Питер Брегман - 18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела

То же справедливо и для вашего дня. Иногда я словно качусь на горном велосипеде по тому крутому склону. Выполняю задачи по мере поступления. Не думаю о встрече, пока не приеду на нее. И не анализирую, чем важнее заняться сейчас, пока не замечу несделанное. Когда у меня что-то спрашивают, я начинаю общение. Даже если это не приоритет.

Прожить день, эффективно маневрируя, — все равно что проехать по крутому скалистому склону на горном велосипеде. Надо посмотреть вперед. Спланировать путь. И рвануть.

— Закончил? — нетерпеливо спросил Вин, ждавший меня на краю обрыва.

— Да, думаю, я все понял.

— Тогда поехали.

И с этими словами он унесся вниз.

Планируйте день заранее, чтобы промчаться весь путь, успешно маневрируя и приближаясь к желаемой цели.

Решаем, что будем делать

— Как дела? — спросил я у Фиореллы, директора по продажам в средних размеров технологической компании, которую я консультирую. Мы встречаемся раз в неделю.

— Столько всего надо сделать, — ответила она. — У пары продавцов в Азии проблемы с показателями, а американская команда, кажется, не понимает наше новое направление — или просто вредничает. Потом мне нужно провести встречу по стратегии с Джин (главой европейского подразделения) и еще одну с Линой (CEO), и это только первые пункты в моем списке.

Она остановилась на минуту, чтобы перевести дыхание. Следующая ее реплика меня удивила:

— Я так занята, что очень трудно сделать хоть что-нибудь.

Однако в моей жизни такое случалось. Вроде бы должно быть наоборот — когда много дел, мы продуктивнее, стремимся все успеть. Действительно, иногда это так.

Но часто, особенно если дел слишком много, мы впадаем в ступор. Или начинаем двигаться хаотично, вращаясь на месте. Потому что, когда столько дел соревнуются за наше внимание, мы не знаем, с чего начать, и не начинаем вовсе.

Выше я упоминал доктора Шину Айенгар, профессора менеджмента в бизнес-школе Колумбийского университета. Она провела исследование, в котором одной группе предлагали попробовать шесть вариантов джема, а другой — двадцать четыре. В первой группе вероятность покупки была в десять раз выше, чем во второй. Чем шире возможности, тем труднее выбрать единственную — в итоге мы не выбираем ничего.

Это и происходит, когда нам слишком много надо сделать. Мы кажемся занятыми. Мы вроде бы куда-то идем. Но на самом деле результаты минимальны.

В такие моменты нам нужно развеять туман над нашими завалами. Разделить задачи на кусочки и начать их прорабатывать.

Энн Ламотт прекрасно описывает этот момент в книге «Птица­ за птицей: инструкции по письму и жизни»: «Тридцать лет назад мой старший брат, которому тогда было десять, пытался написать доклад о птицах. Ему давалось три месяца, но он об этом забыл. А на следующий день уже нужно было сдавать доклад. Мы были на отдыхе, в домике на Болинас. Он был готов расплакаться за кухонным столом, на котором громоздились переплетная бумага, карандаши и ни разу до этого момента­ не открытые книги о птицах. Брата пугал огромный объем предстоящей работы. Отец сел рядом с ним, обнял его за плечи и сказал: “Птица за птицей, дружок. Просто описывай птицу за птицей”»[16].

Это отличный совет. Так же можно выплатить долг по кредитной карте. Возможно, это огромная, пугающая сумма. Но есть единственный способ ответственно подойти к делу: вносить средства еженедельно. Каждую неделю откладывайте немного — больше набежавших процентов и суммы, которую надо положить на карту. И в конце концов долг будет выплачен.

Но наша жизнь хаотичнее и сложнее, чем доклад о птицах или долг по кредитной карте. Поэтому нам нужен другой уровень организации: необходимо сделать не все, а то, что нужно­.

Здесь может помочь структурированный список дел. Но он должен быть простым — иначе его подготовка станет еще одним пунктом в нем же. К счастью, структура у нас уже есть.

Уже имеется пять (или около того) приоритетов года. Они и должны стать основой, организационной схемой вашего дня. Потому что, как и при выплате долгов по карте, чтобы повлиять на главное в вашей жизни, надо тратить на него время. Каждый день.

Итак, готовя список дел, используйте пять категорий. А потом добавьте шестую под названием «Оставшиеся 5%». Например, мой список на день выглядит так:

Отлично работать с нынешними­ клиентами

Позвонить Джону, чтобы назначить интервью

Написать отзыв для Лили

Запланировать выездное мероприятие по стратегии для X

Забронировать билеты для командировки в Портленд

Подготовить план для коучинговой сессии с Ларри

Привлекать будущих клиентов­

Позвонить Полу насчет договора

Писать и говорить о моих идеях­

Сделать запись в блоге за эту неделю

Написать главу о списке дел

Назначить встречу с агентом по поводу лекций

Перезвонить Салли по поводу конференции на Гавайях

Проводить время с семьей и друзьями

Запланировать выход в свет с Элинор

Пригласить Стейси и Хови на ужин

Позвонить Джессике

Быть дома к 6, чтобы уложить детей

Получать удовольствие и заботиться­ о себе

Сходить на занятие йогой

Оставшиеся 5%

Поменять масло в машине

Купить новый принтер

Заплатить по счетам

Посмотреть футляры для MacBook Air

Перезвонить Элли по поводу ее презентации о лидерстве

Эта структура позволяет разделить завал на удобоваримые куски. И гарантирует, что я потрачу время на главное. Бесполезно говорить о желании сосредоточиться на приоритетах, если на самом деле я ими не занимаюсь. Мой список дел — план распределения времени.

Но такая структура обеспечивает не только простоту, сосредоточенность на приоритетах и способ начать. Она показывает, что у меня происходит в каждой из главных областей, как они соотносятся друг с другом и что именно я делаю ради продвижения в каждой из них.

В этот конкретный день раздел «Отлично работать с нынешними клиентами» перевешивает задачи из раздела «Привлекать будущих клиентов» — в нем гораздо больше пунктов. Для одного дня нормально. Но если я замечаю, что это становится тенденцией (весь месяц я много работаю с нынешними клиентами и почти ничего не делаю ради будущих), то я знаю, что для развития бизнеса надо изменить ситуацию.

Это особенно полезно, когда приходится решать, какое из двух дел предпочесть. Если нужно выбрать одну из двух встреч и обе важны, я могу посмотреть на общую тенденцию — как я в последнее время тратил время — и сделать выбор в пользу той сферы, где наметилось отставание. Структура помогает поддерживать баланс.