Марина Селиванова - О чем думает организатор мероприятий?

Параллельно с поиском людей в команду стоит начать формировать список всех дел. Когда вы начинаете детальнее продумывать концепцию, становится понятно, какое оборудование вам нужно, какая афиша и полиграфия, какие дополнительные услуги. Появляется понимание бюджета.

СОВЕТ.Любая задача, которую вы перед собой ставите, должна выполняться по частям. Большую задачу необходимо разбить на отдельные направления: реклама, дизайн, техническая часть, работа с партнёрами, работа с музыкантами – и далее по списку. Каждое из направлений могут на себя взять разные исполнители, либо партнёры делят между собой равный объём задач из этого списка. Разделить зоны ответственности жизненно необходимо: проект, в котором все делают всё, реализован никогда не будет.

Каждый должен выполнять те задачи, в которых он хорошо разбирается или хочет разобраться. Например, в нашем проекте Марина всегда занималась коммуникацией с музыкантами и концертной программой. Все задачи прописываются, и для каждой из них назначается ответственный, а вместе с ним и дедлайн, который всегда стимулирует исполнителя быть в тонусе.

Если чёткие сроки выполнения задачи не обозначены, то она никогда не будет выполнена. Основная команда может быть небольшой, но в зависимости от мероприятий и задач, вам могут потребоваться дополнительные ресурсы, в том числе человеческие. Поэтому кроме основной команды у нас есть много специалистов-фрилансеров, которые удалённо решают различные вопросы. Такие люди не обязательно должны находиться рядом с вами физически, но они тоже часть команды.

Лучше иметь как минимум двух взаимозаменяемых людей по каждому направлению на случай, если один из них по каким-то причинам не сможет выполнить ту или иную задачу. Изначально мы старались набирать команду именно по этому принципу. Например, у нас два дизайнера и несколько фотографов. Бывают срочные задачи, и человек может оказаться занят, особенно в случае с фрилансом. Наш опыт говорит о том, что проколы случаются – человек может элементарно заболеть.

Для того чтобы вести каждое направление, мы рекомендуем использовать таск-трекеры. Это может быть программа Trello, гугл-таблицы или что-то ещё. Главное удобство этих программ в том, что у каждого исполнителя есть постоянный доступ к документу. Ваша команда может состоять как из двух, так и из 30—40 человек, объём задач тоже может быть разным, но для того, чтобы понять, кто за что отвечает, иметь такую таблицу всё-таки нужно. Напротив имени и фамилии каждого исполнителя обязательно должны быть его контакты, чтобы любой имел их под рукой для оперативной связи.

Когда задачи поставлены и распределены по исполнителям, необходимо составить план действий. Поставьте задачи на неделю и на день из общего списка и добавьте их в вашу таблицу. Лучше, если в начале недели вся команда будет собираться и обсуждать актуальные задачи. У любого проекта должен быть менеджер, который его ведёт. Этот человек должен понимать, что делает каждый член команды, и следить за этим с помощью таблицы, где отмечается, какие задачи ещё в работе, а какие завершены. В случае появления других срочных вопросов, которые необходимо решить, каждый из них согласовывается отдельно. Система трекинга – это некое наблюдение со стороны за текущим статусом поставленных задач. Дальше начинается реальная работа: готовятся билеты, заказываются трансферы, разрабатывается дизайн и фирменный стиль, готовится тайминг мероприятия и так далее.

Затраты на любое мероприятие нужно просчитывать. Есть два типа мероприятий: один из них вам оплачивает заказчик – это, например, свадьба – а на второй вы должны искать средства сами. В последнем случае клубок можно разматывать за разные ниточки – бюджет может формироваться, исходя из количества гостей, которых вы хотите собрать, количества денег, которые хотите заработать, цены билета и других критериев. В любом случае он всегда зависит от того, что конкретно вы хотите организовать. Если это концерт, обязательно нужно понимать, какова комфортная цена билетов на этих артистов.

Многие из них руководствуются правилом, согласно которому билеты на их концерты не могут стоить меньше определённой суммы. Организовывая концерт в планетарии, мы столкнулись с тем, что стоимость билетов на этой площадке должна быть не ниже 3500 рублей. Зная стоимость билета, вы можете понять, подойдёт ли вам тот или иной зал. Принято считать таким образом, чтобы 60% пришедших гостей на 100% окупили твои издержки на мероприятие. Из этого расчёта формируются цены на билеты, выбирается зал и всё прочее. Как показала практика, набрать 60% зала достаточно просто, а всё, что сверх этой цифры, – ваша прибыль.

Но, как правило, маржинальность концертов невысокая – обычно 10—15%, максимум, 25%. Остальное идёт в издержки. На маркетинг всегда нужно закладывать не более 20% от общего оборота средств. Площадки работают по-разному: кто-то сначала берёт небольшой аванс, а кто-то сразу просит внести за аренду 100% оплату. Всегда нужно договариваться. При определённом построении отношений можно договориться внести аванс не за 3 месяца до мероприятия, как это обычно происходит, а например, за 2 недели. С музеем Прокофьева мы работаем именно так. Преимущество формата концерта в том, что вы можете начать организовывать его при минимальных вложениях.

Вам нужны деньги на различные цели на протяжении всего времени до концерта, но договорившись с площадкой, вы можете сразу начать рекламировать мероприятие и продавать на него билеты через Qtickets или с помощью любого другого сервиса. Таким образом вначале вы не несёте никаких затрат, а на следующем этапе, собрав какое-то количество аудитории, купившей билеты, начинаете использовать эти средства. Многие билетные сервисы (но не агенты!) позволяют выводить деньги, на которые вы дальше будете делать своё мероприятие. У платформы Qtickets, с которой мы работаем, вывод денежных средств вообще моментальный, что является серьёзным преимуществом по сравнению с другими сервисами.

Не нужно сразу вкладывать в мероприятие все деньги. Начиная тратить оборотные средства, вы можете организовать мероприятие, которое будет стоить недорого, без помощи спонсоров. Но вы должны быть уверены, что делаете качественный продукт, который будет покупать ваша аудитория. Когда вы организуете мероприятие, сходиться должно всё: целевая аудитория, количество гостей, средняя цена и другие факторы. Если целевая аудитория маленькая, это неплохо. Просто это значит, что нужно делать мероприятие на меньшее количество человек, более камерное. И всегда нужно помнить о цели – какой в этом мероприятии смысл.