Екатерина Королёва - Лягушка под соусом Помодоро. Все секреты техник продуктивности, чтобы успевать всё и даже больше

Вместо этого: поделить задачу на понятные мелкие смысловые и временные отрезки. Когда мы выполняем мелкие задачи, одно небольшое действие тянет за собой следующее – и вот вы уже втягиваетесь в игру, видите прогресс и хотите двигаться дальше.

Шаг 5. Не убегать в планирование

Хитрый агент прокрастинации – вечное планирование. Выглядит довольно продуктивно: вы составляете чек-листы с делами, думаете, как разумно распределить задачи, обговариваете новые дедлайны и т. д. При этом по конкретным делам не двигаетесь совершенно, но иллюзия деятельности сохраняется – вроде же работаете!

Вместо этого: выделить другое время для планирования. Работа – отдельно, планирование – отдельно. Принимаются только конкретные практические шаги в сторону выполнения задач, а не подготовительные чек-листы и манипуляции в календаре.

Эффект Зейгарник – это склонность запоминать незаконченные дела и стремиться их завершить. Закрытые задачи при этом быстро забываются. На первый взгляд вполне удобно – в голове есть встроенная «напоминалка» о том, что ещё нужно сделать. Но на деле эффект Зейгарник может принести много проблем, если его не контролировать и не обращать себе на пользу.

Эффект открыла советский психолог Блюма Вульфовна Зейгарник ещё студенчестве. Во время написания дипломной работы под руководством Курта Левина в Берлинском университете, она доказала, что незавершённые действия запоминаются лучше, чем завершённые. Это знание позже стало одним из краеугольных камней гештальтпсихологии.

Основа эффекта Зейгарник в нелюбви нашего мозга к незавершенности – ему буквально не по себе от подвешенных в воздухе процессов и оборванных на середине задач. И вроде бы, хорошо, что в мозге есть такая встроенная «напоминалка», но продуктивности она не прибавляет.

Человек не просто помнит задачи – они давят на него со всех сторон, съедая ценный ресурс внимания и концентрации. Каждое дело перетягивает одеяло на себя, пытаясь заставить себя закончить. В итоге в голове хор из задач, каждая из которых кричит и дергает за рукав. Представьте, что вы работаете в комнате, полной очень надоедливых людей, и все они одновременно и срочно чего-то от вас хотят. Ну такое.

Логично было бы пойти отдохнуть в такой момент, но и это не поможет. Процесс бессознательный, отключить силой воли его нельзя. Можно, например, лежать в ванне после работы и категорически не желать думать ни о каких отчетах и дедлайнах, но они всё равно будут отвлекать. Чаще всего человек даже не осознает, что думает о работе, а просто испытывает беспричинное внутреннее напряжение. С такой настройкой сложнее концентрироваться – а значит, на другие дела будет уходить куда больше времени.

Чтобы победить эффект Зейгарник, не нужно становиться трудоголиком и решать задачи круглосуточно, только чтобы они перестали о себе напоминать. Выход из замкнутого круга эффекта Зейгарник лежит в разнице понятий. Мозгу кажется, что «завершить» – это значит, сделать здесь и сейчас. Нам же необязательно бежать и заканчивать все дела сию секунду – для начала достаточно разгрузить свою «оперативку», выложить все несделанные задачи куда-то вовне и дать установку, когда и как каждая из них будет выполняться.

Например, есть пачка задач: подготовить отчет за месяц, провести интервью с клиентом, сделать презентацию. Каждая из них состоит из мелких этапов – договориться о дате, сделать черновик, подготовить вопросы, выгрузить данные и т. д. Если не выписать эти подзадачи, то они будут назойливо жужжать в голове, заставляя хвататься то за одну, то за другую.

Чтобы облегчить себе жизнь и стать продуктивнее, стоит:

1. Выписать все задачи, разбив их на шаги.По-быстрому, пачкой, не медитируя над каждой формулировкой – пока этого не требуется. Желательно вообще всегда записывать задачи, как только они появляются. Даже если пока нет времени на то, чтобы установить срок и прописать подзадачи.

2. Выделить в списке те, которые зависят от других людей.Планы и действия другого человека неизвестны заранее, поэтому здесь мозг может «подвисать» на эффекте незаконченности. Формулировать такие задачи стоит с позиции своей ответственности: не «провести интервью с N» (он ведь может и в отпуск ускакать), а «договориться об удобном времени» или «написать N про интервью». При такой формулировке мозг считает задачу законченной – свою часть вы сделали, дальше уже зона решений другого человека.

3. Определить сроки для каждой задачи.Когда у дела есть конкретный срок, оно тут же переходит в разряд тех, о котором уже позаботились. Поэтому задача вряд ли станет беспокоить в свободное время – у нее уже есть свой временной слот. Лайфхак: дедлайны можно переносить:)

4. Использовать таймер.Эффект Зейгарник может не на шутку затянуть в одно дело, особенно если есть склонность к перфекционизму. Таймер не даст заиграться с ним и поможет вовремя остановиться.

5. Установить напоминания для важных дедлайнов.Попытка удержать в голове все горящие сроки занимает слишком много «оперативки» мозга. Лучше поручить это бремя планировщику задач и настроить внутри напоминалки.

6. Вести отдельные списки мелких и быстрых дел.Лучше задать им общий слот времени, чтобы «перещелкать» задачи одну за другой. Пятиминутное дело иногда может отвлекать в течение всего дня, если оставить его крутиться в памяти.

Можно выделить под мелкие дела отдельную задачу и ограничить её во времени – тогда мозг точно будет знать, что до них дойдёт дело, и перестанет тревожиться

7. Подводить итоги ежедневно.Что удалось сделать – вычеркнуть, что нет – оставить на следующие дни. Если срок не совпал с реальностью – меняем его на новый адекватный отрезок. Главное, не оставлять ни одной задачи в подвешенном состоянии.

Бедняги древние греки. Они так верили в то, что свой срок всему в мире устанавливают три прекрасные богини судьбы. А оказалось – это все тучный лысый британец.

Сирил Норткот Паркинсон – человек, который объяснил нам, что если выделять на мытье посуды полчаса, то мы будем намыливать её полчаса, а если пятнадцать минут – справимся за пятнадцать минут. Закон Паркинсона звучит так: «Работа занимает всё отведенное на неё время» .

Хочется поспорить, но закон – эмпирический, то есть выведен на основе опыта и наблюдений, а это шах и мат. Прежде чем сформулировать свой закон, Паркинсон проводил наблюдения за работой британских госучреждений, в результате которых, как уверяют, не пострадал ни один чиновник. Просто сократили всем время на выполнение задач в несколько раз.