Максим Дорофеев - Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо

8. Отключите лишние (если есть сомнения — отключайте все) фильтры входящей почты. Беда фильтров и автоматических сортировщиков входящей почты заключается в том, что они на ровном месте создают из одного инбокса несколько. Исключения составляют фильтры для справочной информации (класса входящей почты, которая практически никогда не содержит в себе задач) или если вы используете шаблонное решение экономии масштаба (см. параграф 5.1).

9. Создайте периодическую задачу для обработки старых входящих с формулировкой вида: «Посвятить десять минут обработке входящих из моего старого инбокса». В описании этой задачи запишите список всех источников входящих. Эту задачу можно будет удалить, когда вы обработаете все старые входящие и там не останется ничего, что появилось там раньше вчерашнего дня. Не пытайтесь разгрести все входящие за один шаг — это будет очень прокрастиногенная задача. Используйте метод маленьких шагов — систематически делайте лучше, чем было до этого, тогда вы очень быстро все очистите. Обязательно ограничивайте время выполнения этой задачи сверху (например, при помощи метода помидора, см. параграф 3.7.3).

10. Создайте задачу на еженедельный обзор системы (по желанию и на ежедневный). В описание задачи перенесите соответствующий чек-лист, за основу возьмите список контрольных вопросов из соответствующих пунктов параграфа 3.6. Если ваши приемники входящих пока еще не пусты, уберите из чек-листов периодических обзоров пункт про их очистку, лучше выполняйте очистку содержимого инбоксов в рамках отдельной задачи.

11. Отключите оповещения о новой электронной почте (на рабочем компьютере, смартфоне, часах и всех тех устройствах, на которые с момента написания этой книги догадаются выводить оповещения). Опасайтесь короткого замыкания через обезьяну (см. параграф 3.7.1).

12. Обработайте содержимое черновиков писем.

13. Отпишитесь от ненужных почтовых рассылок.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы по освоению техники, смело задавайте их на форуме: forum.mnogosdelal.ru

Как я уже говорил, б о льшую часть правил и рекомендаций вам придется подстраивать под себя методом проб и ошибок, внимательно наблюдая за собой. В этом разделе я покажу самые популярные «точки регулировки» техники из этой книги, чтобы вы представляли, что и в какой степени можно варьировать и где находится та грань, за которой вы практически наверняка отстрелите себе ногу.

Можно:

• «Размазать» выполнение еженедельного обзора по неделе. Например, приводить в порядок список задач по понедельникам и просматривать список проектов по средам.

Нельзя:

• Не иметь отдельной периодической задачи на еженедельный обзор (или какого-то иного способа, позволяющего без затрат мыслетоплива понять, проводился ли на этой неделе обзор).

• Забивать на обзор со словами «А список задач я и так каждый день проглядываю». Еженедельный обзор — это не только просмотр списка задач.

Можно:

• Проводить обзор более одного раза в день

• Проводить обзор утром, вечером, днем…

• Часть обзора проводить вечером, часть — с утра.

Нельзя:

• Проводить обзор в режиме «как получается» и называть обзором спонтанные заглядывания в список задач.

Можно:

• Вместо инфинитива использовать повелительное наклонение (вместо «Написать» — «Напиши») или совершенную форму (вместо «Позвонить» — «Позвонил»).

• В формулировке использовать идентификатор проекта или имя человека. Например: «Вася Иванов: позвонить и спросить про отчет».

Нельзя:

• Использовать глаголы, подразумевающие неопределенные затраты мыслетоплива (придумать, проанализировать, изобрести).

• Использовать формулировки без глаголов (даже если «и так понятно»).

Можно:

• Иметь два списка задач (личный и рабочий). Можно, но с должной осторожностью. Ситуация с наличием двух списков задач тем безопаснее, чем более четко установлено, в какой момент и каким списком надо пользоваться. Идеальный вариант: с 9:00 до 17:00 мы работаем в подземном бункере без доступа к домашним делам, а на поверхности у нас нет доступа к рабочим.

• Использовать для списка задач не смартфон, а блокнот (будут отдельные сложности с отслеживанием периодических задач, но эти сложности решаемы).

• Использовать два списка задач (личный/рабочий, но при условии, что б о льшую часть времени по каким-либо внешним причинам мы можем выполнять задачи только из какого-то одного списка).

Нельзя:

• Держать список задач в голове.

• Иметь больше одного списка задач и вести их так, что вы не сможете в любой момент без дополнительных размышлений сказать, из какого списка можно и нужно делать задачи прямо сейчас.

Можно:

• Разбирать почту фильтрами по папкам, если она заведомо является справочной информацией или если в вашем списке задач есть периодическая задача на разбор этих папок. Настоятельно рекомендуется при фильтрации сбрасывать флаг «не прочитано», чтобы лишний раз не дразнить обезьянку возрастающим количеством непрочитанных входящих.

• При разборе входящих заводить отдельные задачи «ответить такому-то».

Нельзя:

• Реагировать на каждое прилетевшее письмо, как только оно прилетело (в том числе и на спам).

• Создавать очередной приемник входящих и не иметь повторяющейся задачи (или пункта чек-листа в повторяющейся задаче) для очистки этого приемника.

Можно:

• Ставить напоминалки там, где они будут сигналом к немедленному действию (яйца сварились, и пора их вынимать, пора все бросать и начинать собираться, пора бежать на встречу).

• Ставить уведомления там, где они будут меньшим злом (лучше знать, что, когда придет письмо от близкого человека — комп об этом проорет, и спокойно работать, чем каждые пять минут проверять почту в ожидании этого письма).

Нельзя:

• Ставить напоминалки и уведомления, на которые не нужно реагировать в момент их прихода.

• Ставить оповещения обо всем подряд.

• Ставить на оповещения противный звук.

Можно:

• Нагребать на день меньше задач, чем можно сделать, — и потом либо отдыхать, либо набрать еще из недельных.

• Нагребать на день больше задач, чем можно сделать, — при условии, что:

• есть внятный алгоритм, как понять, какую задачу делать следующей;