Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Населенные пункты в нашем регионе расположены очень далеко друг от друга, и водители должны уметь самостоятельно ремонтировать автомобиль в полевых условиях. Поэтому программа обучения водителей обязательно должна включать занятия по устройству автомобиля.

Первый, непонятный, вариант сообщает лишь о том, что имеется какая-то необходимость. Второй, понятный, говорит, что пункты расположены, водители должны уметь, а программа должна включать.

Выходит, что в понятном тексте главные члены предложения рассказывают историю, а в непонятном скрывают ее за обтекаемыми формулировками. В понятном тексте они конкретны, в непонятном — размыты, обезличены, обобщены. В понятном мы пишем, что «жильцы перевозят вещи за свой счет», а в непонятном что «перевозка вещей осуществляется за счет жильцов».

В этом месте меня обычно спрашивают: «А куда отнести вариант «Жильцы ОСУЩЕСТВЛЯЮТ перевозку»?» Хороший вопрос. И чтобы на него внятно ответить, надо вспомнить, что такое глагол. Глагол обозначает действие предмета. И для наших писем будет лучше, если одному действию будет соответствовать один глагол — например, «сделал», «допустил», «принес», «сказал» и т. д. В составном сказуемом «осуществляют перевозку» к глаголу «осуществляют» добавляется довесок «перевозку». Этот довесок забирает весь смысл, оставляя глагол пустым.

Читатель нашего предложения в поисках действия «тянется» за глаголом — и понимает, что жильцы что-то осуществляют. Но что именно? Чтобы ответить на этот вопрос, приходится продолжать поиск, то есть затрачивать дополнительные усилия. Если такие усилия требуются в одном-двух предложениях во всем тексте, не беда, а если в большинстве, то мы опять получаем трудный для восприятия текст. Значит, таких неполнозначных глаголов лучше избегать, чтобы не вносить лишней путаницы и не утяжелять фразы.

Какая же у нас получается программа-максимум? Если нам нужны действительно понятные тексты, то подлежащие и сказуемые в этих текстах нужно делать конкретными и информативными. И если мы говорим о действии, то суть этого действия в сказуемом должен передавать глагол.

Чтобы показать этот принцип в действии, немного перефразируем строчку из знаменитого стихотворения Агнии Барто «Идет бычок, качается».

А какова тогда программа-минимум? Подлежащие и сказуемые в наших текстах в принципе должны быть! Вы не обратили внимания, что во всех наших понятных текстах главных членов предложения больше, чем в непонятных? Вот результаты подсчетов.

Между количеством главных подлежащих-сказуемых и понятностью текста видна явная связь. И неудивительно. Попробуйте разобраться в нижеследующем предложении.

При наличии надежды на возможность хотя бы редкого, не чаще одного раза в неделю, Вашего присутствия в нашей деревне вышеуказанного удалось бы избежать».

Вы, конечно, справитесь с этой задачей, но сначала вам придется продраться через глухой текст, в котором никаких героев и действий нет. И вряд ли вам это понравится.

Между тем подобных пассажей в деловой переписке хоть отбавляй. Деловое письмо у многих прочно ассоциируется с длинными деепричастными оборотами.

Учитывая многолетнее и плодотворное сотрудничество наших компаний в направлении обеспечения населения услугами удаленных коммуникаций…».

Никаких главных членов предложения в таких монстрах нет — и читающий подобные фразы с ходу спотыкается. Лучше уж сокращать эти пассажи или превращать их в придаточные предложения, где хоть кто-то что-то делает:

Учитывая, что наши компании давно и плодотворно сотрудничают, обеспечивая население услугами удаленных коммуникаций…».

Хорошо, допустим, с главными членами предложения все в порядке. На что еще важно обратить внимание? Возьмем два варианта письма про визу. Нашим правилам соответствуют оба — разница только в порядке слов.

Турагентство изменило процедуру приема и проверки документов, чтобы избежать неприятных ситуаций, когда туристы оплачивают тур, а затем получают от посольства отказ в визе.

Во избежание неприятных ситуаций, когда туристы оплачивают тур, а затем получают от посольства отказ в визе, турагентство изменило процедуру приема и проверки документов.

Казалось бы, варианты должны быть одинаково понятны, но на деле первый понятнее второго! И, как ни странно, все дело снова в принципе дерева. В обоих предложениях есть несколько пар подлежащее-сказуемое, и эти пары не равнозначны. То, что турагентство изменило процедуру, важнее, чем то, что туристы оплачивают тур и не получают визу. Согласно нашему принципу дерева читатель должен сначала узнать о турагентстве, а уж потом о туристах — во втором же варианте все происходит наоборот. Так что наши правила ясности можно дополнить еще одним требованием: предложения должны начинаться с самого главного, а не со второстепенных деталей.

А теперь представьте себе работу каменщиков. Нашим каменщикам нужно сложить стену из гранитных блоков.

Блоки сами по себе хороши: в них нет ни трещин, ни посторонних вкраплений — но, чтобы стена вышла прочной, их нужно еще подогнать друг к другу. Точно так же, выстраивая текст, мы подгоняем друг к другу предложения. Возьмем, например, такой фрагмент:

Ателье «Золушка» предлагает женские пальто и шубы, сшитые по авторским моделям. Талантливые молодые дизайнеры разрабатывают эти модели.

Сами предложения хороши, но при переходе от первого ко второму мысль спотыкается: мы не понимаем, при чем тут молодые дизайнеры. Чтобы убрать эту словесную подножку, подгоним второе предложение к первому:

Ателье «Золушка» предлагает женские пальто и шубы, сшитые по авторским моделям. Эти модели разрабатываются талантливыми молодыми дизайнерами.

Или:

Ателье «Золушка» предлагает женские пальто и шубы, сшитые по авторским моделям. Эти модели разрабатывают талантливые молодые дизайнеры.

Смысл нашей подгонки в том, чтобы между предложениями возникла связь. Создать эту связь можно одним из двух способов. Эти способы удобнее всего рассмотреть на примере известного стишка: