Людмила Сарычева - Пиши, сокращай

.

Благодарим Оксану Ильяхову, Александра Сарычева, Надю Поминову и Катю Ивкину за помощь, критику и терпение.

1. Сила — в правде

2. Смысл важнее формы

3. Чем проще — тем лучше

4. Пишите, как для себя

5. Читайте вслух

6. Приводите примеры

7. От простого к сложному

8. Пользу- вперед

9. Поставьте заголовок

10. Уважение и забота

Каждый год летом у нас в домах отключают горячую воду. Однажды утром ты просыпаешься, ползешь в душ, открываешь оба крана, и тебя окатывает ледяной водой. Так начинаются две недели тазиков, ковшиков и кастрюлек на плите. Суровое постсоветское лето. В день, когда нам отключают воду, в подъезде появляется вот такое объявление:

ВНИМАНИЕ!

В связи с плановым проведением диагностических и ремонтных работ в летний период горячее водоснабжение в вашем доме будет отключено с 1.05 по 13.05.

Администрация

В этом объявлении много слов, оно звучит официально и выглядит важно. Его составил сотрудник Мосгортепла или управляющей компании: открыл «Ворд», написал, поставил прочерки.

Кто-то напечатал эти объявления, вписал даты, расклеил по подъездам.

За этим объявлением стоит большая работа. Но если выделить полезное из этого объявления, то останется немного:

В связи с плановым проведением диагностических и ремонтных работ в летний период, горячее водоснабжение в вашем доме будетотключено с 1.05 по 13.05

С тем же успехом можно было просто написать:

Горячая вода отключена с 1 по 13 мая.

Но даже если написать просто и понятно, проблема не решится. Воды по-прежнему нет. Мы по-прежнему недовольны.

А теперь представьте, что вместо официального и серьезного объявления в подъезде появится вот такое объявление:

Горячая вода отключена с 1 по 13 мая

Эти две недели Мосгортепло будет готовить отопительную систему к зиме. Мы заменим часть старых металлических труб на современные полимерные, проведем гидроиспытания системы отопления, обновим оборудование на ТЭЦ.

Если не проводить такую профилактику, зимой трубы отопления может разорвать, а на ТЭЦ могут случиться аварии. В результате в домах всего района не будет тепла. Мы запланировали ремонт на лето, чтобы вам было легче перенести это время без горячей воды.

Справочная Мосгортепла, +7 495 100–00-00

Здесь гораздо больше заботы и уважения. А еще это объявление наконец-то объясняет, что отключение воды — не прихоть садистов-коммунальщиков, а необходимость. Раньше мы думали, что они просто не умеют работать. Теперь мы видим, что без этого отключения воды нам будет еще хуже.

Чтобы составить и разместить такое объявление, нужно примерно столько же сил и времени, сколько и на первое, официальное. Нужны те же люди, та же процедура, те же принтеры и та же бумага. Разница лишь в том, что написано.

Первое официальное объявление написали не роботы, не абстрактные чиновники, а обычные люди — такие же, как мы с вами. Они с тем же успехом могли написать и более заботливое объявление. Просто не хватило знаний.

Другая ситуация. Человек сидит в офисе посреди рабочего дня.

Прилетает вот такое письмо:

Тема: статус задач

Уважаемые коллеги!

В связи с проведением нашим отделом подготовительных работ к сдаче отчетности за первое полугодие убедительно просим вас обратить внимание на статус вашей работы…

«Ох, это что-то очень сложное. Разберусь попозже», — думает человек. Его можно понять: уже от первых строк этого письма в голове замыкает.

Но что если сформулировать это письмо немного иначе?

Тема: расчет премий по задачам

Коллеги!

Пожалуйста. закройте все сделанные задачи в системе управления проектов до конца дня.

Сегодня в 20:00 мы выгружаем отчет за полугодие. В него попадут все закрытые задачи. На их основе бухгалтерия рассчитает премии. Если не успеваете — дайте знать, чтобы ваши задачи рассчитали отдельно.

На какое из писем человек скорее ответит? В каком ему проще разобраться? Какое письмо лучше побуждает к действию?

Текст может показаться не самой важной частью нашей жизни — особенно если вы не профессиональный писатель. Но от того, как мы формулируем мысли на письме, зависит очень многое: понимают нас или нет, прислушиваются ли к нам, делают ли другие то, что нам нужно, и что они о нас думают. Мы формулируем свои мысли в письмах, объявлениях, статьях, презентациях, и везде о нас судят по тексту.

Проверьте на себе. В какую школу вы бы отдали ребенка? Хвастливо-придыхательную или в ту, в которой знают, о чём говорят?

Доверьте свое чадо профессионалам!

Наша школа является одной из ведущих на рынке. Наша команда высококвалифицированных педагогов всегда позаботится о том, чтобы ваш ребенок получал только лучшее.

Мы готовим детей к карьере в технологическом секторе и помогаем сформировать здоровую гармоничную личность.

У нас дети строят роботов, программируют искусственный интеллект, ставят эксперименты…

А если в компании проблемы — какое из этих писем вы бы хотели получить? Какое из них принесет вам больше пользы?

В связи с временными трудностями экономического характера, вызванными фундаментальными изменениями в составе и объеме продаж, в нашей компании намечается оптимизация структуры занятости.

За последний год мы стали продавать на треть меньше, чем годом ранее. Если мы не сможем изменить ситуацию, мы должны будем либо закрыть всю компанию, либо сократить часть персонала. Сокращения коснутся…

После первого текста обычно бывает так:

— Что они имели в виду?

— Видимо, будут всех увольнять…

— Какой ужас! А почему?

— Тут не сказано…

От второго текста больнее но он честный и прямой. Кого-то он сподвигнет покинуть компанию, а кого-то — исправить ситуацию.

Текст пишут все, не только писатели и журналисты. Менеджер в офисе, клерк в банке, учитель в школе, чиновник в мэрии — все что-нибудь пишут. Своим текстом они влияют на мир не меньше, чем писатели и журналисты.

Выпускник вуза пишет письмо, чтобы устроиться на работу, — это текст. От того, насколько правильно он напишет это письмо, зависит начало карьеры: удастся ли ему поработать в интересной компании или придется перебиваться низкооплачиваемым трудом, как его сверстникам.

Предприниматель составляет договор — это тоже текст. Если по этому договору его привлекут к суду, судить будут по тексту.