Андрей Батуров - Управляя складом. На заметку руководителю склада

Проводя «аудит своими глазами», нельзя обойти вниманием складскую технику, к которой относятся все типы механизмов, предназначенные для перемещения ТМЦ на складе.

В отношении техники проведение аудита упрощается, поскольку все проблемные стороны, как правило, достаточно очевидны, хотя и часто игнорируются даже теми сотрудниками, которые регулярно с ними сталкиваются:

техника находится в ненадлежащем виде (загрязненность и следы повреждений);

техника имеет надписи, рисунки, приспособления, не предусмотренные по ее паспорту;

не вся техника из имеющейся в наличии задействована в процессах;

на территории склада или комплекса имеются «брошенные» единицы техники;

в процессе работы у техники заканчивается заряд или горючее;

существует постоянная проблема нехватки техники, возникают регулярные требования закупить несколько дополнительных единиц;

при наличии сервисных служб, осуществляющих ремонт по договору, существует и собственный механический и ремонтный участки, где постоянно что-то ремонтируется.

Наличие вышеперечисленных «симптомов» указывает на существование следующих проблем:

отсутствует отдельный график работы техники, согласованный с графиком нагрузок;

реальные потребности в технике не идентифицированы, отсутствует взаимосвязь между объемом и частотой работ и количеством единиц техники;

персонал не несет личной ответственности за используемую технику;

техника содержится и обслуживается без соблюдения правил работ по техпаспорту.

Как ни удивительно, но на практике трудно встретить хотя бы один склад, которому, по мнению руководителя, не требуется еще несколько единиц складской техники. И в то же время практически на каждом складе можно найти возможности сокращения ее количества или увеличения ее продуктивности за счет рационального использования и обслуживания.

Среди всех складов, будь то производственные или торговые, едва ли найдется 20%, где в точности прописаны правила и процедуры по обращению с упаковочными и расходными материалами, определены зоны для их хранения и выделены необходимые ресурсы. Проблемы, возникающие с ними, похожи на проблемы с ТМЦ, хотя и имеют некоторую специфику.

Посмотрев «по-новому» на свои расходные и упаковочные материалы, Вы можете обнаружить, что:

они не имеют фиксированного места хранения, находясь в беспорядке по всей территории склада или предприятия;

отсутствуют точные данные о количестве используемых видов и их номенклатуре;

они не присутствуют в системе учета остатков или их учтенное количество никогда не соответствует реальному;

несмотря на постоянную закупку, их регулярно не хватает, что вызывает задержки в процессах;

не существует действующего регламента по обращению с ними, как и ответственного за их использование и расход;

регулярно возникают жалобы со стороны поставщиков и клиентов на использование не тех материалов.

Подобные, на первый взгляд, незначительные проблемы могут иметь очень серьезные последствия для бизнеса:

без точного учета доля упаковочных и расходных материалов в себестоимости единицы продукции никогда не будет определена;

затраты на упаковочные и расходные материалы будут постоянно распределяться на общие и накладные расходы;

вы создадите искусственные нормы расхода, которые не будут соблюдаться;

из-за отсутствия постоянной зоны для упаковочных и расходных материалов места их промежуточного хранения будут повсюду;

захламленность материалами будет постоянно затруднять проход, они будут перекладываться с места на место по мере необходимости.

Вы также должны понимать, что назначением кладовщика и грузчика, ответственных за упаковочные и расходные материалы, проблему не решить. В отличие от других проблем складской системы, данная полностью кроется в отсутствии складского учета, настолько же отличного от бухгалтерского, насколько бухгалтерский учет отличается от финансового. Лишь при его эффективном функционировании возможно начать более рациональное использование упаковочных и расходных материалов.

Кладовщиками и грузчиками не становятся – ими рождаются. Эта шутка имеет под собой серьезные основания, так как складской персонал уникален по своим характеристикам. Нигде не происходит так много революций и забастовок, нигде не выдвигается столько ультиматумов и нигде нет настолько незаинтересованных в отсутствии качественного результата людей. Секрет в том, что они не чувствуют себя ценными сотрудниками, создающими добавленную стоимость, но привыкли к тому, что их всегда во всем считают виноватыми.

Проблемы данного звена легко обнаруживаются при наблюдении за их работой:

они ходят группами и работают по 2—3 на одной операции, процессе;

на одного или двух работающих всегда есть один наблюдатель;

если попросить бригадира или кладовщика назвать всех людей, работающих на складе, и указать, кто на каком процессе работает в данный момент, Вы не услышите четкого ответа;

каждый раз на смену выходит разное количество людей;

не соблюдается техника безопасности;

они неаккуратно обращаются с ТМЦ;

они ходят в не установленной правилами обуви и одежде;

они говорят по мобильным телефонам и принимают пищу в неположенном месте;

постоянно используется ненормативная лексика;

на территории разрешено курение, сотрудники посещают место для курения группами по 3—10 человек.

Подобное положение дел дает основание для следующих выводов:

на складе царит хаос;

управление складом непрофессионально;

отсутствует исполнительская дисциплина;

управляет рабочими процессами группа «старожилов», опытных сотрудников, которые уверены, что знают, как выполнять свою работу, и не признают регламента и правил;

В такой ситуации Вы оказываетесь полностью зависимым от работников склада в отношении выполнения заказов и заявок, и никакая система оплаты труда не повысит качество работ.

На самом деле стоит заглянуть в «курилку», услышать громко играющее радио, заглушающее все вокруг, увидеть суетящийся персонал, изображающий бурную деятельность, – и этого будет достаточно, чтобы признать, что со складским персоналом существуют проблемы. Разница лишь в глубине поражения этой «болезнью».

Складские процессы

Умение прописывать процессы существенно облегчает жизнь руководителя, позволяя организовывать работу самым эффективным образом, постоянно видеть последовательность выполняемых операций, понимать, кто и за какую часть работы несет ответственность. Но многие, приняв этот метод за универсальный рецепт эффективности и начав его применение на складе, сталкиваются с полнейшим неприятием, вызванным тем, что в отличие от производственного складской персонал, не воспринимая свою работу как создающую ценность для клиента и всего предприятия, равнодушно относится к понятиям технологий, их последовательности и культуре производства. Поэтому будьте готовы к тому, что за один раз прописать и реализовать необходимые складские процессы не удастся.