Владимир Первушин - Неделя начинается с субботы. Сказка для менеджеров младшего возраста

Неожиданный звонок застал Сергея в тот момент, когда он в очередной раз изучал Корпоративный кодекс института в части проектного управления, пытаясь найти в нем что-то, что может помочь ему в дальнейшей карьере.

– Вас пригласили на заседание Высшего Проектного Комитета, ВПК, которое будет в кабинете Директора, – голос Секретарши директора НИИ Ме вывел его из задумчивости.

Сергей на совещание пошел с начальником ОТЛУП (Отдела линейного управления проектами). По пути к кабинету АКИНа тот рассказал интересную историю.

– Говорят, Секретарша директора рассылает приглашения и распоряжения АКИНа до того, как он их озвучит, причем они всегда совпадают с теми распоряжениями, который позднее делает сам Директор. Т.е. она обладает фантастическим даром делать удивительно точные прогнозы. Но этот дар пришел к ней не сразу. Произошло это следующим образом.

Сказка-быль «Прогноз времени завершения проекта», рассказанная начальником ОТЛУП

Инновационная компания Silicon Innovation (SiliCo), имеющая в своем представительстве в Манагерии несколько десятков РазМенов (Разведывательных Менеджеров), занималась поиском перспективных технологий чапаления. Ее специалисты нашли в Патентном ведомстве Манагерии 85 патентов (примерно 1000 страниц текста с формулами). Эти патенты надо было перевести на язык компании SiliCo. Если бы этот объем работы был запланирован на год, вряд ли возникла необходимость использования каких-либо специфических методов управления проектами при выполнении этой работы: можно выдавать 1—2 переводчикам по 5—10 страниц в день и вести учет. В этом случае какие-либо риски отсутствуют. В данном случае сроки были жестче: перевод патентов необходимо было выполнить за полтора месяца. Компания SiliCo обратилась в НИИ Ме с просьбой помочь с этой проблемой. Очень важным требованием являлось выполнение работы точно в срок – материалы необходимо было отправить самолетом не позднее заранее известной даты – если опоздал, то работа теряла смысл, а значит исполнитель не получил бы оплату за выполненную работу. Сотрудники НИИ Ме проанализировали свои возможности и согласились выполнить работу. Были определены: стоимость работы, количество необходимых переводчиков, срок работы, т.е. подготовлено обоснование проекта. Однако, Заказчику показалась завышенной стоимость работы и было решено поручить ее специализированному переводческому бюро. Сотрудники SiliCo начали переговоры с несколькими переводческими бюро по условиям выполнения работы. Однако переводческие бюро одно за другим отказывались от этой работы – в самом деле, сложный технический текст, отсутствие переводчиков, понимающих терминологию данной предметной области, а полтора месяца – очень жесткий срок. Шло время. Когда до требуемого срока оставалось семь дней (!), компания SilCo снова обратилась в НИИ Ме с просьбой организовать перевод патентов. Совершенно ясно, что риски проекта возросли многократно, как и сложность работы. Если при отсутствии ограничений по времени проблем с выполнением работ не возникало, как и с организацией работы, то при таком жесточайшем сроке завершения проекта было не обойтись без специфических методов управления.

Для того, чтобы успеть в срок, была проведена структуризация проекта и разработана система прогноза развития проекта с использованием Exel, входящая в состав системы управления временем проекта. Ежедневно руководитель проекта должен был определять ожидаемую дату завершения проекта в зависимости от того, сколько переводчиков пришло в этот день и какой объем работ выполнен.

При анализе возможности выполнения работы в крайне сжатые сроки было учтено следующее. Известно, что технический текст переводчики в среднем переводят со скоростью около 7 страниц в день. Учитывался также тот факт, что многие переводчики, желая заработать, возьмутся за нее, а посмотрев дома текст, поймут, что текст технически сложный, требует знания специфической терминологии, поэтому перевести его не смогут. При этом большинство из них «забудет» предупредить заказчика (НИИ Ме) о том, что работа не будет сделана. Процент таких отказов был определен в 30%, т.е. был весьма высоким.

Поскольку в НИИ Ме свободных Менеджеров в данный момент не оказалось, работа была поручена Секретарше Директора, которая славилась своей точностью и исполнительностью. Она все выполнила в точности с расписанным Бизнес-процессом и проект был успешно завершен. Что интересно, она никак не может объяснить, почему у нее получилось. Просто работала, – объясняет она.

– Тебе полезно изучить эту задачу, чтобы научиться строить систему прогноза времени завершения проекта, – сказал начальник ОТЛУП. – Советую почитать статью в газете «Инномер», номер, кажется, 3—17.

По пути к кабинету Директора НИИ Ме, Сергей понял из разговоров направлявшихся туда же сотрудников, что АКИН проводит расширенное совещание Высшего Проектного Комитета (ВПК), который должен принять некоторые важные решения по проектам развития НИИ Ме. Проектный Комитет осуществляет формирование программ портфелей и годового реестра проектов института, мониторинг и интегральную оценку успешности реализации проектов, защиту стратегически важных для НИИ Ме проектов, поддержку и развитие деятельности Проектного Офиса.

За разговором они подошли к кабинету АКИНА. На дверях кабинета АКИНа вместо ожидаемой таблички «Директор» висела другая:

« Человек, который говорит, что это невозможно сделать, никогда не должен мешать тому, кто это делает».

Зайдя в кабинет АКИНа, Сергей с любопытством огляделся. Об этом кабинете ходили невероятные слухи. Вся обстановка кабинета содействовала творчеству. Так, например, некоторые говорили, что каждый предмет в кабинете может повысить управленческий потенциал Манагера. Многие рассказывали о том, как проблема, бывшая ранее неразрешимой, в кабинете АКИНа чудесным образом находила решение, причем сам АКИН этому внешне никак не содействовал. Некоторые Манагеры, исчерпавшие свой творческий потенциал, рассчитывали на то, что в кабинете АКИНа они смогут подлечить творческую ауру. Рассказывали, что АКИН только загадочно улыбался, слыша такие байки.

Прямо напротив входа в простенке между окон висел плакат, на котором бросались в глаза крупные строки «Вы не менеджер!». И только присмотревшись, можно было прочитать весь текст.

Тест на звание менеджера