Алексей Рязанцев - Ментальные карты для бизнеса

2. Простота понимания и доступность использования.Чтобы начать применять ментальные карты в бизнесе или жизни, вам не надо получать специфичных профессиональных навыков, штудировать тома литературы по данной теме, нанимать внешних специалистов, неделями осваивать технологию, а затем месяцами обучать ею персонал. Процесс создания данных карт прост, а изложенная подобным образом информация воспринимается интуитивно. Поэтому результат их использования виден сразу.

Итак, где можно использовать ментальные карты в бизнесе?

1. Разработать инструкции для персонала по выполнению задач.

Наличие выполняемых инструкций – это важный момент в ведении бизнеса. Если задача имеет пошаговый план выполнения, то исключается человеческий фактор. Работник не будет делать так, как считает нужным. Он будет делать так, как надо, следуя инструкции, доказавшей свою результативность. Это в разы увеличивает качество работы персонала и исключает расхождения в понимании процесса достижения результата, а также сокращает время на обучение и адаптацию нового персонала.

2. Разработать организационную структуру организации.

Она демонстрирует иерархическую лестницу вашей компании, все отделы и тип взаимодействия между ними. Организационная структура необходима для отражения внутренней структуры вашего бизнеса. Если у вас большая компания, структура будет довольно разветвленной и массивной. Формировать ее в форме ментальной карты значительно удобнее, а время менее затратно, чем на нескольких листах MS Word.

3. Разработать или оптимизировать функциональную модель.

Функциональная структура описывает роли всех сотрудников – от генерального директора до обслуживающего персонала и их функции. Отразив ее такой, какой она действительно является, вы поймете, как ее оптимизировать. Аналогично организационной структуре, прорисовывать ее в виде ментальной карты проще, чем в MS Word.

4. Описать бизнес-процессы компании.

Описание процессов позволит вам достигнуть их стандартизации независимо от места их реализации и опытности сотрудника. То есть таким образом вы исключаете влияние человеческого фактора на процесс, а также приучаете персонал к самостоятельности. Вас как руководителя будут меньше беспокоить, так как для каждого типичного процесса или задачи есть описание и план действий. Кроме того, описанные бизнес процессы – это отличный фундамент для расширения, открытия филиалов или упаковки франшизы, поскольку все структурные подразделения будут предоставлять одинаковый сервис и типично действовать в сходных ситуациях, тем самым «держа марку» вашей компании.

5. Организация планерок и совещаний.

Исходя из моей консалтинговой практики, большинство компаний вообще не проводят планерки. А если они и есть, то нерегулярные и затянутые: многие сотрудники их не посещают, а те, кто посещает, на них «спят». Проводить качественные и продуманные планерки и совещания также можно с помощью ментальных карт. Таким образом, сотрудники будут заранее знать повестку совещания, готовить предварительно вопросы и предложения. Благодаря этому вы перестанете узнавать о насущных вопросах в момент самого совещания и переносить в связи с неподготовленностью их разрешение на следующую планерку. Это экономит время и увеличивает эффективность бизнеса.

6. Мозговой штурм.

Метод решения задач и поиска альтернативных решений методом мозгового штурма сам по себе эффективный и увлекательный. Вы организуете рабочую группу, которая прорабатывает конкретную задачу, штурмуя ее своими творческими идеями. Одно из правил его проведения – это запись всех, даже на первый взгляд абсурдных, мыслей. Конечно, делать это можно традиционно, на бумаге. Однако я рекомендую осваивать современные технологии. Тем более что программное обеспечение Mind Manager, которое более подробно рассматривается в последующих главах книги, предусматривает специальный режим для мозгового штурма. Благодаря чему записи получаются яркими и структурированными, а также смогут легко корректироваться, исправляться и редактироваться.

7. Организация стратегических планов компании на 1–3 года, а также краткосрочных – на 12 недель.

Ставить цели важно не только в жизни, но и в бизнесе.

Зная, куда идти в развитии бизнеса, вам будет значительно проще достигнуть результата. Стратегический план – это фундамент для успешной деятельности компании. Это представление того, какой вы хотите видеть компанию через 1–3 года. С его помощью вы сможете спрогнозировать возможные риски, а значит, подготовиться к их устранению, выявить потенциал для развития, продумать и структурировать свои действия в нестандартных ситуациях, рационально распределить ресурсы, улучшить процесс управления компанией и достигнуть фактических результатов, максимально приближенных к плановым.

На основе стратегических планов развития компании строятся краткосрочные. Я предлагаю формировать их на 12 недель. Почему? Дело в том, что мозг «чувствует» долгосрочную перспективу только на 12 недель, все, что выходит за эти рамки, кажется, что случится очень не скоро и можно отложить задачи. Краткосрочные планы учитывают состояние дел на рынке, позиционирование вашей продукции на нем, место компании среди конкурентов и т. д. Краткосрочные планы – это маленькие шаги для достижения стратегической цели.

8. Скрипты продаж и схема продаж (там, где скрипты не работают).

Скрипт – это пошаговая инструкция разговора менеджера с клиентом. Они разрабатываются персонально для каждой компании, исходя из специфики бизнеса, имеющего место сервиса, портрета целевого потребителя и т. д.

Их наличие также стандартизирует процесс работы с клиентом. Вы можете иметь десятки филиалов и в каждом из них одинаково будут общаться с клиентом. Также работающие скрипты снижают требования к квалификации персонала, так как менеджеру нужно просто читать с листа.

При этом он не упустит никакой блок процесса продаж, будь то выявление потребности, допродажи, закрытие на сделку и т. д. Скрипты также снимают вопрос зависимости компании от «звездных» менеджеров и существенно ускоряют процесс обучения и адаптации новых сотрудников.

Однако существуют направления бизнеса, где скрипты продаж не работают, потому что сделать диалог менеджера и клиента шаблонным в силу ряда причин невозможно.

В данном случае необходимо использовать схему продаж. Она не содержит сценарий разговора, а лишь фиксирует его этапы. При невозможности внедрения скриптов это наилучший вариант стандартизации процесса продаж.