center, Picture Manager и Microsoft Office Starter To-Go Device. Starter-To-Go копирует программы Office Starter на флэш-устройство USB. Upload Center используется для управления передачей файлов Office на Web-серверы.

Word Starter не располагает расширенными функциями, такими как составление оглавлений, отслеживание изменений и защита документов. В Starter Excel отображается реклама (выглядит странно в электронной таблице).

Для ИТ-администраторов наиболее важные компоненты Office 365 – Exchange Online и Outlook. Администраторы могут детально управлять сервером Exchange Online – по гибкости сетевого управления он практически не уступает локальному серверу Exchange. Можно управлять почтовыми ящиками (назначая пределы использования), архивацией, системой подсказок (MailTips), интеграцией телефонной и голосовой связи и другими задачами Exchange, такими как организация групп рассылки и добавление внешних контактов в адресную книгу компании.

Администраторы могут также добавлять пользователей к группам ролей управления. Одна из таких групп – Discovery Management (Управление обнаружением); ее члены (например, сотрудники, следящие за юридической чистотой) имеют право выполнять поиск в почтовых ящиках с применением особых критериев. Члены группы Help Desk (Служба поддержки) могут просматривать индивидуальные конфигурации и управлять ими, просматривать получателей в Exchange, менять пароли и настраивать параметры пользователей.

В Exchange Online есть несколько отчетов аудита и почтовых правил на стороне сервера. Кроме того, можно дополнить Exchange интерактивной защитой Forefront, которая обеспечивает подготовку списков безопасных IP-адресов и отслеживает сообщения по периметру сети и соблюдение политик электронной почты. Пользователь может настроить из Exchange единые параметры обработки сообщений, в том числе задать формат телефонных номеров в организации.

Трудно найти какие-либо важные функции Outlook 2010, которые отсутствовали бы в Web-приложении. Exchange Online располагает той же функциональностью, потрясающим пользовательским интерфейсом и развитыми возможностями управления почтовыми ящиками на уровне пользователя.

Lync, сравнительно новый клиент Unified Communication (объединенных коммуникаций), обеспечивает мгновенный обмен сообщениями, «присутствие» и совещания в сети, а также проведение голосовых и видеоконференций. На самом деле, Lync не представляет собой Web-службу, поскольку выполняется как настольная программа, но он тесно интегрирован с Outlook. В частности, можно задавать расписание встреч одним щелчком мыши, как в Communicator Mobile. В Lync Server 2010 имеются также функции, похожие на традиционные службы аудиомоста, в том числе тональный набор номеров телефонной сети общего пользования (PSTN).

Видеоконференции – один из наиболее мощных компонентов. В Lync 2010 можно увидеть видеопанораму зала совещаний или местности (при условии, что имеются камеры, поддерживающие эту функцию). Если в видео– или Web-конференции участвует несколько человек, то Lync 2010 обнаруживает выступающего в данный момент участника и показывает его в видеоокне. Среди инструментария для организации совещаний – лекционная доска и совместное использование Рабочего стола и прикладных программ. Пользователи могут записывать совещания.

Администраторы могут организовать сайты SharePoint для работы внутри компании и публикации документов, блогов, дискуссий на форуме и т. д. SharePoint Team Sites – способ обмена документами и совместной работы пользователей над ними. Это отличный инструмент для управления документами в библиотеках с последующим предоставлением разрешений другим пользователям, с которыми вы обмениваетесь данными и работаете в соавторстве.

Я работала с Office 365, начиная с бета-версии, и в целом впечатление было хорошим (особенно от Lync и Exchange). Но компании Microsoft есть что улучшить. Администрирование в SharePoint должно быть таким же интуитивно понятным и хорошо организованным, как в Exchange. Желательно было бы и улучшить документацию Office 365: хотелось бы точно знать, почему все еще нужен настольный клиент Office. Если функциональность Outlook Web App столь широка, то почему нельзя иметь такой же мощный набор функций в остальных Web-приложениях?