Виктор Шапарь - Современный курс практической психологии, или Как добиваться успеха

Когда беседа уже назначена, нужно составить план ее проведения. Первая задача – определить стоящие перед нами цели. Следующий шаг – разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Подробный план беседы представляет собой четкую программу действий по подготовке и проведению конкретной беседы.

Поскольку указанные планы преимущественно основываются на прогнозах и оценках, от нас требуется в известной мере склонность к абстрактному мышлению и комбинаторике, богатое воображение, а это, конечно, свойственно далеко не всем. Поэтому вполне понятны ошибки, недосмотры и нежелание большинства людей составлять планы бесед. Мы на каждом шагу сталкиваемся с тем, что составление планов и подготовка осуществляются не полностью, формально, поверхностно или вообще не ведутся. Цели переговоров подчас вообще не разрабатываются.

Сбор материала– не очень приятная работа, связанная со значительными затратами времени. Но это один из важнейших видов деятельности в подготовке беседы. Сюда входят поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, аналитических исследований, публикаций, официальных данных и т. п.), определение критериев отбора материала, сбор информации и т. д.

При этом целесообразно сразу же дополнять собственные материалы примечаниями, поскольку подобные записи могут помочь на последних этапах подготовки беседы.

Объем необходимых материалов во многом зависит от общей информированности, широты подхода к проблеме, уровня профессиональных знаний, находчивости, а самое главное – заинтересованности в работе и настойчивости. Любая небрежность или пассивность снижают эффективность подготовки беседы.

Отбор и систематизация материалов определяются целями беседы. Фактически это продолжение фазы сбора материалов. Из собранного материала нужно отобрать только то, что имеет существенное значение для подготовки и проведения беседы. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу и другие примеси, прежде чем приступить к плавке. Кроме того, отобранный материал нужно привести в систему, продуманно сгруппировать факты, цифры и информацию.

Анализ собранного материалапозволяет определить взаимосвязи явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино. Что это означает? Практически это означает, что имеющиеся и уже систематизированные данные нужно перепроверить и распределить по времени и месту их сообщения (логистика беседы). Как этого добиться? В этих целях рекомендуется сосредоточиться на одной мысли, представить себе собеседника, соотнести то, что собираемся ему сообщить или объяснить, с тем, чего мы хотим или должны достичь в данной беседе. Поэтому важно тщательно, не торопясь выделять наиболее существенные идеи, пусть они и усваиваются постепенно.

Важно понять, что даже подготовленную беседу мы не можем подобно фокуснику «извлечь из шляпы». Мы должны в течение известного времени держать ее в голове.

Разработка рабочего плана беседы– это первая попытка увязать собранный материал, свои идеи и рассуждения, выдвинутые задачи и требования в единое целое, которое будет включать окончательный порядок изложения, представленный в общих чертах еще на этапе разработки плана, и первое определение значимости каждого из элементов. Затем они наполняются содержанием; систематизированный материал раскладывается «по ячейкам» структуры беседы, а сами они увязываются между собой. Дальше нужно стереть, уничтожить искусственно созданные границы между отдельными частями изложения, сложившиеся на начальных этапах подготовки, и представить как можно более полную картину будущей беседы.

И наконец, полученные в ходе подготовки результаты нужно дополнить предварительным текстом, состоящим из главных понятий и слов, связав которые можно получить основную мысль изложения. Предварительный текст – рабочий план беседы – должен быть наглядным, ключевые слова – легко читаться, бросаться в глаза, так как они представляют собой опору, на которой держится все здание нашего изложения. На этом этапе, как правило, рабочий план очень обширен.

Наиболее важные моменты нужно зафиксировать на бумаге. Также следует без сокращений записать особенно удачные формулировки и вставить в предварительный текст. Затем нужно выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания, цветовой маркировки, обозначения особыми знаками (стрелочками, заштрихованными квадратиками, кружочками), буквами различной высоты. Таким образом можно придать рабочему плану законченный вид.

Продолжением рабочего плана является стилизация основной части беседы, устная или письменная. Стилизацию начальной и завершающей частей беседы желательно выполнять после стилизации основной части, потому что и начало, и завершение беседы тесно связаны с основной частью и во многом зависят от ее содержания, формы и результатов.

Сама стилизация является технической работой, более глубокой детальной разработкой рабочего плана с включением в него конкретных предложений и разговорных формулировок. Разумеется, важные моменты следует записать полностью, так как только на бумаге можно наглядно увидеть свои рассуждения и оценить их критически. Некоторые авторы, разрабатывающие приемы ведения бесед, рекомендуют при стилизации пользоваться диктофоном. Это особенно полезно людям, не владеющим техникой корректного ведения беседы и не являющимся искусными ораторами. Использование диктофона не ограничивает скорость записи собственных мыслей и формулировок и снимает психологический барьер, присущий каждому из нас, по отношению к чистому листу бумаги, т. е. подсознательный страх, что написанное будет выглядеть недостаточно умным.

Начальная и завершающая части переговоров разрабатываются одновременно; важно суметь «распахнуть двери» себе и собеседнику для проведения эффективной беседы и привести ее к желаемому результату. Здесь нужно проявить деликатность и, конечно, не терять связь между началом, серединой и окончанием беседы – они не должны выглядеть обособленными, независимыми частями. К этому требованию мы часто подходим формально или вообще не обращаем на это внимания, что снижает наши шансы на успех.

По окончании оперативной подготовки беседы производится проверка проделанной работы. Здесь нужна окончательная шлифовка, последняя риторическая доработка. Фактически это полировка нашего творения, подгонка его деталей, что может иметь исключительное, зачастую решающее значение. При этом особое внимание нужно обратить на ключевые фразы в отдельных частях изложения. Не придали ли мы лишний вес какому-либо факту? Также важно учесть длительность изложения. Можно ли пойти другим, более коротким путем? Нет ли в нашем тексте мест, которые кажутся слишком растянутыми или недостаточно убедительными?