Сергей Потапов - Как принимать решения

Последний квадрант содержит угрозы – характеристики внешней среды, которые оказывают или могут оказывать отрицательное влияние на деятельность организации.

На следующем этапе необходимо сопоставить квадранты и проанализировать взаимовлияние внутренних и внешних факторов.

При пересечении сильных сторон и возможностей можно выявить способы использования сильных сторон для реализации возможностей. Затем при пересечении сильных сторон и угроз можно определить мероприятия, использующие сильные стороны, которые могут снизить отрицательное влияние угроз.

При пересечении слабых сторон и возможностей выявляются мероприятия, использующие благоприятные возможности для преодоления слабых сторон. Сопоставление же слабых сторон и угроз позволит определить их возможные сочетания и предложить мероприятия, позволяющие избежать вреда.

В результате проведения анализа путем использования матрицы SWOT организация получает дополнительные возможности для планирования и реализации своей хозяйственной деятельности на рынке товаров и услуг. Составляется список всевозможных мероприятий, которые можно проводить для улучшения работы организации.

В середине прошлого столетия была придумана матрица «срочность – важность», суть которой сводится к тому, что все дела необходимо упорядочить с целью их планового накопления и последовательного выполнения. Эта матрица содержит четыре категории:

• важные и срочные дела;

• важные и несрочные дела;

• срочные, но неважные дела;

• несрочные и неважные дела.

Рекомендуется распределить по категориям все существующие и вероятные дела, а затем решать в строго запланированном порядке. Однако жизненные ситуации могут (чаще всего так и бывает) заставить внести коррективы в график, следовательно, необходимо обладать навыками перепланирования и способностью выполнять незапланированные дела, основываясь на временных переменах.

Например, в категорию «важные и срочные дела» можно отнести неотложные события, требующие быстрого разрешения: задачи с заканчивающимися сроками сдачи, незапланированные кризисы, встречи с важными людьми. К важным, но несрочным делам часто относят планирование новых проектов, налаживание различных партнерских отношений, саморазвитие или развитие направления. Срочными, но неважными делами можно назвать некоторые звонки по телефону и встречи, совещания, а несрочные и неважные дела – это рутинная, постоянная работа, разборка писем, прием звонков, другие дела.

Несрочные и не важные дела нужно передавать другим. Для важных, но несрочные срочных дел нужно обязательно находить время, иначе они станут важными и срочными.

Для проведения анализа внешней среды организация может использовать СТЭП-метод, суть которого заключается в том, чтобы поочередно исследовать основные факторы внешней среды, воздействующие на деятельность организации:

• социальные факторы;

• технологические факторы;

• политические факторы;

• экономические факторы.

На основе взаимосвязи этих факторов можно вести контролирование и осуществлять планирование деятельности организации на рынке. Для эффективного использования СТЭП анализа необходимо знать все составляющие черты каждого фактора, их вероятное влияние и возможные последствия.

В понятие «социальный фактор» принято включать все, что относится к человеку, его жизнедеятельности, условиям среды проживания и т. д. Поскольку данный фактор оказывает ощутимое влияние на эффективность деятельности организаций, то и отношение, внимание к людям должно быть на соответствующем уровне. Другими словами, любые изменения в жизни сотрудника организации обязательно отразятся на его отношении к своим обязанностям. Например, молодые, несемейные люди могут позволить себе не только уделять больше внимания и времени работодателю, но и повышению всего профессионального статуса. Но как только их семейный статус изменяется, то и отношение к своей работе тоже изменяется: график работы должен стать стабильным, заработная плата – повыше, а различные бонусы и поощрения старательно переводятся в денежную форму. Изменения в личной жизни каждого человека всегда оказывают влияние на производственную сферу: одинокие и занятые люди предпочитают полуфабрикаты, продукты быстрого приготовления, а семейные и люди со свободным временем отдадут предпочтение натуральным продуктам. В зависимости от преобладания численности одной из групп социального фактора на рынке и в производстве на первых местах будут находиться те организации, которые смогут соответствовать требованиям и запросам основной массы населения. Для того чтобы понять уровень таких требований и спроса на товары и услуги, необходимо провести исследование социального фактора, т. е. все населения определенного сегмента распределить на группы. Общепринято использовать несколько параметров: численность членов семьи, их возраст, принадлежность к трудовой категории, а также индивидуальный и суммарный доход членов семьи.

Руководители должны постоянно помнить о влиянии социального фактора на деятельность организации, стараться регулировать или «быть в курсе» жизни своих сотрудников, иначе, частично управляемый фактор перейдет в категорию неуправляемого фактора.

Кроме того, на деятельность организации могут оказывать влияние социальные изменения, происходящие в масштабах страны, особенно если основной клиент организации – непосредственный потребитель.

Стремительный рост технологий повысил уровень требований к качеству товаров и услуг.

С развитием технологических факторов и появлением новых технологий возможности организаций, находящихся на рынке товаров и услуг, стали расширяться и оказывать все растущее влияние на дальнейшую хозяйственную деятельность. Этот фактор имеет двойственную природу: с одной стороны, повышение требований повышает качество потребляемого продукта, т. е. повышается уровень жизни, но, с другой стороны, не все могут позволить себе использовать технологии на общепринятом уровне, следовательно, разрыв между социальными слоями населения увеличивается. Кроме того, не все организации посчитают за благо рост этого фактора, так как эксплуатация новых технологий всегда была затратной в финансовом плане. Таким образом, факт развития технологического фактора можно воспринимать по-разному, его влияние на повседневную жизнь организации и сотрудников отражается в зависимости от многих других влияющих сторон многогранной жизни.