Аня Михайлова - Как подготовить, организовать и провести профессиональное онлайн-мероприятие

– Инклюзивный онлайн-фестиваль ( «В присутствии всех», IV Международный инклюзивный фестиваль в ГМИИ им. А. С. Пушкина).

– Двухдневная конференция ( «Актуальные направления деятельности музеев»в Государственном историческом музее).

– 14-часовой марафон прямых эфиров в рамках музейного телевидения(московский Музей космонавтики).

О чем нужно подумать заранее, чтобы было легче выбрать подходящий формат онлайн-мероприятия?

– Продолжительность мероприятия и перерывов. Участникам важно отдыхать, а техническим специалистам – успевать настраивать и проверять трансляцию.

– Время начала выступлений. Это важно, если вы хотите, чтобы к мероприятию присоединились коллеги из разных часовых поясов. Расписание выступлений спикеров тоже можно составлять, опираясь на информацию об их часовых поясах, и предлагать удобные временные промежутки.

– Продолжительность отдельных выступлений. В онлайн-формате спикерам сложнее удерживать внимание участников, а слушателям – долго сосредотачиваться на «говорящей голове». Поэтому выступление должно быть не очень длинным и сопровождаться сменой деятельности. Можно провести блиц-сессию вопросов и ответов в чате, попросить слушателей высказать мнение, поделиться отзывами в сервисах онлайн-голосования.

– Вовлечение слушателей и увеличение среднего времени нахождения на онлайн-мероприятии.

– Доступность: закрытое мероприятие по ссылке только для ограниченного списка приглашенных или мероприятие со свободным доступом по открытой ссылке.

– Стоимость участия, если мероприятие платное. Возможно, предусмотреть покупку не только участия, но и записи, дополнительных материалов.

– Желаемое или допустимое количество участников.

– Важные количественные и качественные показатели (посещаемость сайта музея, вовлеченность в соцсетях, количество участников мероприятия).

– Организация неформальной части мероприятия, онлайн-нетворкинга.

– Выбор платформы для проведения мероприятия, ее возможности и ограничения.

– Инфраструктура помещения, если организаторы/модераторы работают на площадке.

– Необходимость перевода и тифлокомментирования (иностранные языки, РЖЯ – русский жестовый язык).

– Дополнительные материалы, которые вы, возможно, предложите участникам и слушателям после окончания мероприятия.

Когда вы точно знаете, когда, как и с какими приглашенными специалистами пройдет ваше мероприятие, можно переходить к следующим шагам.

Если у вас готов список приглашенных экспертов, известны даты и время проведения мероприятия, можно составить подробную таблицу, в которой будут:

– поминутное расписание дня/дней онлайн-мероприятия с перерывами и запасом времени на организационные и технические заминки;

– название сессий/выступлений;

– имена и фамилии экспертов, модераторов;

– варианты замены спикеров;

– ссылки на онлайн-платформу для технических специалистов;

– ссылки на разные сессии;

Доступ к этой таблице должен быть у всех членов команды организаторов.

Если у вас есть возможности и/или внутренние ресурсы для того, чтобы оформить мероприятие в фирменном стиле, обязательно сделайте это. Посмотрите, как это сделали коллеги из московского Музея космонавтики

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

О научной конференции «Философия зайца» https://www.gazeta.ru/science/2014/06/21_a_6079385.shtml(дата обращения 17.12.2020)

Такой календарь событий есть, например, на сайте АНО «Идеи для музеев». В нем мы публикуем информацию о российских и зарубежных профессиональных музейных очных и онлайн мероприятиях.