В. Цицеронский - Руководи как люди. Неучебное пособие для начинающих руководителей

Учитывая, что план – это определенного рода обязательство и за его невыполнение, возможно, придется отвечать перед учредителями, вышестоящими руководителями или общественностью, то формулировки в плане рекомендуется использовать максимально обтекающие, неопределенные, типа: «планируется вероятное достижение определенных успехов в ряде частных вопросов выработки общих подходов для решения некоторых временами актуальных проблем, эпизодически имеющих местное значение…». Исходя из указанного соображения, план должен быть настолько оторван от основных целей и задач организации или предприятия, чтобы его невыполнение никак не сказалось на результатах работы в целом.

Вредным излишеством является включение в план числовых индикаторов его выполнения. А уж если их наличие все же требуется настырным учредителем, или вышестоящим начальством, или каким-либо заплесневелым от времени нормативным актом, то, включая индикаторы, не нужно указывать единицы измерения, например: «увеличить качество работы с клиентами на 30», или следует указывать диапазон значений, лучше бы мало связанных между собой, по схеме: «копать яму от забора до обеда», «провести работы по благоустройству территории от перекрестка улиц К. Маркса и Ф. Энгельса до 1 октября», «подготовить проектно-сметную документацию на строительство объекта недвижимости от 30 сентября до 170 млн руб.», «организовать проведение общего собрания акционеров от 15 августа до 12.00», «поставить товар на сумму от 750 тыс. руб. до 2 вагонов», «закупить дизтопливо в объеме от 8 тонн до 170%» и т. д. При этом совсем не обязательно, чтобы индикаторы прямо соответствовали смыслу мероприятия: «подготовить проекты приказов на 123 листах». Хорошим тоном также может считаться замена в индикаторах абсолютных значений относительными и наоборот: «получить 140% молока», «повысить коэффициент собираемости взносов до 100 тыс. руб.»

Общеизвестно, что плановые показатели деятельности любой организации или предприятия представляют собой функцию от прогнозных значений влияющих параметров, или, иными словами, факторов-предикторов. И функция эта должна бы иметь математическое выражение. Но на практике в подавляющем большинстве случаев плановые значения выводятся из прогнозных методом, так сказать, художественного переноса, приобретая, как следствие, некоторую метафоричность и даже, возможно, особую эстетику, не уступающую холодной красоте математического символизма.

Конечно, в плане не должно быть много мероприятий, лучше одно, но уж никак не больше 9, поскольку психологи утверждают, что не более 7±2 объектов может находиться в поле внимания человека одновременно. И нет никакой рациональной причины добиваться логической связи ни между отдельными мероприятиями, ни между ними всеми и предметом планирования.

Кажущуюся кому-то абстрактность плановых мероприятий легко устранить, добавив к мероприятию сноску»(по отдельному плану)». Каковым отдельным планом якобы и конкретизируется выполнение мероприятия. Если вопросы все же останутся, то придется выполнить, что называется, структурную декомпозицию работ, т.е. разбить мероприятие на составные части. При этом, чтобы продемонстрировать разносторонность подходов, рекомендуется одновременно использовать все возможные принципы такого разбиения: и по этапности, и по времени, и по месту, и по механизму осуществления и т. п. И не имеет значения некоторая неполнота и непоследовательность декомпозиции, или включение нерелевантных элементов. Опыт свидетельствует, что строгая иерархическая организация, архитектоника мероприятий только затрудняет восприятие и выполнение плана.

Например:

1. Осуществить строительство объекта недвижимости.

1.1. Заключить контракт на подключение к сетям водоснабжения и водоотведения.

1.2. Подготовить проектно-сметную документацию на строительство.

1.3. Получить разрешение Ростехнадзора на допуск в эксплуатацию энергоустановки с приложением актов осмотра электроустановок.

1.4. Провести инженерные изыскания.

1.5. Начать монтаж лифтового оборудования.

1.6. Оплатить счета по договору авторского надзора.

1.7. Принять скрытые работы по обустройству фундамента.

1.8. Передать земельный участок под строительство строительной организации.

1.9. Завершить облицовку плиткой стен санузла 2 этажа.

И достаточно.

Под давлением со стороны иногда приходится указывать сроки выполнения запланированных мероприятий. Из практических соображений это удобнее делать в таком формате: для краткосрочных планов – «в течение года (месяца, квартала, полугодия)», для среднесрочных – «весь период», для долгосрочных – «не ранее ___ (указать текущую дату)». В качестве исполнителя лучше выбрать рядового сотрудника, наименее всех относящегося к предмету планирования, которому и предстоит потом за все ответить. Опытные руководители назначают ушедших в декретный отпуск или уже уволенных сотрудников. А наиболее выдающиеся – вообще посторонних лиц. Можно также в графе «исполнитель» по всем мероприятиям указать «ответственное должностное лицо». Это будет безошибочный вариант.

Развитие современных информационных технологий вывело планирование на новый уровень. Сейчас уже не модно планировать «карандашом на бумажке». Широко применяется большое количество программных продуктов, позволяющих, как полагают их яйцеголовые разработчики, упростить процесс планирования и повысить его эффективность. Эту, прямо скажем, наивную позицию зачастую разделяют продвинутые учредители и вышестоящие руководители.

Одной из основных программ такого рода является MS Project. Кто-то прочитает название как «прожект» и, возможно, будет не так уж далек от истины в отношении многих созданных с его помощью проектов.

По сути, сложность использования программ данного класса невелика. Перечень мероприятий формируется по ранее описанному алгоритму. Однако мероприятиям (задачам) надо задать длительности, которые берутся вовсе не «с потолка», как кое-кто подумает, а являются продуктом творческого озарения. Кроме того, необходимо установить зависимости между задачами. Выбор зависимостей из предустановленного набора осуществляется опытным руководителем проекта интрапсихически и, несомненно, как представляется, стохастическими методами.